5 Beispiele für eine einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur (EES) gehört mittlerweile selbstverständlich zum digitalen Arbeitsalltag. In vielen Fällen wird sie eingesetzt, ohne dass es bewusst wahrgenommen wird – oft, ohne dass es bewusst wahrgenommen wird. Sie reicht für viele Anwendungen aus, bei denen das Gesetz keine besondere Form vorschreibt. Doch jenseits von bekannten Anwendungsfällen wie dem Unterschreiben von internen PDFs oder dem Akzeptieren von AGBs gibt es viele weitere spannende Einsatzbereiche. Dieser Beitrag zeigt fünf praxisnahe und greifbare Beispiele für die Nutzung der einfachen elektronischen Signatur.
Was ist eine einfache elektronische Signatur?
Die EES ist laut eIDAS-Verordnung der Europäischen Union eine Form von elektronischen Unterschriften, die Daten in elektronischer Form mit einem anderen elektronischen Datensatz beigefügt oder logisch verknüpft und von der unterzeichnenden Person zum Zweck der Authentifizierung verwendet wird. Im Gegensatz zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) oder qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist sie besonders niederschwellig, aber auch mit geringerer Beweiskraft verbunden. Sie stellt die niedrigste der drei Arten elektronischer Signaturen dar.
Typische Formen der EES sind etwa:
Eingabe des Namens unter einer E-Mail (ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift)
Hochladen eines eingescannten unterschriebenen Dokuments
Setzen eines Häkchens in einer Online-Maske zur Zustimmung
Doch welche konkreten Anwendungen sind möglich? Und wann reicht die einfache Signatur aus?
Wann ist eine einfache elektronische Signatur ausreichend?
Eine einfache elektronische Signatur reicht in allen Fällen aus, in denen der Gesetzgeber keine Schriftform oder qualifizierte Signatur verlangt. Dazu gehören viele vertragliche Vereinbarungen ohne besondere Formvorgaben, interne Freigaben, Zustimmungserklärungen oder Kommunikationsprozesse im Unternehmen. Wichtig ist: Die Parteien müssen sich einig sein, dass diese Form der Signatur ausreichend ist.
Die Identität des Unterzeichners wird dabei nicht wie bei einer QES eindeutig überprüft, sondern basiert allein auf der Zustimmung der unterzeichnenden Person.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Mietanpassungen in Wohnungsunternehmen Kleinere Anpassungen bestehender Mietverträge, etwa Betriebskostenvorauszahlungen oder Hausordnungen, können digital per E-Mail bestätigt werden. Eine einfache elektronische Signatur, etwa durch Namenseingabe oder das Anhängen eines unterzeichneten Dokuments, ist hier rechtlich ausreichend. Gerade für Immobilienverwaltungen oder Hausverwaltungen mit vielen Einheiten ergibt sich so eine erhebliche Zeitersparnis.
Beispiel 2: Rücksendebestätigung im E-Commerce Online-Shops verlangen bei Retouren gelegentlich eine formale Bestätigung zur Rücksendung, insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen. Hier können die Kund:innen ein Formular ausfüllen und digital signieren. Auch ein unterzeichneter Scan oder eine mobile Signatur mit dem Finger reichen vollkommen aus. Damit wird der Prozess für Kundschaft wie Unternehmen effizienter, ohne rechtliche Sicherheit zu verlieren.
Beispiel 3: Genehmigung von Schulfreistellungstagen für Eltern Eltern haben Anspruch auf Freistellungstage, z. B. für die Betreuung kranker Kinder. Die Beantragung und Genehmigung solcher Tage erfolgt heute oft digital. Mitarbeitende stellen den Antrag über ein Formular, das Vorgesetzte anschließend mit einem Klick oder einer digitalen Signatur freigeben. Diese unkomplizierte Bestätigung zählt als einfache elektronische Signatur und reicht aus, da keine gesetzliche Schriftform erforderlich ist. Gleichzeitig wird der Ablauf effizienter und rechtssicher dokumentiert.
Beispiel 4: Schulungsnachweise und Teilnahmebestätigungen Ob Online-Kurs oder interne Pflichtschulung: Viele Unternehmen dokumentieren Teilnahme oder Kenntnisnahme digital. Eine einfache Unterschrift per Klick oder durch Eingabe des Namens auf dem Schulungsnachweis genügt. Das spart Papier, ist praktisch für Remote-Teams und vereinfacht das HR-Controlling.
Beispiel 5: Empfangsbestätigung für Lieferungen oder Dokumente In der Logistik oder bei Dokumentenübergaben im Unternehmen wird häufig eine Empfangsbestätigung verlangt. Diese kann unkompliziert auf einem Mobilgerät erfolgen: Beim Empfang wird mit dem Finger auf einem Smartphone oder Tablet signiert. Auch diese Form zählt zur einfachen elektronischen Signatur. Sie ist für diesen Zweck ausreichend und ersetzt Papierprozesse.
Fazit: Die einfache elektronische Signatur ist vielseitig einsetzbar
Wie die aufgeführten Beispiele zeigen, ist die einfache elektronische Signatur ein praktisches und rechtlich vielfach ausreichendes Mittel für verschiedenste Anwendungsfälle im Alltag. Insbesondere dort, wo keine besonderen gesetzlichen Anforderungen an die Form bestehen, bietet sie eine unkomplizierte Lösung, um Prozesse zu digitalisieren.
Im Unterschied zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist die EES jedoch nicht mit einer elektronischen Identifizierung oder einer eindeutigen Prüfung der Identität des Unterzeichners verknüpft und bietet nur eine eingeschränkte Beweiskraft. Die FES basiert bereits auf einer Authentifizierung, etwa per SMS-TAN, während die QES eine qualifizierte Zertifizierung und persönliche Identifikation verlangt.
