Software de gestão de contratos: o que o Jurídico precisa saber

Um software de gestão de contratos é uma solução desenvolvida para proporcionar maior controle e governança na elaboração, formalização, armazenamento e consulta de contratos e outros instrumentos jurídicos. Departamentos jurídicos e escritórios que lidam com um alto volume contratual encontram nesse tipo de solução uma forma de reduzir erros, evitar retrabalho e manter as informações organizadas do início ao fim do processo.

Mas o que torna essa tecnologia realmente relevante? A resposta está na maneira como os contratos são tratados no dia-a-dia. Se o Jurídico ainda depende de planilhas, e-mails e trocas intermináveis de versões, há um problema de tempo, de controle e de segurança. E tudo isso causa impacto direto na estratégia do escritório ou departamento jurídico.

Em termos práticos, a dependência de processos jurídicos manuais e fragmentados resulta em falta de visibilidade e controle sobre os contratos, gerando ineficiência e consumindo um tempo valioso. Essa abordagem eleva os riscos legais e financeiros, como o descumprimento de prazos e a aplicação de multas. Além disso, dados importantes ficam "presos" em documentos estáticos, o que impede a consulta de informações para decisões estratégicas na ocasião e momento oportunos.

Um bom software de gestão de contratos cuida de cada etapa do ciclo contratual — da criação à renovação — e dá visibilidade a informações que antes ficavam espalhadas, amenizando riscos, agilizando respostas e ganhando consistência em sua rotina.

Neste conteúdo, você vai entender como essa evolução acontece e como escolher as soluções mais adequadas para a sua operação jurídica.

Por que equipes jurídicas precisam de gestão contratual digital?

Fazer a gestão contratual manualmente ainda é a realidade em muitas equipes. E isso se reflete em problemas como documentos desatualizados, versões conflitantes circulando entre áreas, perda de prazos importantes e dificuldade para localizar informações durante auditorias ou negociações. Além da insegurança jurídica, esse cenário representa um desperdício de tempo e energia.

O processo de migração do meio analógico para o ambiente digital traz uma estrutura mais confiável e auditável. Até porque, quando o controle é centralizado e o ciclo contratual é automatizado, o jurídico trabalha com mais clareza, reduzindo o tempo gasto em tarefas operacionais e evitando retrabalho. Contratos deixam de ser um risco ou gargalo e passam a ser uma ferramenta estratégica para o negócio.

Funcionalidades essenciais em um software de gestão contratual 

Ao avaliar um software de gestão de contratos jurídicos, é importante observar não só os recursos que ele oferece, mas também como esses recursos se conectam ao fluxo real de trabalho da equipe. 

Automação de documentos jurídicos

O ganho de eficiência começa aqui. Ter uma solução que te auxilie a criar contratos com base em modelos pré-validados que agilizam a produção e aumentam a consistência, mitigando riscos jurídicos. Campos variáveis são preenchidos automaticamente, cláusulas padrão são aplicadas conforme o tipo de contrato e o jurídico não precisa começar cada nova demanda do zero - ou pior, passar por novas validações e revisões internas.

Encaminhamento do contrato para avaliação e aprovação 

Durante a fase de criação de acordos, é certo que o time jurídico precisa atuar com muita diligência. O envio do contrato às partes certas e na ordem certa para avaliação e aprovação não só agiliza a fase de negociação, mas também garante que todos os aprovadores fizeram parte daquela revisão, trazendo maior segurança aos negócios . A maioria dos contratos passa, em média, por três a quatro versões antes de ser finalizada, e a maioria dos principais processos de aprovação envolve diferentes equipes - isso quando não estão em locais ou fusos horários diferentes, portanto, processos ágeis são essenciais para o sucesso do seu negócio.

Coleta das assinaturas eletrônicas 

Depois que o contrato é aceito por todas as partes, é hora de assinar. É nesta fase de formalização que o time jurídico precisa ter cuidado redobrado. Existem diversos processos judiciais que discutem a validade das assinaturas de contratos, e aqui é onde o time jurídico precisa ter as ferramentas adequadas para evitar futuras discussões sobre o que foi assinado. 

Enquanto as assinaturas à mão, além de representarem um significativo atraso no processo de formalização, elas também não possuem o potencial de criação de um conjunto probatório valioso em uma eventual discussão judicial sobre o contrato: as assinaturas eletrônicas, além de serem praticamente imediatas, são opções extremamente confiáveis. Os signatários podem criar uma assinatura segura e passível de confirmação em qualquer aparelho, com uma trilha de auditoria para futuras verificações.


Gestão de contratos digitais e segurança da informação

Com a evolução para o meio digital, os contratos ficam armazenados em ambientes controlados, com registro de todas as alterações e acessos. Isso facilita rastrear a origem de mudanças, acompanhar aprovações e garantir que todas as etapas estejam documentadas e permitem que o documento seja encontrado rapidamente.

A segurança da informação passa a fazer parte do fluxo contratual e não de um processo paralelo.

