Sofortiger Zugriff auf Vereinbarungen und Daten mit KI-gestütztem Repository

IAM im Kurzüberblick: Verwaltung von Vereinbarungen mit einem KI-gestützten Repository

IAM hilft Ihnen:

• Vereinbarungen, die mit eSignature unterzeichnet wurden, in einem zentralen, durchsuchbaren Repository zu speichern;

• Vereinbarungen nach Partei, wichtigen Daten, Eurowerten und mehr zu sortieren und zu filtern;

• Vereinbarungen und wichtige Bedingungen durch KI-gestützte Datenextraktion zu finden und abzurufen.

Warum ist der Zugriff auf Vereinbarungen und deren Verwaltung wichtig?

• Abgeschlossene Vereinbarungen und wichtige Bedingungen in Sekundenschnelle finden zu können, ist mit vielen Vorteilen verbunden: Sie verpassen keine Fristen mehr, behalten die Compliance immer im Blick und können die neuesten Bedingungen besser verstehen.

• Ein umfassender Einblick in die Vereinbarungsdaten hilft Ihnen, Einsparungs- und Upselling-Möglichkeiten zu erkennen, Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten proaktiv einzubinden und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

IAM-Lösungen, die Ihnen das Leben vereinfachen: Navigator, eSignature

Es kann leicht passieren, dass eine Geschäftsvereinbarung verloren geht. Bei der hohen Zahl an Personen und Teams, die an der Erstellung, Unterzeichnung und Speicherung von Vereinbarungen beteiligt sind, kann es für Unternehmen unglaublich schwierig sein, die dabei verwendeten Systeme unter Kontrolle zu behalten. So wird eine Vereinbarung nach ihrer Fertigstellung allzu oft vorschnell in ein geteiltes Laufwerk verschoben, auf dem Desktop eines Mitarbeitenden abgelegt oder im Posteingang belassen. Wenn diese Vereinbarung zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen und ausgeführt werden muss, ist das Dokument wie vom Erdboden verschluckt.

Wenn Teams den Überblick über ihre abgeschlossenen Vereinbarungen verlieren, ist das mit negativen Auswirkungen für das gesamte Unternehmen verbunden. Geschäftsabläufe werden abgebremst, wichtige Termine werden vergessen und die Mitarbeitenden verschwenden unnötig Zeit mit der Suche nach Informationen und Dokumenten, die eigentlich leicht aufzufinden sein sollten. Höhere Kosten und Wertverluste sind die Folge. Außerdem ist es bei einer Vielzahl unterschiedlicher Speicherorte nahezu unmöglich, die Vereinbarungsdaten zu analysieren, um wichtige Einblicke zu erhalten und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie keinen schnellen Zugriff auf diese Daten haben, kann das auch Ihre strategisch wertvollsten Beziehungen schädigen und Sie unnötigen Risiken aussetzen.

Deloitte und Docusign haben eine Studie darüber durchgeführt, wie moderne Teams den End-to-End-Vereinbarungsprozess handhaben. Dabei stellte sich heraus, dass 62 % der Fachkräfte Schwierigkeiten haben, abgeschlossene Verträge zu finden und darauf zuzugreifen. Die Hälfte der Befragten gab an, dass ihnen die Tools fehlen, um die Statusverfolgung und Analyse von Verträgen zu automatisieren und sie die Vertragsdaten manuell auswerten mussten.

Welche KI-gestützten Systeme und KI-Programme/Anwendungen gibt es?

Damit Vereinbarungen jederzeit zugänglich sind und analysiert werden können, bietet Docusign IAM Navigator, das einzige KI-gestützte Repository für Vereinbarungen. Das Tool verwandelt seitenweise statischen Text in organisierte Sammlungen von Datenpunkten, über die sich Vereinbarungen und die darin enthaltenen Daten einfach aufrufen lassen. Da Vereinbarungen in IAM erstellt, ausgehandelt, unterzeichnet und gespeichert werden, besteht keine Gefahr, dass sie verloren gehen, nachdem sie fertiggestellt sind. Die künstliche Intelligenz übernimmt die Arbeit für Sie.

