Autenticação de Documentos: o que é e como fazer?

A autenticação de documentos é o processo de atestar a veracidade das informações e das assinaturas presentes em um acordo ou declaração, bem como assegurar que as cópias de um documento são idênticas ao original.

A finalidade desse procedimento é garantir segurança jurídica e legitimidade para transações comerciais, legais e administrativas. A partir da sua autenticação, o documento ganha fé pública e passa a ter validade como prova de confiança.

A seguir, saiba como fazer a autenticação de documentos e o que mudou nesse processo a partir da digitalização de documentos.

Quais são os tipos de autenticação documental?

Existem dois métodos principais para autenticar um documento: o físico e o digital.   

• Autenticação Física: é realizada por um profissional de fé pública — como um tabelião — em cartórios e órgãos públicos e pode ser de 2 tipos:

  • Reconhecimento de Firma: para garantir que uma assinatura é verdadeira, o especialista faz uma comparação visual da firma presente no documento com a firma registrada no tabelionato pelo signatário em um momento anterior. 

  • Cópia Autenticada: a fim de garantir que a cópia de um documento é igual ao original, o especialista compara as duas versões e, ao constatar que são idênticos, emite uma certidão de autenticidade e/ou adiciona um selo ou carimbo à cópia.

• Autenticação Digital: utiliza mecanismos eletrônicos e criptográficos para assegurar a autenticidade de um documento. Inclui a assinatura eletrônica, que usa senhas e tokens, e a assinatura digital, que emprega certificados digitais — emitidos por Autoridades Certificadoras e nos padrões da ICP-Brasil — para garantir a identidade do signatário. 

Até anos atrás, a autenticação física era o único caminho para dar valor jurídico a qualquer contrato ou declaração no país. 

Entretanto, a partir da digitalização de processos contratuais e da massiva adoção da assinatura eletrônica (aceita desde 2001 para praticamente todos os atos da vida civil e empresarial), estes métodos se tornaram obsoletos.

A modernização evidenciou não só a necessidade de outras formas de validação de documentos, mas também da desburocratização desses processos.

No Brasil, esses avanços levaram à publicação da Lei Federal nº 13.726/2018, a chamada Lei de Autenticação de Documentos. Vigente desde o final de 2018, ela representou o primeiro passo para mudar a realidade da situação administrativa brasileira.

O que diz a Lei de Autenticação de Documentos?

A Lei nº 13.726/2018 — também chamada de Lei da Autenticação de Documentos ou Lei da Desburocratização — flexibiliza a necessidade de reconhecimento de firma e da apresentação de cópias autenticadas quando o cidadão lida com órgãos públicos.

Mas atenção: apesar de não ser mais obrigatória em trâmites de órgãos públicos, a autenticação física ainda é recomendado — e até mesmo necessária — em alguns casos, como:

• matrícula em instituições públicas de ensino,

• efetivação em cargos públicos,

• abertura de contas bancárias,

• compra e venda de imóveis,

• abertura de empresas e sociedades,

• certidões de nascimento e casamento,

• entre outros.

Como autenticar um documento em cartório?

Existem 2 formas de realizar o reconhecimento de firma em cartório:

• reconhecimento por semelhança: a assinatura no documento é validada através da semelhança visual com a firma do signatário previamente registrada em cartório. Neste caso, não é necessário que o signatário esteja presente. A pessoa que deseja validar o documento deve ir ao cartório com o documento que se deseja validar e um documento de identificação pessoal original.

  • Esse tipo de reconhecimento só é possível quando o signatário já tem firma registrada em cartório. Caso não possua, é necessário que ele compareça no estabelecimento previamente, portando um documento de identificação original e assine o formulário para ter a assinatura registrada. 

• reconhecimento por autenticidade: a assinatura do documento é validada de forma testimonial. O próprio signatário do documento deve comparecer ao cartório portando um documento de identificação original e assinar —ou reassinar — o documento junto ao tabelião. Em paralelo, um livro do cartório também deve ser assinado, confirmando o evento.

Por fim, para validar uma cópia autenticada, é necessário:

• ter em mãos o documento original e as cópias que deseja autenticar;   

• levar os documentos a um cartório de notas ou a um ofício de registro;   

• entregar o documento original e as cópias ao tabelião ou escrevente, que irá comparar os documentos para atestar sua identidade.

Após a verificação e a aplicação do selo de autenticidade à cópia, é preciso pagar a taxa pelo serviço.

Custo para autenticar documentos no Brasil

O custo da autenticação de documentos em cartórios pode variar de acordo com o estado, mas comumente fica entre R$5 a R$15 por página dependendo do tipo de serviço (reconhecimento de firma por semelhança ou por autenticidade ou autenticação de cópia). 

É sempre recomendado consultar o cartório local para obter os valores exatos.

Qual é a validade de um documento autenticado?

A validade de uma cópia autenticada está atrelada ao documento original. Se o documento original não for alterado, a cópia autenticada permanece válida. 

Como autenticar um documento digitalmente?

A autenticação digital de documentos é possível por conta da assinatura eletrônica, que usa diversos mecanismos para verificar a identidade de quem está assinando — e, portanto, dar autenticidade ao documento —, como:

Autenticação baseada em senha: é a forma mais comum de autenticação digital, em que a pessoa fornece um nome de usuário e senha para acessar um determinado sistema. Geralmente, as senhas são criadas com uma composição complexa de letras, números e símbolos para garantir a proteção desse tipo de acesso.

• Autenticação de dois fatores: exige que o usuário forneça dois fatores de autenticação antes de poder acessar um determinado sistema ou ambiente digital, por exemplo. Estes fatores podem incluir uma combinação de nomes de usuário e senha, além de um código único gerado por um dispositivo de segurança.

• Autenticação biométrica: trata-se de um mecanismo de autenticação que usa a biometria, ou seja, recursos como impressão digital, reconhecimento facial ou de voz, para identificar um usuário. Esse tipo tende a ser muito seguro, mas também exige ferramentas exclusivas para tal verificação.

• Autenticação por certificado digital: o certificado digital funciona como uma identidade virtual baseada em criptografia assimétrica para identificar o signatário.

Como a Docusign colabora para autenticação de documentos?

A autenticação de documentos, seja física ou digital, é fundamental para garantir a segurança jurídica de transações. 

No contexto da digitalização de trâmites jurídicos e administrativos, a assinatura digital da Docusign surge como uma das formas mais seguras de garantir a autenticidade de um documento online.

O Docusign eSignature conta com soluções avançadas de validação de identidade, conferindo validade jurídica no Brasil e no mundo — como é o caso do padrão da ICP-Brasil e da integração com os serviços de Cartórios de Registro Civil, o que aumenta a segurança das transações ao verificar a identificação e autenticação das partes envolvidas em processos contratuais.

Mas, para além disso, a Docusign também oferece soluções completas de gestão do ciclo de vida de contratos, que te auxiliam desde a coleta de assinaturas digitais por diferentes meios e dispositivos até o acompanhamento de cumprimento de acordos.

O Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) é uma nova categoria de software em nuvem impulsionado por IA que te auxilia em todas as etapas de um acordo: preparação do contrato, revisão jurídica, coleta de assinaturas e acompanhamento pós-fechamento. 

Com a Docusign, você tem tudo o que precisa para se manter em conformidade com a Lei de Autenticação de Documentos, mas também para ter mais controle sobre os seus trâmites e eliminar processos burocráticos. 

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