Principais plataformas de gestão de contratos no mercado

Entre as soluções voltadas para escritórios jurídicos e departamentos consultivos, a Docusign se destaca por oferecer ferramentas específicas para cada fase do ciclo contratual:

• CLM (Contract Lifecycle Management): é uma solução de software que permite a gestão proativa e automatizada de todo o processo de contratos, desde a sua criação até o armazenamento. Ela engloba diversas etapas como a geração, negociação, encaminhamento para avaliação e aprovação, coleta de assinaturas, gestão contínua e armazenamento. O Docusign CLM, especificamente, torna esses processos mais fáceis, rápidos e menos arriscados, automatizando tarefas, gerenciando fluxos de trabalho complexos e otimizando o valor dos acordos. O objetivo é reduzir o tempo para concluir contratos, minimizar riscos, aumentar a produtividade e eliminar gargalos e erros, oferecendo uma fonte centralizada e pesquisável para todos os acordos.

• IAM (Intelligent Agreement Management): é uma plataforma projetada para criar, formalizar e gerenciar acordos em toda a sua organização. Seu objetivo principal é revelar o valor oculto nos acordos, transformando documentos estáticos em ativos dinâmicos e repletos de dados que se conectam a sistemas empresariais importantes, como CRM, ERP, HCM e outros. O IAM é uma aplicação pré-configurada adequada para todas as organizações e indústrias, modernizando os processos de acordos, automatizando fluxos de trabalho, explorando dados e integrando processos entre diferentes sistemas já em uso. Por meio de funcionalidades como o Docusign Maestro, que automatiza fluxos de trabalho de acordos sem necessidade de código, gerando workflows inteligentes e o Docusign Navigator, que oferece armazenamento centralizado, gerenciamento e análise de acordos com o auxílio de IA. O IAM permite acelerar a geração de receita, reduzir riscos e extrair o valor total das informações contidas nos acordos, resultando em maior eficiência e decisões mais inteligentes orientadas por dados.

Gestão inteligente de contratos e o avanço da tecnologia para advogados

A automação de documentos e a gestão inteligente de contratos são só uma parte do movimento que vem moldando o setor jurídico nos últimos anos. O avanço na criação de novas ferramentas tecnológicas voltadas para o departamento jurídico deixaram de ser diferenciais e passaram a ser parte da estrutura necessária para garantir competitividade.

O impacto disso na rotina do advogado é direto: menos tempo gasto em tarefas administrativas, mais foco em interpretação, análise e estratégia. O jurídico se posiciona com mais força dentro da empresa quando atua com dados, previsibilidade e clareza.

Como escolher o melhor software para o seu escritório?

Nem toda solução vai funcionar para qualquer operação. O primeiro passo é entender como a equipe trabalha hoje, onde há gargalos e o que precisa ser resolvido com mais urgência. Com esse mapeamento, é possível avaliar as plataformas com mais critério.

Considere, por exemplo, o grau de integração com outros sistemas, a facilidade de adaptação para diferentes tipos de contratos, o suporte técnico oferecido e a segurança da informação. Também vale conversar com outras empresas ou escritórios que já passaram pelo processo de adoção — feedbacks reais fazem diferença.

Superando desafios na implementação de software jurídico

A implementação de qualquer nova tecnologia jurídica pode encontrar barreiras. Entre elas, a resistência da equipe, o tempo necessário para adaptação e as dificuldades de integração com sistemas legados.

Para reduzir esses obstáculos, envolva os usuários desde o início, promova treinamentos aplicados à realidade do time e tenha o apoio da liderança para demonstrar o valor do projeto. Mudança bem-sucedida é aquela que faz sentido no dia a dia de quem vai usar a ferramenta.

Estudo de caso real: como a Cotrijal otimizou seu jurídico

A Cotrijal, uma das maiores cooperativas agroindustriais do Brasil, enfrentava um cenário de contratos descentralizados, dificuldade em acompanhar prazos e problemas com versionamento. Ao fazer a implementação do Docusign CLM, conseguiu automatizar a criação de documentos, centralizar todas as versões e estabelecer alertas de renovação.  O resultado foi mais controle sobre o ciclo contratual e uma operação jurídica mais ágil e segura.

Caso de sucesso: como a Milky Moo acelera franquias com Docusign IAM

A Milky Moo superou o lockdown na pandemia com agilidade, lançando delivery e investindo em franquias. A empresa utilizou as soluções da Docusign, como o IAM, Maestro e Navigator, para gerir acordos de forma eficiente, automatizando fluxos e centralizando contratos. Isso resultou em maior agilidade, segurança jurídica e tempo economizado, permitindo um crescimento acelerado.

História de cliente: Costa Law garante eficiência e segurança em acordos

A Costa Law, um escritório de advocacia inovador, enfrentava problemas com documentos indeferidos pela Justiça. Para resolver isso, implementaram a solução de assinatura eletrônica da  Docusign, garantindo segurança, credibilidade e uma experiência mais fluida para os clientes. Como resultado, o tempo de assinatura de documentos foi reduzido pela metade, com menos erros. 

Agora, a empresa planeja usar o Docusign IAM para automatizar todo o ciclo de vida dos acordos e aprimorar a experiência do cliente.

Pronto para dar mais controle para a sua gestão contratual?

Ferramentas como o CLM e o IAM foram desenvolvidas para dar suporte ao trabalho jurídico, sem complicar processos ou gerar dependências. Com elas, é possível organizar contratos de forma clara, reduzir riscos e ter mais confiança nas decisões.

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