Über den Engpass hinaus: Wie Intelligent Agreement Management das Beschaffungswesen stärkt

Beschaffungsteams sind heute mit der Frustration und dem Risiko eines manuellen, fragmentierten Vertragsmanagements konfrontiert. Verstreute Dokumente, langsame Genehmigungen und mangelnde Transparenz können Geschäftsabläufe zum Stillstand bringen und Compliance-Risiken sowie Beschaffungsschwierigkeiten verursachen. Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) zentralisiert Lieferantenverträge und Workflows in einem einzigen Hub und sorgt so für verbesserte Zusammenarbeit, Transparenz und Effizienz. Mit umsetzbaren, KI-gestützten Erkenntnissen hilft IAM Beschaffungsteams dabei, das Vertragsmanagement von einem Engpass in einen strategischen Vorteil zu verwandeln (Reduktion des Wertverlusts um 3-9% sowie 32-50% höhere Produktivität).Diese Lösung ist auf das Beschaffungswesen zugeschnitten und am effektivsten, wenn Beschaffungsteams Kaufentscheidungen beeinflussen.

Die hohen Kosten fragmentierter Beschaffung

Ohne zentralisierte Systeme sind Beschaffungsvorgänge erheblichen Risiken und Ineffizienzen ausgesetzt:

• Wertverlust und verpasste Verlängerungen

  Die manuelle Verfolgung von Lieferantenverträgen führt zu fragmentierten Daten und kann teilweise aufgrund verpasster Verlängerungen zu einem Wertverlust von bis zu 9 % führen.

• Operative Ineffizienz

  Beschaffungsfachleute sind oft gezwungen, als manuelle Verkehrspolizisten zu fungieren, verschwenden Stunden mit der Interpretation inkonsistenter Richtlinien und der Jagd nach fehlenden Daten in fragmentierten E-Mail-Ketten, anstatt sich auf Kostenoptimierungen zu konzentrieren.

• Nachteil bei Verhandlungen

  Verträge von Dritten (Third-party Paper) und manuelle Überprüfungen/Redlinings führen zu einem Versionskontroll-Albtraum. Teams gehen Verhandlungen oft ohne Klarheit über akzeptable Bedingungen oder genehmigte Rückfallklauseln an, was dazu führt, dass sie Verhandlungsspielraum verlieren, die Beschaffungszyklen verlängert werden und letztendlich die Kosten steigen.

Im Mittelpunkt steht die Zentralisierung aller Vertragsdaten in einem KI-gestützten, durchsuchbaren Repository, das nahtlos mit der elektronischen Signaturfunktion verknüpft ist. Dadurch wird es möglich, Verträge effizient zu durchsuchen, beispielsweise nach spezifischen Klauseln wie Preiserhöhungen oder Kündigungsrechten. Gleichzeitig erleichtern Dashboards und automatisierte Erinnerungen die Nachverfolgung von Vertragsverlängerungen erheblich. Ergänzend liefert die KI wertvolle Erkenntnisse, etwa zur Identifizierung von Kosteneinsparpotenzialen und möglichen Compliance-Lücken. Die dargestellte Benutzeroberfläche mit Vertragsübersichten und Fristen für Verlängerungsmitteilungen verdeutlicht praxisnah, wie diese Funktionen zu mehr Transparenz und einer verbesserten Steuerung beitragen.Durch den Einsatz von Analysen und automatisierten Benachrichtigungen lassen sich Wertverluste von etwa 3 bis 9 % vermeiden. Zudem steigert die schnellere Bearbeitung von Anfragen die Produktivität um rund 32 bis 50 %. Eine bessere Übersicht über Vertragsverlängerungen stärkt darüber hinaus die Verhandlungsposition, während der verbesserte Zugriff auf strukturierte und durchsuchbare Informationen das Geschäftsrisiko deutlich reduziert. Insgesamt führen diese Effekte zu einer spürbaren Effizienzsteigerung sowie zu einem optimierten Risikomanagement in den Beschaffungs-, Finanz- und Rechtsabteilungen im Umgang mit Lieferantenverträgen.

