Einstellungszusage: Das müssen Arbeitgeber beachten

Ob mündliche oder schriftliche Zusage, ob telefonisch, per E-Mail oder mithilfe einer elektronischen Signatur – wichtig ist, dass der Prozess transparent, nachvollziehbar und digital unterstützt abläuft. So entsteht eine positive Atmosphäre, in der sich Bewerbende persönlich angesprochen fühlen und die Candidate Journey positiv wahrnehmen, während Unternehmen ihre rechtlichen Pflichten einhalten und effizient handeln.

Was bedeutet eine Einstellungszusage?

Eine Einstellungszusage ist die Mitteilung an eine Bewerberin oder einen Bewerber, dass das Unternehmen sie oder ihn für eine bestimmte Position ausgewählt hat. Damit beginnt ein zentraler Abschnitt der Candidate Journey.

Man unterscheidet:

• Mündliche Zusage zum Arbeitsvertrag: Sie kann rechtlich bindend sein, wenn alle wesentlichen Vertragsbestandteile (Stelle, Vergütung, Arbeitsbeginn) genannt werden. Der Nachweis ist jedoch schwierig.

• Schriftliche Zusage für den Job: Sie erfolgt meist per Brief oder digital per E-Mail. Mit einer elektronischen Signatur lässt sich diese Zusage rechtsverbindlich bestätigen und archivieren.

• Arbeitgeber sollten bedenken: Auch eine scheinbar unverbindliche Zusage kann im Zweifel als Einstellungszusage verbindlich gewertet werden.

Ist eine Einstellungszusage rechtlich bindend?

Die rechtliche Bindung hängt davon ab, ob die Zusage bereits alle wesentlichen Vertragsinhalte enthält. Sind Stelle, Vergütung und Arbeitsbeginn klar benannt, kann eine Zusage – ob mündlich oder schriftlich – rechtlich bindend sein.

Fehlen Details, handelt es sich meist um eine Absichtserklärung zum Arbeitsvertrag, die nicht zwingend verbindlich ist. Arbeitgeber sollten deshalb klarstellen, ob es sich um eine endgültige Zusage handelt oder ob sie vorbehaltlich der Vertragsunterzeichnung gilt.

Mündliche oder schriftliche Zusage: Was ist besser?

Rechtlich sind beide Varianten möglich. Praktisch empfiehlt sich jedoch, eine Einstellungszusage schriftlich erfolgen zu lassen:

• Nachweisbarkeit: Eine Jobzusage per Mail mit elektronischer Signatur ist jederzeit belegbar.

• Professionalität: Ein formal korrektes Schreiben sorgt für ein professionelles Auftreten.

• Candidate Experience: Bewerbende fühlen sich wertgeschätzt und verbindlich informiert.

Viele Unternehmen kombinieren beide Formen: Zunächst eine schnelle mündliche Zusage, anschließend ein schriftliches Zusageschreiben oder eine Einstellungszusage-Vorlage als offizieller Nachweis.

Inhalt der Einstellungszusage: Was gehört hinein?

Eine Einstellungszusage – ob Brief, E-Mail oder digitales Dokument – sollte folgende Punkte enthalten:

• Betreff: „Zusage zu Ihrer Bewerbung als [Jobtitel]“

• genaue Bezeichnung der Stelle

• Arbeitsbeginn und Arbeitsort

• Vergütung oder Verweis auf den Arbeitsvertrag

• Hinweis auf den Termin für die Vertragsunterzeichnung

• Name und Kontaktdaten der Ansprechperson in Verbindung setzen

• optional: ein Satz, um das neue Mitglied im Team willkommen zu heißen

Zusage formulieren – Beispieltext: Sehr geehrte Frau Muster, wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass wir Ihnen die Position als [Jobtitel] anbieten. Um die nächsten Schritte zu besprechen und weitere Details festzulegen, senden wir Ihnen den Vertragsentwurf digital zu. Gerne stehen wir Ihnen bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion]

Muster und Vorlagen nutzen

Für viele Arbeitgeber ist es hilfreich, mit standardisierten Mustern oder Vorlagen zu arbeiten. Ein gut gestaltetes Muster für Einstellungszusagen oder eine Einstellungszusage-Vorlage stellt sicher, dass alle wichtigen Angaben enthalten sind – von der genauen Bezeichnung der Stelle bis hin zum Hinweis darauf, die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.

Besonders Unternehmen mit vielen Bewerbungen profitieren von eigenen schriftlichen Zusage-Mustern oder einer Bestätigung des Arbeitsvertrags (Muster), um die Prozesse zu beschleunigen.

Zeit zwischen Zusage und Arbeitsvertrag: Worauf achten?

Zwischen der Zusage und der finalen Vertragsunterzeichnung vergeht oft etwas Zeit. In dieser Phase sollten Arbeitgeber aktiv bleiben:

• schnellstmöglich einen Termin für die Vertragsunterzeichnung vorschlagen,

• offene Fragen klären und Unterlagen digital bereitstellen,

• regelmäßig Kontakt halten, um Sicherheit zu geben.

So bleibt die Candidate Journey positiv – und das Risiko sinkt, dass Bewerbende abspringen.

Kann eine Einstellungszusage zurückgezogen werden?

Eine Zusage kann grundsätzlich zurückgezogen werden, solange kein verbindlicher Vertrag zustande gekommen ist. Schriftliche Zusage, aber noch kein Arbeitsvertrag – hier gilt besondere Vorsicht: Bereits getroffene Vereinbarungen können rechtliche Folgen haben.

