O setor de Recursos Humanos no Brasil está em constante evolução, transitando de uma função predominantemente administrativa para um pilar estratégico que impulsiona a competitividade e a saúde organizacional. No entanto, essa transição é complexa e marcada por desafios significativos que drenam tempo, dinheiro e talentos das empresas. A boa notícia é que a tecnologia, especialmente a gestão inteligente de acordos, oferece um caminho claro para superar essas dores e posicionar o RH como um verdadeiro motor de crescimento.

Os departamentos de Recursos Humanos estão no centro das transformações do trabalho. Porém, muitas empresas ainda operam com processos manuais, dependentes de papel ou fluxos totalmente fragmentados. Isso gera gargalos significativos: segundo a Deloitte e Docusign (2025), 62% das empresas enfrentam dificuldades para identificar termos e cláusulas específicas em contratos, e 47% não conseguem monitorar adequadamente seus acordos anteriores, o que impacta diretamente negociações e decisões estratégicas.

No caso do RH, o impacto é ainda mais evidente. Um estudo da Forrester mostra que 62% dos departamentos processam mais de 500 acordos por mês, e o HR Daily Advisor reforça que 65% dos profissionais de RH afirmam que a gestão manual de contratos reduz a produtividade e os afasta de atividades estratégicas. Ou seja, cada minuto gasto buscando documentos ou coletando assinaturas em papel é um minuto a menos para atrair talentos, engajar colaboradores e apoiar o crescimento da empresa.

Empresas que não digitalizam seus processos de RH perdem tempo, dinheiro e competitividade. Estimativas da McKinsey indicam que até 8% da receita pode ser consumida em custos administrativos ligados ao uso de papel, e estudos da Fast Company apontam que a burocracia reduz em até 25% a produtividade das equipes.

É nesse contexto que a plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) se apresenta como uma solução estratégica para transformar o RH em um motor de eficiência e inovação.

O Panorama Atual: As Dores de um RH desconectado

No Brasil, o RH enfrenta problemas estruturais críticos. A alta rotatividade (turnover) é, sem dúvida, uma das maiores dores, com o país registrando uma das maiores taxas do mundo, chegando a 56%. Esse fenômeno não é apenas um sintoma de um mercado aquecido, mas também uma manifestação de problemas mais profundos, como a falta de planos de carreira, ambientes desmotivadores e, fundamentalmente, uma crise de liderança. O custo para substituir um funcionário é imenso, variando entre 50% e 200% do salário anual, segundo pesquisa da SHRM.

Os processos tradicionais de acordos contribuem diretamente para essas dores. 62% dos departamentos de RH processam mais de 500 acordos a cada mês. Desses, 60% dos colaboradores de RH gastam mais de um quarto do seu tempo procurando documentação, e 65% afirmam que o gerenciamento de acordos leva à perda de produtividade e os afasta de tarefas estratégicas. 

Acordos complexos e demorados podem levar à perda de talentos para concorrentes mais ágeis. Essa dependência de processos manuais com alto potencial de melhoria, como a assinatura física de contratos, é um gargalo que impede a eficiência e a segurança.

A jornada do colaborador: acordos em cada etapa, como transformar o seu RH em digital?

Do recrutamento ao desligamento, a jornada do colaborador é marcada por acordos — cartas de oferta, NDAs, formulários de onboarding, avaliações de performance, planos de compensação, atualizações de políticas e termos de desligamento. Cada um desses documentos representa não apenas uma obrigação administrativa, mas um ponto de contato crucial que molda a experiência do colaborador.

Quando esses processos são lentos, fragmentados ou inseguros, os riscos são altos: perda de talentos para concorrentes mais ágeis, falhas de compliance, erros manuais e até litígios trabalhistas.

A Plataforma Docusign IAM garante que esses fluxos sejam digitais, inteligentes e conectados aos sistemas de RH, eliminando a fricção e permitindo que o time se concentre no que realmente importa: o engajamento e a produtividade das pessoas.