Vertragsmanagement mit Docusign transformieren

Docusign IAM (einschließlich IAM Core und CLM) bietet die Kernanwendungen und Funktionalitäten, die zur Rationalisierung der Beschaffung erforderlich sind. Das primäre Ziel ist die Zentralisierung aller Lieferantenverträge und die Automatisierung kritischer Workflows, wodurch die Zykluszeiten beschleunigt und die manuelle Nachverfolgung eliminiert werden.Zu den wichtigsten Funktionalitäten, die diese Transformation vorantreiben, gehören:

• Erstellen: Agreement Desk

• Zustimmen: eSignature

• Verwalten:

  • KI-gestützte Überprüfung (AI-Assisted Review)

  • Navigator (das KI-gestützte Vertrags-Repository)

  • Web Forms

Die Docusign-Plattform liefert in drei kritischen Bereichen Mehrwert:

• Lieferantenverträge zentralisieren und automatisieren

  Dies optimiert die Beschaffungsvorgänge durch die Zentralisierung aller Lieferantenverträge und die Automatisierung kritischer Workflows, wodurch die Zykluszeiten beschleunigt werden.

• Verlängerungen und Lieferantenleistung managen

  SLAs, Verlängerungsfenster und andere Anforderungen werden durch Navigator automatisch nachverfolgt. Teams können vertraglich vereinbarte Preise mit Bestell-/Rechnungsdaten abgleichen und Korrekturmaßnahmen auslösen, wenn die Leistung abweicht – so wird sichergestellt, dass der ausgehandelte Wert realisiert und nicht verloren geht.

• Einblicke, Einsparungen und Verhandlungsspielraum

  Erzielen Sie messbare Einsparungen und Risikominderung, indem Sie verwertbare Erkenntnisse und Analysen aus zentralisierten Vertragsdaten gewinnen, wodurch die Beschaffung in die Lage versetzt wird, jede Lieferantenbeziehung zu optimieren.

Wichtige Anwendungsfälle für den Beschaffungserfolg

Docusign IAM konzentriert sich auf zwei wichtige Anwendungsfälle für die Beschaffung:

1. Vendor Agreement Management (Lieferantenvertragsmanagement)

Dieser Anwendungsfall bietet ein zentralisiertes, KI-gestütztes Vertrags-Repository (Navigator), das ausgeführte Lieferantenverträge in durchsuchbare Felder mit Dashboards und Warnmeldungen für die sofortige Entdeckung indiziert.

• Das Problem, das es löst: Einkaufsteams können eine große Menge unterschiedlicher, vom Anbieter auferlegter Verträge überwachen, anstatt Excel oder fragmentierte Daten zu verwenden.

• Der Gewinn: Es bietet eine schnelle Wertschöpfung um Beschaffungsentscheidungen zu beschleunigen.

2. Procurement Intake & Orchestration (Beschaffungsaufnahme und -Orchestrierung)

Diese Lösung nutzt Agreement Desk, Web Forms und Maestro, um saubere Daten im Voraus zu erfassen, logikbasierte Genehmigungen zu automatisieren und Dokumente Dritter mithilfe von AI-Assisted Review nahtlos anhand interner Playbooks zu überprüfen.

• Das Problem, das es löst: Docusign transformiert den Prozess, indem es verwirrende Aufnahmeanträge, unzusammenhängende Workflows und Umwege außerhalb der Richtlinien entschärft. Die IAM-Plattform stellt sicher, dass Anträge von Anfang an in gutem Zustand sind, durch automatisierte logikbasierte Workflows und interne Genehmigungen, die Compliance und bessere Bedingungen gewährleisten.

• Der Gewinn: Es erzielt erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen durch die Schaffung schnellerer und effizienterer interner Geschäftsprozesse, um den strategischen Wert der Beschaffung für das Gesamtgeschäft zu steigern.

Häufige Fragen zum Thema (FAQ)

Was sind die Ziele der Beschaffung?