Arbeitgeber sollten deshalb:

• Zusagen klar als „vorbehaltlich der Vertragsunterzeichnung“ kennzeichnen,

• Dokumente eindeutig formulieren,

• vermeiden, zu viele verbindliche Details vorab zuzusichern.

Einstellungszusage für das Arbeitsamt

Das Arbeitsamt verlangt häufig eine Bestätigung über die künftige Beschäftigung. Dafür reicht in der Regel eine schriftliche Zusage, die sich an einer Einstellungsbestätigung oder einer Bestätigung Arbeitsvertrag (Muster) orientiert.

Auch eine Stellenzusage oder eine Zusage auf die Bewerbung kann ausreichen, sofern sie Angaben zu Stelle, Beginn und Ansprechpartner enthält. Solche Dokumente lassen sich problemlos digital erstellen und mit einer elektronischen Signatur rechtssicher bestätigen.

Praxisbeispiel: Digitale Einstellungszusage im Mittelstand

Ein mittelständisches Unternehmen sucht eine neue Fachkraft. Nach einem erfolgreichen Gespräch erfolgt eine erste mündliche Zusage. Kurz darauf erhält die Bewerberin eine Jobzusage per Mail, die gleichzeitig als Einstellungszusage dient. Dieses digitale Schreiben ist für sie die offizielle Zusage zum Arbeitsvertrag und wird mit elektronischer Signatur rechtsverbindlich gemacht.

Der Arbeitsvertrag wird anschließend digital bereitgestellt, sodass offene Fragen schnell geklärt und die Vertragsunterzeichnung beschleunigt werden können. Ergebnis: ein transparenter und professioneller Recruiting-Prozess.

Fazit: Einstellungszusage modern und rechtssicher gestalten

Die Einstellungszusage ist ein zentraler Schritt bei der Gewinnung von Fachkräften. Sie sollte nicht nur verbindlich, sondern auch effizient und digital gestaltet werden.

Digitale Lösungen wie Docusign eSignature erleichtern es, Jobzusagen rechtssicher zu bestätigen und Arbeitsverträge schnell abzuschließen. Darüber hinaus bietet Docusign CLM Unternehmen die Möglichkeit, Vorlagen und Prozesse im gesamten Vertragsmanagement zu standardisieren und zu automatisieren.

Das beschleunigt Abläufe, stärkt das professionelle Auftreten und trägt zu einer positiven Candidate Journey bei – ein klarer Vorteil im Wettbewerb um die besten Talente.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Einstellungszusage

Ist eine Einstellungszusage rechtlich bindend?

Ja, wenn alle wesentlichen Vertragsinhalte enthalten sind. Digitale Dokumente mit elektronischer Signatur sind genauso bindend wie analoge.

Wie bestätige ich eine Einstellungszusage?

Am besten schriftlich – per E-Mail oder digital signiert. Vorlagen helfen, eine klare Struktur einzuhalten.

Wie formuliere ich eine Einstellungszusage?

Arbeitgeber können auf ein Muster Einstellungszusage zurückgreifen. Wichtig sind: Stellenbezeichnung, Arbeitsbeginn, Ansprechpartner und Hinweis auf die Vertragsunterzeichnung.

Was heißt vorbehaltliche Einstellungszusage?

Die Zusage gilt nur unter bestimmten Bedingungen, etwa nach Prüfung von Unterlagen.

Wie sieht eine Einstellungszusage aus?

Meist ein kurzes Schreiben oder eine digital signierte E-Mail, oft basierend auf einer Vorlage für Zusageschreiben oder eine schriftliche Zusage Bewerbung.

Wie kann man eine Job Zusage formulieren?

Eine professionelle Jobzusage erfordert die richtige Balance zwischen Freundlichkeit und Verbindlichkeit. Nutzen Sie diese bewährten Formulierungsansätze:

Direkter Einstieg: "Wir freuen uns, Ihnen die Position als [Stellenbezeichnung] anzubieten" - vermeiden Sie umständliche Einleitungen.

Persönliche Note: Beziehen Sie sich auf das Vorstellungsgespräch oder spezielle Qualifikationen des Kandidaten. Dies stärkt das Employer Branding und schafft eine positive Candidate Experience.

Konkrete Details: Nennen Sie Arbeitsbeginn, Arbeitszeit und den zuständigen Vorgesetzten. Transparenz bei wichtigen Informationen wie Probezeit und Gehalt verhindert Missverständnisse.

Digitale Zusagen lassen sich mit Lösungen wie Docusign eSignature rechtssicher versenden und beschleunigen den gesamten Bewerbungsprozess. So können Sie Alternative Lösungen für verschiedene Situationen vorhalten und gleichzeitig eine einheitliche, professionelle Kommunikation sicherstellen.

Wie erhält man eine Zusage zum bzw. nach dem Bewerbungsgespräch/ Vorstellungsgespräch?

Als Bewerber können Sie die Wahrscheinlichkeit einer Zusage durch strategisches Vorgehen erhöhen. Bereiten Sie sich gründlich vor, stellen Sie durchdachte Fragen und zeigen Sie echtes Interesse an der Position.

Nach dem Gespräch sollten Sie zeitnah eine Dankesmail senden, die Ihre Motivation unterstreicht. Viele Unternehmen schätzen diese Geste als Zeichen professioneller Kommunikation.

Beachten Sie die im Gespräch genannte Rückmeldefrist und fragen Sie höflich nach, falls diese überschritten wird. Nutzen Sie die Wartezeit produktiv und setzen Sie Ihre Bewerbungsaktivitäten fort, bis Sie eine verbindliche Entscheidung erhalten haben.