In der Praxis bedeutet das: Für viele interne Prozesse oder einfache Vereinbarungen reicht die EES völlig aus. Bei rechtlich sensiblen Vorgängen, etwa Kündigungen, Verbraucherdarlehen oder notariellen Urkunden, ist jedoch eine QES gesetzlich vorgeschrieben.
Ob einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur: DocuSign eSignature bietet passende Lösungen für jede Anwendung. Besonders im Mittelstand profitieren Unternehmen von einfachen, digitalen Prozessen.
Häufige Fragen zur einfachen elektronischen Signatur
Wann reicht eine einfache Signatur?
Immer dann, wenn das Gesetz keine Schriftform verlangt und beide Parteien sich auf diese Form einigen.
Wie erstelle ich eine einfache elektronische Signatur?
Zum Beispiel durch Namenseingabe, das Setzen eines Häkchens oder das Hochladen eines eingescannten unterschriebenen Dokuments.
Wie muss eine elektronische Signatur aussehen?
Es gibt keine feste Form. Entscheidend ist die Verknüpfung mit dem Dokument und die Nachvollziehbarkeit der Zustimmung durch die unterzeichnende Person.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert, eine persönliche elektronische Identifizierung erfordert und die höchste Beweiskraft hat.
Was ist eine digitale Signatur?
Die digitale Signatur ist ein technischer Prozess, der kryptografisch sicherstellt, dass ein Dokument authentisch ist und nicht verändert wurde. Sie bildet die technische Grundlage für elektronische Unterschriften, etwa durch den Einsatz digitaler Zertifikate.
Wie funktioniert die digitale Signatur?
Ein digitales Zertifikat wird verwendet, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments sicherzustellen.
Wie sieht eine qualifizierte elektronische Signatur aus?
Oft visuell vergleichbar mit einer handschriftlichen Unterschrift, aber sie enthält technische Informationen, die über ein Zertifikat verifizierbar sind.
Wie kann man eine digitale online Unterschrift oder Signatur erstellen?
Mit Docusign gestaltet sich die Erstellung einer elektronischen Signatur besonders benutzerfreundlich. Nach der Anmeldung laden Sie das zu unterschreibende Dokument in Ihren persönlichen Bereich hoch.
Für die Signaturerstellung stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: Zeichnen Sie Ihre Unterschrift direkt auf einem weißen Blatt Papier und fotografieren Sie diese, nutzen Sie das integrierte Zeichenfeld auf Ihrem Bildschirm oder wählen Sie eine vorgefertigte Schriftart. Die Qualität der Identifizierung passt sich dabei automatisch Ihren Anforderungen an.
Bei hohem Sicherheitsniveau empfiehlt sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach erfolgreicher Signatur steht Ihnen das unterzeichnete Dokument sofort zur Verfügung - ideal für amtliche Geschäfte und Organisationen jeder Größe.
Wann benötige ich zum Signieren von Dokumenten eine fortgeschrittene elektronische Signatur und wann eine qualifizierte elektronische / digitale Unterschrift (QES)?
Die Wahl zwischen fortgeschrittener und qualifizierter Signatur hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab. Bei Geschäftsprozessen mit mittlerem Risiko, wie Lieferverträgen oder Rahmenvereinbarungen, bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichende Rechtssicherheit durch die Identitätsüberprüfung per SMS oder E-Mail.
Die qualifizierte elektronische Signatur kommt zum Einsatz, wenn das Gesetz die Schriftform ausdrücklich vorschreibt. Dies gilt etwa für Kündigungen von Arbeitsverträgen, Bürgschaften oder notarielle Beurkundungen. Hier erfolgt die Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter, was die höchste Beweiskraft garantiert.
Docusign unterstützt beide Signaturarten und passt das Sicherheitsniveau automatisch an Ihre spezifischen Anforderungen an. Unsere Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse - unabhängig davon, ob Sie die fortgeschrittene oder qualifizierte Variante benötigen.
Wie kann ich meine Signaturkarte elektronisch unterschreiben?
Die elektronische Signaturkarte bietet eine moderne Alternative zur klassischen Chipkarte. Mit Docusign lässt sich der Signaturprozess besonders effizient gestalten - ohne zusätzliche Hardware oder komplizierte Installation.
Durch die cloudbasierte Lösung können Sie Ihre Signatur direkt über den Browser erstellen. Die Authentifizierung erfolgt dabei über ein sicheres Zwei-Faktor-Verfahren, das höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.
Für die tägliche Nutzung bedeutet das: Laden Sie Ihr Dokument hoch, wählen Sie die gewünschte Signaturart und bestätigen Sie den Vorgang per SMS-Code. Das System erstellt automatisch einen Prüfpfad und archiviert alle relevanten Nachweise - perfekt für die revisionssichere Dokumentation.
Was bedeutet "E sign" bzw. "Electronic Signature" auf Deutsch?
Der Begriff "E-Sign" oder "Electronic Signature" steht im Deutschen für "elektronische Signatur" - eine moderne Technologie, die Unternehmen neue Möglichkeiten für sichere digitale Geschäftsprozesse eröffnet.
Mit der elektronischen Signatur lassen sich Dokumente rechtssicher digital unterzeichnen. Sie bietet je nach Stufe der elektronischen Signatur unterschiedliche Sicherheitsniveaus - von der einfachen bis zur qualifizierten Variante mit höchster Beweiskraft.
Die gesetzliche Grundlage in Deutschland und der EU bildet die eIDAS-Verordnung. Sie regelt die Anforderungen und den rechtlichen Status elektronischer Signaturen. Docusign erfüllt dabei alle regulatorischen Vorgaben und ermöglicht Ihnen eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe.
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