Quote To Cash Management: saiba mais sobre essa tecnologia

Acelerar os processos de vendas em sua empresa é fundamental para agilizar fluxos de caixa e ter uma maior previsibilidade financeira em sua companhia. Para isso, é preciso ter uma gestão eficiente — ou seja, saber aplicar o Quote To Cash Management.

Esse é um termo ainda pouco divulgado no Brasil, mas que vale a pena conhecer. Afinal, com a sua adoção, é possível obter diversos benefícios que serão fundamentais para o seu negócio.

Neste post, confira mais sobre esse assunto, entenda as vantagens que ele pode proporcionar e tire as suas dúvidas!

O que é o Quote To Cash Management?

O Quote To Cash Management — também conhecido por Order To Cash ou, ainda, Quote To Cash Process — diz respeito ao gerenciamento dos processos relacionados com todo o ciclo de vida de vendas.

Ele está relacionado com todos os processos realizados desde o momento em que uma oferta é apresentada para um cliente, até ponto em que o valor da venda entra no seu caixa.

Quais são os seus benefícios?

Contar com o Quote To Cash Management pode trazer muitas vantagens para o seu negócio:

• aproveitar melhor as oportunidades que surgirem;

• conquistar a confiança do cliente;

• garantir a maior produtividade dos profissionais responsáveis por cada uma das etapas;

• acelerar o fluxo de vendas e garantir maior celeridade na entrada de valores em seu caixa;

• reduzir erros em cada etapa do fluxo de vendas;

• melhorar a satisfação do cliente;

• diminuir o número de clientes insatisfeitos;

• gerar maior precisão nas receitas e previsibilidade de entrada de recursos;

• planejar mudanças a médio e longo prazo na sua empresa.

Quais são os componentes do Quote To Cash Management?

Para que o Quote To Cash Management seja bem-sucedido, ele deve ser implementado a partir de 8 componentes. Vamos entender melhor cada um deles, a seguir!

1. Definição da oferta

Esse é o primeiro passo do ciclo, quando o responsável pelas vendas define uma oferta e faz a cotação para o prospect. Para isso, ele deverá ter as informações que foram enviadas em mãos — por exemplo, via preenchimento de formulário.

Quanto mais ágil e preciso for esse envio, maiores serão as chances de que o processo seja concluído. Por isso, a definição do formulário para geração da oferta deve conter todos os dados necessários para esse fim — portanto, é importante não cometer erros nessa etapa.

2. Precificação

A definição do preço da oferta é fundamental para conquistar a confiança do cliente. Ao mesmo tempo, deve ser atrativo o suficiente para que ele possa optar por fazer a compra na sua empresa.

Nesse momento, deve-se considerar as questões relacionadas aos contratos de fidelização, às promoções e aos eventuais descontos. Definir uma política de precificação tornará essa etapa mais ágil.

3. Criação da cotação

A apresentação da oferta também fará diferença nesse momento. Ela deverá ser atrativa e ter todas as informações necessárias para a tomada de decisão, bem como ser transparente e precisa.

4. Gestão de contrato

Caso seja oferecido um serviço — ou se trate de uma venda recorrente — , é preciso passar pela fase de elaboração do contrato. Essa é uma etapa importante do Quote To Cash Management, pois esse é um documento que precisa ser feito rapidamente e sem falhas para não comprometer a confiança do cliente sobre o seu negócio.

Além disso, é importante que eventuais negociações dos termos sejam feitas também de forma rápida. Soluções como gestão de contratos serão fundamentais nessa fase, para não perder oportunidades importantes.

5. Gerenciamento e atendimento de pedidos

Esse é um ponto importante para evitar problemas sobre a experiência do seu cliente. Isso porque o gerenciamento de pedidos permite ao seu negócio identificar se realmente é possível atender à solicitação do cliente ou se não há condições para isso.

Além disso, é aqui que as etapas após o fechamento do contrato — por exemplo, o faturamento da compra — são iniciadas.

6. Faturamento

Assim que uma compra é fechada, é preciso acionar o setor financeiro para realizar o faturamento. Isso precisa ser feito de forma ágil, para evitar atrasos que comprometam a entrada do dinheiro em seu caixa.

7. Reconhecimento da receita

Esse é o momento no qual o setor financeiro reconhece que o valor entrou no caixa da empresa e está disponível como receita. Isso ajuda em um melhor controle financeiro, facilitando previsões e projeções de fluxo de caixa, além de permitir a realização de estratégias importantes para o seu negócio.

8. Renovação do contrato

Todo contrato tende a ter um prazo de validade. Próximo ao fim do período, é preciso entrar em contato e analisar se o cliente tem interesse na renovação — ou oferecer benefícios (como o upsell, cross-sell ou outras vantagens) para incentivar o processo de fidelização.

Como aplicar o Quote To Cash Management?

O Quote To Cash Management pode ser realizado com o uso de tecnologias que ajudam no controle e na automação de etapas importantes do processo. Por exemplo, a Docusign oferece uma suíte completa de aplicativos, integrações e API — e ainda poderá ter uma melhor gestão do ciclo de vida dos contratos com o CLM.

Além disso, é fundamental fazer as adaptações necessárias nos processos internos para que seja possível alinhar a tecnologia com as ações internas dos colaboradores, de forma a garantir uma boa execução do Quote To Cash Management.

Com isso, é possível reduzir gargalos existentes e proporcionar maior fluidez em cada etapa do ciclo de venda, até a entrada da receita em seu negócio. Por fim, ajuda, também, a superar os principais desafios encontrados, como pagamentos atrasados, faturas com erros e demora no envio de ofertas, entre outros.

Ao longo deste conteúdo, você acompanhou os principais pontos sobre Quote To Cash Management, entendendo o que é essa tecnologia e como ela pode trazer vantagens para as suas vendas. Esperamos que este conteúdo ajude você a otimizar e acelerar as suas vendas — resultados que ainda podem ser melhorados a partir da aplicação de inovações de pagamentos.

A Docusign pode estar ao seu lado durante a implementação das soluções de Quote To Cash. Saiba mais, entre em contato conosco e vamos conversar sobre as suas necessidades!