Qual é o custo do processo de acordos para a sua empresa? Faça uma avaliação e descubra

Acordos são frequentemente o resultado de negociações, a formalização de parcerias e a base de operações essenciais para qualquer empresa. Essas fases importantes devem significar progresso e segurança, evocando a sensação de conquista, mas, para muitos especialistas em contratos, o processo de acordos é, na prática, fonte de ansiedade e ineficiência. Isso decorre de sistemas fragmentados e manuais, ciclos intermináveis de e-mails com anexos, além de fluxos de trabalho de revisão altamente demorados.

Se gerenciar acordos parece mais uma batalha árdua do que uma função estratégica para seu time jurídico, isso provavelmente está consumindo recursos significativos da sua organização, além de aumentar riscos.

A gestão ineficiente de acordos traz consequências consideráveis: um estudo conjunto da Deloitte e da Docusign revelou que isso custa às empresas cerca de US$ 2 trilhões globalmente e representa 55 bilhões de horas de trabalho desperdiçadas por ano. Isso se reflete diretamente em negócios atrasados, maior exposição a riscos e produtividade desperdiçada, prejudicando os resultados financeiros.

Mas uma realidade diferente é possível. Organizações que adotaram soluções avançadas de gestão de acordos relataram melhor conformidade, redução nos tempos de conclusão e colaboração mais eficaz. A chave dessa transformação está em substituir métodos obsoletos por fluxos de trabalho inteligentes e automatizados.

A plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) ou Gerenciamento inteligente de acordos, oferece uma solução que entende a complexidade dos acordos. Integrando IA a todo o ciclo de vida dos acordos, desde a elaboração e negociação até o armazenamento seguro e análise inteligente, o IAM capacita equipes a agilizar operações, fortalecer a conformidade e gerar valor estratégico, transformando acordos que antes eram potenciais obstáculos em alavancadores do sucesso empresarial.

Como saber se sua empresa precisa de uma gestão inteligente de acordos com o Intelligent Agreement Management?

O fundamental não é saber se seus processos de acordos podem ser melhorados, mas o quanto podem ser mais eficientes e menos arriscados, e onde sua equipe deve focar os esforços. Nossa avaliação do nível de maturidade de gestão de acordos foi projetada justamente para isso. É uma ferramenta de diagnóstico que avalia seus processos atuais comparados às melhores práticas do mercado, apontando especificamente onde o IAM pode ajudar sua organização a aprimorar processos e determinando qual é o seu perfil de riscos de acordos.

Essa avaliação orienta você pelas cinco fases críticas de maturidade na gestão de acordos, ajudando a identificar sinais de sistemas manuais e ultrapassados no seu fluxo de trabalho contratual. Veja a seguir um resumo de cada etapa, com as soluções que o IAM oferece para os desafios mais comuns — e mais onerosos.

As cinco etapas da maturidade na gestão de acordos

1. Elaboração de contratos

Sua equipe costuma iniciar contratos com base em um modelo desatualizado em um drive compartilhado (ou até mesmo em um drive de uma pessoa), gerando inconsistências, cláusulas ultrapassadas e problemas de controle de versão desde o início? Isso é comum, mas pode causar muitos problemas logo de cara. 

Como o IAM ajuda: a solução oferece bibliotecas centralizadas e seguras de modelos pré-aprovados com campos preenchidos dinamicamente. Assim, acordos consistentes e atualizados são gerados com rapidez e precisão, evitando atrasos e erros manuais. O uso de modelos pré-aprovados também torna as equipes de vendas autossuficientes, reduzindo o tempo gasto na revisão jurídica das mesmas cláusulas padrão. De fato, 55% das organizações relatam superações das metas financeiras graças a recursos avançados de geração de contratos.

2. Encaminhamento para revisão

Frequentemente, as revisões de acordos ficam congestionadas por threads de e-mails intermináveis, o que prejudica o controle de versão, acompanhar os comentários de múltiplos stakeholders e ter um fluxo de aprovação eficiente. Isso inevitavelmente leva a erros e prolonga o processo.

Como o IAM ajuda: a solução automatiza os fluxos de revisão, oferece uma plataforma centralizada para colaboração e comentários de feedback, além de trilhas de auditoria para acompanhamento de alterações e aprovações, acelerando as revisões e aumentando a transparência. 47% dos entrevistados do estudo da Deloitte relataram superação das metas financeiras graças aos recursos avançados de roteamento, edição e aprovação.

3. Coleta de assinaturas

Sua equipe gasta muito tempo correndo atrás de assinaturas, sem visibilidade em tempo real do status dos acordos pendentes? Isso pode resultar em atrasos e até perda de negócios.

Como o IAM ajuda: a solução rastreia todas as alterações feitas e oferece atualizações em tempo real sobre o progresso de assinaturas, além de fornecer lembretes de renovação, simplificando a execução dos acordos.

4. Armazenamento de acordos

Quando finalizados, os acordos ficam dispersos em diversos sistemas, unidades de rede ou até em arquivos físicos, dificultando a localização de contratos específicos, o acompanhamento de cláusulas-chave e a gestão de obrigações?

Como o IAM ajuda: a solução oferece um repositório seguro, centralizado e pesquisável para armazenar todos os acordos executados. Recursos com IA classificam automaticamente os acordos e extraem dados relevantes, facilitando a gestão do ciclo de vida de contratos e futuras otimizações de processos.

5. Análise de acordos

Confiar no rastreamento manual para datas de renovação ou expiração é uma forma ineficaz de gerir acordos. Além disso, quando tudo é feito manualmente, é impossível analisar seu portfólio de contratos para identificar riscos, oportunidades de otimizações ou garantir a conformidade.

Como o IAM ajuda: com o Docusign Iris, o mecanismo de IA do IAM, você pode acompanhar datas importantes, monitorar exigências de conformidade e gerar relatórios inteligentes sobre seu portfólio de acordos sem nenhum esforço manual. 31% das organizações superam objetivos estratégicos graças à gestão avançada de obrigações e renovações.

Para cada uma dessas etapas, nossa avaliação oferece insights precisos sobre a eficiência operacional da sua empresa e exposição a riscos. Você receberá uma análise detalhada de cada delas, destacando claramente pontos fortes e recomendando áreas de atenção e modernização usando o IAM.

Dê o primeiro passo rumo à gestão inteligente de acordos com o Intelligent Agreement Management

Não deixe que processos ultrapassados impeçam o crescimento da sua empresa. Investir alguns minutos para fazer nossa avaliação do nível de maturidade de gestão de acordos pode ser o ponto de partida para um processo contratual mais inteligente, eficiente e estratégico. Você terá acesso a:

• Um diagnóstico preciso da integridade do seu processo de acordos, etapa por etapa.

• Uma compreensão de oportunidades para otimizar processos de negócios.

• Recomendações de próximos passos, mostrando como o Docusign IAM pode ajudar efetivamente a resolver seus pontos problemáticos.

Faça agora mesmo a avaliação de nível de maturidade de gestão de acordos.