Die Beschaffung verfolgt mehrere fundamentale Ziele, die weit über den reinen Einkauf hinausgehen. Primär steht die Versorgungssicherheit im Mittelpunkt - Unternehmen müssen kontinuierlich mit den benötigten Materialien, Dienstleistungen und Ressourcen beliefert werden.

Kostenoptimierung bildet ein weiteres Kernziel. Beschaffungsverantwortliche streben danach, Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis zu erwerben, ohne dabei Qualitätsstandards zu kompromittieren. Gleichzeitig gewinnt die Risikominimierung an Bedeutung - durch diversifizierte Lieferantenbeziehungen und sorgfältige Vertragsgestaltung werden Abhängigkeiten reduziert.

Moderne Beschaffung fokussiert sich zunehmend auf strategische Partnerschaften. Langfristige Kooperationen mit ausgewählten Lieferanten ermöglichen Innovationsförderung und gemeinsame Wertschöpfung, was besonders im öffentlichen Beschaffungswesen relevant wird.

Was versteht man unter Beschaffungswesen?

Beschaffungswesen bezeichnet die systematische Organisationsstruktur und alle Prozesse, durch die Unternehmen oder staatliche Stellen externe Ressourcen erwerben. Diese betriebliche Funktion umfasst den gesamten Einkauf von Materialien, Dienstleistungen und Betriebsmitteln aus unternehmensexternen Quellen.

Alternative Bezeichnungen wie Procurement, Purchasing oder Beschaffungsmanagement verdeutlichen die internationale Bedeutung dieses Bereichs. Während private Unternehmen flexiblere Ansätze verfolgen können, unterliegt das öffentliche Beschaffungswesen strengen rechtlichen Vorgaben zur transparenten Vergabe von Aufträgen.

Moderne E-Procurement-Systeme revolutionieren traditionelle Beschaffungsprozesse durch digitale Automatisierung. Unternehmen investieren jährlich Milliarden Euro in fortschrittliche IT-Systeme, um Effizienz zu steigern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Welche Arten der Beschaffung gibt es?

Unternehmen unterscheiden grundsätzlich zwischen direkter und indirekter Beschaffung. Direkte Beschaffung umfasst alle Materialien und Komponenten, die unmittelbar in die Produktion einfließen - beispielsweise Rohstoffe für die Automobilindustrie oder Elektronikbauteile für Gerätehersteller.

Indirekte Beschaffung hingegen betrifft Güter und Services für den Geschäftsbetrieb selbst. Büroausstattung, IT-Services oder Beratungsleistungen fallen in diese Kategorie. Die Gründe für diese Unterscheidung liegen in völlig verschiedenen Anforderungen: Während direkte Beschaffung präzise Qualitätsstandards und Liefertermine erfordert, steht bei indirekter Beschaffung oft die Kosteneffizienz im Vordergrund.

Eine weitere wichtige Klassifizierung erfolgt nach Beschaffungsvolumen und -häufigkeit. Strategische Beschaffung konzentriert sich auf hochwertige, langfristige Partnerschaften, während operative Beschaffung den täglichen Bedarf abdeckt.

Was ist Procurement auf Deutsch?

Procurement stellt den modernen, strategischen Ansatz der Beschaffung dar und geht weit über traditionelle Einkaufstätigkeiten hinaus. Dieser Begriff umfasst die gesamte Wertschöpfungskette von der Bedarfsanalyse bis zur Lieferantenbewertung.

Im Gegensatz zu klassischen Einkaufsmethoden integriert Procurement digitale Technologien und datengestützte Entscheidungsfindung. Künstliche Intelligenz analysiert Markttrends, während automatisierte Systeme Bestellprozesse optimieren und Compliance-Anforderungen überwachen.

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Während herkömmlicher Einkauf lediglich Preisvergleiche anstellt, entwickelt strategisches Procurement langfristige Partnerschaften mit Lieferanten. Unternehmen wie Siemens nutzen fortschrittliche Procurement-Plattformen, um Millionen von Transaktionen zu verwalten und dabei Kosteneinsparungen von bis zu 15 Prozent zu erzielen.