Qual é a relação entre gestão de tempo e produtividade?

Nem todo mundo compreende ao certo qual a relação da gestão de tempo com a produtividade. Uma parte desse problema ainda acontece em função do conceito equivocado que se tem a respeito de produtividade.

Ela não significa cumprir o maior número de tarefas, mas sim saber utilizar corretamente o tempo disponível para que ele seja empregado de uma forma estratégica. O objetivo é garantir a fluidez das rotinas e dos processos.

Quando o tempo não é gerenciado do jeito certo, há perda de eficiência operacional, atividades simples demoram demais, prazos podem ser perdidos, existe maior risco de erros, entre outras complicações.

Mas é possível vencer esse desafio, e neste artigo você vai entender como fazer isso. Continue lendo para descobrir como otimizar o tempo para aumentar a produtividade da sua empresa.

Quais são as principais causas da baixa produtividade?

Como você viu na introdução, a produtividade já não pode mais ser associada ao total de tarefas que um profissional consegue cumprir. Esse é um pensamento que se limita ao setor de produção das empresas.

Hoje em dia, o conceito está presente em todas as áreas de um negócio. Um profissional produtivo é aquele que consegue reconhecer prioridades, organizar sua agenda e planejar como seu tempo será empregado para que ele seja melhor aproveitado.

Sendo assim precisamos rever nossos conceitos em relação àquilo que pode reduzir a produtividade de alguém. Essa situação pode acontecer:

• em função de processos muito complexos, burocráticos ou desorganizados;

• pela falta de clareza na comunicação e nas informações;

• pelo desalinhamento das metas e dos objetivos;

• pela falta de estrutura para o cumprimento de tarefas;

A baixa a produtividade está relacionada com tudo aquilo que dificulta o trabalho das equipes. Quando as tarefas são muito operacionais, ela também tende a cair, já que cada uma das etapas precisa da intervenção de uma pessoa.

Assim, o baixo investimento em digitalização e tecnologia pode levar a esse problema. Também tanto em função da operacionalidade como devido a lentidão de processos.

O uso de documentos impressos, por exemplo, é um fator que atrapalha a produtividade. Geralmente, esses papéis precisam passar por diferentes setores da empresa. Muitas vezes, são enviados para fora dela, e tudo isso gera lentidão entre as etapas.

Como a gestão do tempo impacta a produtividade?

A produtividade está relacionada de forma direta com a maneira como o tempo é gerenciado, porém, não se trata de contar no relógio a quantidade de minutos ou de horas que cada tarefa precisa para ser cumprida.

O ideal é buscar formas de alcançar mais eficiência para que o tempo seja empregado de uma forma estratégica. Se podemos, por exemplo, configurar um sistema para fazer o envio automático de e-mails para os clientes, por que deixar essa tarefa a encargo de um profissional? O tempo desse talento pode ser melhor empregado em uma atividade mais estratégica.

Quando uma empresa começa a digitalizar documentos e contratos, ela também gerencia o seu tempo de uma forma que favorece a produtividade. O uso de um sistema digital reduz as tarefas operacionais e agiliza as etapas, garantindo a fluidez do processo sem a intervenção humana.

O tempo está sendo empregado de uma forma estratégica para que ele não seja gasto com tarefas muito operacionais. A equipe se torna mais produtiva. Ela precisa apenas gerenciar a execução desses processos e acompanhar o que está acontecendo.

Quando adotamos ferramentas e recursos que facilitam o trabalho, a equipe fica menos sobrecarregada e gerencia o seu tempo de uma maneira eficaz. Assim, também minimizamos as chances de erros, atrasos e aumentamos a satisfação e a motivação do time.

Como aumentar a produtividade fazendo uma boa gestão do tempo?

Agora que você percebeu qual a relação da gestão de tempo com a produtividade, deve ter notado que existem várias estratégias que podem ser adotadas para otimizar essa relação. A seguir, apresentamos três sugestões.

Automatização de tarefas

Já falamos um pouco a respeito disso, mais convém ressaltar que a automatização é uma grande aliada da gestão do tempo e da produtividade. Faça uma análise das rotinas e dos processos internos da sua empresa para que eles sejam otimizados.

Elimina etapas desnecessárias e simplifique aquilo que for possível. Depois, adote ferramentas que permitam colocar no automático as tarefas repetitivas e operacionais, que não requerem intervenção humana. Assim a sua equipe ficará livre para o cumprimento de outras atividades e as próximas etapas do processo não dependerão da liberação manual.

Gestão integrada de informações

Você viu no começo do artigo que problemas na comunicação e no compartilhamento de informações afetam a produtividade. Portanto, uma estratégia fundamental é integrar as informações para que elas estejam mais acessíveis para todos os interessados.

A digitalização de documentos se encaixa nessa realidade. Quando esse processo é adotado, todos os documentos ficam centralizados e podem ser facilmente consultados, modificados ou compartilhados, dependendo da necessidade. Evitamos ruídos na comunicação e todos conseguem acompanhar o que está acontecendo.

Transformação digital

A transformação digital consiste na adoção de tecnologias para favorecer rotinas e processos da empresa. Buscamos recursos para otimizar e automatizar as tarefas que antes eram realizadas de forma manual e operacional.

Essa transformação também se relaciona com:

• o uso de tecnologias para melhorar a relação com o cliente;

• gerenciar o estoque e fornecedores;

• realizar a coleta e a análise de dados;

• empregar tecnologias mais modernas, como a internet das coisas e a inteligência artificial;

• adotar a assinatura eletrônica; entre muitas outras soluções.

Promover essa transformação é fundamental para aumentar a eficiência dos processos e se adequar à nova realidade do mercado, atendendo demandas e tendências.

Ficou claro qual a relação da gestão de tempo com a produtividade? Para alcançar mais eficiência, é fundamental investir em estratégias que otimizem o dia a dia do seu negócio. A Docusign tem as soluções ideais para você simplificar os seus processos, aproveitando o tempo de uma forma mais estratégica para acolher excelentes resultados.

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