Quais são as principais dores do RH e como o IAM resolve?

1. Recrutamento e Contratação

Desafio: Atrasos na assinatura de cartas de oferta e formulários podem custar talentos valiosos. Processos de contratação manuais e demorados frustram candidatos e equipes de RH. O preenchimento manual de dados tem alta probabilidade de erros (18-40%) segundo a Deloitte.

Solução: Com o Docusign IAM, o processo é 100% digital e integrado a sistemas de HCM, reduzindo de semanas para horas o tempo de contratação. No IAM,  a assinatura eletrônica da Docusign Integrada com o Web Forms, permite criar formulários dinâmicos rapidamente, otimizando a coleta de dados e acelerando a assinatura sem precisar de código. A Multi-channel Delivery acelera as assinaturas entregando acordos via SMS ou WhatsApp, garantindo que os candidatos e funcionários recebam e assinem documentos mais rapidamente. E com o Docusign Identify você ainda pode adicionar uma camada extra de autenticação do candidato. Caso de Sucesso: O Banco Bmg reduziu o tempo de admissão de 1 hora para até 20 minutos, um ganho de escala gigantesco. No RH do Bmg, o tempo médio para firmar contratos e documentos diminuiu de 5 dias para até 24 horas, tornando o processo 5 vezes mais rápido. 

2. Onboarding e Integração

Desafio: Processos de onboarding requer o preenchimento de muitos documentos, que pode ser um processo manual com cada novo funcionário preenchendo formulários e enviando documentos por e-mail, gerando uma ineficiência nos processos de onboarding e a falta de alinhamento na integração de novos colaboradores, já que a gestão manual de documentos drena a produtividade e a pressa nas contratações pode resultar em escolhas desalinhadas com a cultura da empresa

Solução: Com fluxos automatizados e templates digitais, o IAM  garante que formulários, políticas e treinamentos sejam assinados e registrados sem falhas, acelerando a adaptação dos novos colaboradores. Dentro do IAM os clientes podem usar o Docusign Maestro para automatizar fluxos de trabalho de acordos, permitindo que o RH crie fluxos personalizados sem a necessidade de programação avançada. Já o Docusign Navigator oferece armazenamento e análise de acordos, transformando documentos estáticos em conteúdo dinâmico para garantir obrigações contratuais e apoiar decisões estratégicas, promovendo uma comunicação fluida e ajudando nas tomadas rápidas de decisão.

Caso de Sucesso: A GuiaInvest, uma das maiores plataformas digitais de consultoria para investidores no Brasil, enfrentava um processo de admissão de colaboradores marcado por burocracia, análise manual de documentos, e armazenamento físico — o que tornava o RH lento e ineficiente. Após implementar a solução de assinatura eletrônica da Docusign, a empresa conseguiu reduzir em 50 % o tempo de admissão de novos colaboradores em apenas dois meses, além de otimizar o espaço físico de arquivamento e liberar a equipe de RH para focar em tarefas mais estratégicas e de maior valor.

3. Gestão de Performance e Compensação

Desafio: Gerenciar políticas internas, avaliações de desempenho, planos de compensação e outras documentações ao longo do ciclo de vida do funcionário é complexo e propenso a erros. Processos manuais são lentos, pouco eficientes e minimizam a produtividade. Falta de padronização em avaliações e planos de compensação aumenta riscos de erros e questionamentos. Solução: A Plataforma Docusign IAM organiza e centraliza os acordos de performance, bônus e promoções, oferecendo visibilidade e compliance em tempo real. Oferecendo fluxos de trabalho organizados e automatizados para documentos, ajudando a reduzir o tempo necessário para completar acordos, minimizar riscos e aumentar a produtividade. Dentro do IAM é possível usar o Docusign Maestro para automatizar fluxos de trabalho de acordos, permitindo que o RH crie fluxos personalizados sem a necessidade de programação avançada, focando nos documentos de  planos de compensação, avaliações de objetivos e programas de melhoria de performance de forma eficiente e segura. A digitalização da execução de acordos elimina custos diretos associados ao papel, impressão e armazenamento, melhorando a eficiência operacional.