Endnutzerinnen und -nutzer können nach Vereinbarungen oder Schlüsselbegriffen suchen, um genau das zu finden, was sie brauchen und wann sie es brauchen. Navigator benachrichtigt Sie, wenn eine Vereinbarung automatisch verlängert wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche aktuellen Zahlungsbedingungen für bestimmte Kundinnen und Kunden gelten, zeigt Ihnen Navigator diese an. Und wenn es zu einer regulatorischen Änderung kommt und Sie alle Vereinbarungen finden müssen, die einem Gesetz in einer bestimmten Region unterliegen, hilft Ihnen Navigator auch dabei.

Da Navigator Teil der Docusign IAM-Plattform ist, wird es automatisch mit eSignature synchronisiert. Auch sonstige ältere Vereinbarungen können in einem Massenvorgang hochgeladen werden. Navigator unterstützt Bilder von Verträgen und Dateitypen, die mit gängigen Geschäftsanwendungen (Word, PowerPoint, Excel usw.) kompatibel sind. Sobald eine Vereinbarung hochgeladen ist, entfaltet das Tool sein volles Potenzial. Denn dann verarbeitet KI die Vereinbarung und extrahiert wichtige Datenpunkte, damit sie zentral gespeichert, durchsucht und analysiert werden können. Navigator verfügt sogar über sofort einsatzbereite Bericht-Dashboards. So können Ihre Teams aus diesen umfangreichen Daten wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Navigator hilft Ihrem Team, Vereinbarungen und Dokumente zu finden, die zuvor wie vom Erdboden verschluckt waren. Das spart jede Menge Zeit ein, die Ihr Team ansonsten mit der Suche nach Vereinbarungen verbringen müsste. Zur Auswahl stehen außerdem umfassende Suchfunktionen, mit denen Sie eine bestimmte Klausel in einem oder mehreren Dokumenten finden können. Aber das ist noch nicht alles: Dynamische Datenvisualisierungen helfen Ihrem Team, Erkenntnisse aus Vereinbarungen zu gewinnen, mit denen sie ansonsten womöglich gar nicht gerechnet hätten.

Was ist ein Daten-Repository?

Ein Daten-Repository fungiert als digitales Aufbewahrungssystem, das unterschiedliche Informationstypen in einer strukturierten Umgebung zusammenführt. Diese moderne Speicherlösung ermöglicht die systematische Organisation von Dokumenten, Metadaten und weiteren digitalen Ressourcen.

Die Architektur eines Repositories basiert auf ausgefeilten Datenbanktechnologien, die eine präzise Kategorisierung und Verschlagwortung der gespeicherten Elemente gewährleisten. Durch intelligente Indizierungsmechanismen können Nutzer schnell auf benötigte Informationen zugreifen.

Ein professionelles Repository verfügt über robuste Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Versionierung. Diese schützen nicht nur sensible Daten, sondern dokumentieren auch sämtliche Änderungen an den gespeicherten Inhalten. Moderne Systeme unterstützen zudem die nahtlose Integration mit bestehenden Geschäftsanwendungen.

Welche Arten von KI gibt es?

Die moderne künstliche Intelligenz (KI-Tool) lässt sich in vier zentrale Kategorien einteilen. Die reaktive KI arbeitet nach festgelegten Mustern und reagiert unmittelbar auf bestimmte Situationen – vergleichbar mit einem Schachcomputer, der jeden Zug einzeln bewertet.

Eine fortgeschrittenere Form stellt die künstliche Intelligenz mit begrenztem Gedächtnis dar, die aus vergangenen Erfahrungen lernt. Selbstfahrende Autos nutzen beispielsweise diese Technologie, um Verkehrssituationen besser einzuschätzen.

Die Theory of Mind KI befindet sich noch in der Entwicklung. Sie soll künftig menschliche Emotionen verstehen und darauf reagieren können. Die vierte Kategorie, die selbstbewusste KI, existiert bisher nur theoretisch und würde ein eigenes Bewusstsein entwickeln.

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Ein erfahrenes Support-Team steht Ihnen zur Seite und hilft bei der Implementierung. Profitieren Sie von regelmäßigen Schulungen und umfangreichen Ressourcen zur Optimierung Ihrer Vertragsverwaltung.

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