Caso de Sucesso: A SulAmérica revolucionou seus processos de Capital Humano ao adotar a assinatura eletrônica da DocuSign, eliminando burocracias manuais e ganhos imediatos em agilidade e sustentabilidade. Antes, os contratos de RH exigiam múltiplas vias físicas e logística complexa, atrasando processos e expondo erros e extravios. Após a implementação da solução, em apenas dois anos (2020–2021), foram economizadas mais de 150.400 folhas de papel, ao mesmo tempo que se proporcionou um fluxo de trabalho mais ágil, governado e sustentável para os gestores.

4. Atualizações de Políticas e Compliance

Desafio: Garantir que todos os colaboradores recebam, leiam e assinem políticas é complexo e demorado. Uma experiência burocrática e lenta desengaja os colaboradores e pode levar à rotatividade. Solução: Com o IAM você pode enviar em massa, rastreando automaticamente as assinaturas e revisando relatórios de aceite, reduzindo riscos regulatórios. Isso tudo mantendo uma segurança de nível empresarial em cada etapa do processo garantindo que os colaboradores possam ficar tranquilos sabendo que seus dados estão protegidos.

5. Desligamento

Desafio: Processos de saída mal geridos podem gerar disputas legais e riscos de segurança. É preciso deixar todos os documentos assinados e guardados na nuvem em um local seguro. Solução: Com o IAM e seus workflows digitais, NDAs e termos de desligamento são assinados de forma rápida e segura, garantindo conformidade e encerrando acessos de forma padronizada. Sem deixar nenhuma brecha para problemas futuros.

Quais os benefícios diretos para o RH que o IAM pode gerar?

• Produtividade: Redução de até 44% no tempo de gestão de contratos, liberando o time para tarefas estratégicas.

• Custos: Diminuição de até 92% nos gastos físicos com papel, impressão e courier.

• Compliance: Menos erros manuais (até 88% de redução) e maior rastreabilidade.

• Velocidade: Contratos que antes levavam semanas podem ser concluídos em dias — ou até horas.

• Experiência do colaborador: Processos simples, digitais e ágeis melhoram a percepção da marca empregadora.

Por que investir em Docusign IAM agora

Segundo a Deloitte, até 20% do valor total dos acordos pode ser perdido anualmente devido a processos manuais. No RH, isso significa talentos perdidos, tempo desperdiçado e riscos acumulados.

Investir em Docusign IAM é mais do que automatizar assinaturas — é transformar os acordos em ativos estratégicos de negócio, centralizando e organizando todos os contratos, garantindo eficiência e governança. Além disso,é possível entregar experiências digitais fluídas para colaboradores, desde o onboarding até o desligamento.

Ao adotar o IAM, sua empresa não apenas reduz custos e riscos, mas também fortalece a cultura organizacional e acelera o crescimento.

Conclusão

O RH está no coração da estratégia de qualquer empresa, mas só conseguirá gerar impacto se abandonar a burocracia manual. Processos lentos e ineficientes custam caro: em tempo, em dinheiro e em talentos.

Com a plataforma Docusign IAM, o RH ganha produtividade, segurança e agilidade, criando uma base sólida para o futuro do trabalho. E, como mostram os casos de GuiaInvest, CIEE e BWG, os resultados são tangíveis: menos custos, mais eficiência e colaboradores mais satisfeitos.

A transformação digital do RH já começou. A pergunta é: sua empresa vai liderar esse movimento ou ficar para trás? Fale com nossos especialistas e saiba como o IAM pode ajudar a transformar sua área de RH em um motor de eficiência e inovação.