Gestão de contratos: tudo o que você precisa saber!

Com a alta competitividade do mercado, a eficiência é um dos pilares mais importantes que propiciam e sustentam o sucesso de um negócio, seja qual for o segmento. Neste cenário, a otimização na gestão de contratos deve ser uma prioridade, já que a melhoria dos processos administrativos e financeiros impulsiona, de modo considerável, a produtividade e traz ganhos reais para a companhia que a implementa.

A gestão de contratos é o processo de criar, organizar, acompanhar e controlar todo o ciclo de vida dos acordos comerciais. Para empresas que lidam com múltiplos contratos, administrar as etapas, desde a criação até a renovação, é um diferencial competitivo que garante eficiência, segurança e compliance.

A falta de uma gestão estruturada resulta em contratos perdidos, prazos perdidos e, consequentemente, receita perdida. Se a sua empresa ainda depende de e-mails, planilhas e processos manuais, saiba que está correndo riscos desnecessários e há um desperdício de tempo valioso.

Em contrapartida, a gestão contratual digital automatiza fluxos, reduz custos e acelera as negociações com poucos cliques. 

Continue a leitura e veja como transformar as demandas contratuais em algo simples, ágil e estratégico.

O que é gestão de contratos e por que é essencial para empresas

A gestão de contratos é todo o processo administrativo que envolve o ciclo de vida dos acordos que a empresa firma, tanto com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores. No geral, engloba a assinatura, monitoramento de contratos, renovação e encerramento.

Nesse sentido, gerenciar contratos implica em garantir o controle de prazos contratuais, cláusulas e que cada documento esteja acessível e seguro — o que evita atrasos, falhas jurídicas e até risco de prejuízos financeiros.

Nos métodos tradicionais, contratos em papel precisam ser impressos, transportados, assinados e arquivados fisicamente. Esse modelo é antigo e obsoleto, comumente relacionado a atrasos, perdas e tem um alto custo operacional. 

Já a gestão digital de contratos centraliza tudo em um só ambiente: automatiza tarefas, facilita aprovações e reduz de forma hábil o tempo de execução de todas as etapas. O que antes poderia levar semanas até que todas as partes assinassem o acordo, agora com a assinatura eletrônica o mesmo contrato pode ser fechado em questão de horas. 

As principais fases do ciclo de vida de um contrato

O ciclo de vida de contratos envolve várias etapas críticas que precisam ser bem controladas. Afinal, o não cumprimento desses documentos impacta diretamente na segurança jurídica e pode resultar em atrasos, interrupções nos negócios e até mesmo conflitos legais. 

Entenda a seguir quais são as fases essenciais do ciclo de vida de um contrato e como a digitalização otimiza cada uma das etapas.

Criação e elaboração de contratos

A criação de contratos costuma ser o momento mais crítico. No entanto, com o uso de templates padronizados e aprovados pelo jurídico, é possível criar contratos em minutos, sem retrabalho ou cláusulas fora do padrão. 

Se todos os materiais são digitalizados, basta usar a automação para importar dados diretamente de sistemas como CRM e ERP e em seguida preencher os campos automaticamente.

Além disso, a colaboração em tempo real entre áreas elimina trocas intermináveis de e-mails, tornando o processo mais rápido e transparente.

Revisão, negociação e aprovação

A revisão manual nem sempre é confiável, pois é possível cometer erros, deixar informações importantes de fora, além, é claro, da demora nesse processo. 

Com fluxos digitais, cada parte envolvida recebe notificações automáticas para revisar ou aprovar, sem depender de longas trocas de documentos e e-mails. O controle de versões assegura que todos trabalhem sobre o mesmo arquivo, enquanto a aprovação eletrônica agiliza o processo.

Assinatura e formalização

A etapa de assinatura sempre foi um gargalo quando feita no papel. A assinatura digital, além de ter validade jurídica, elimina a impressão, envio e armazenamento de documentos físicos. 

Empresas que adotam a assinatura eletrônica de documentos percebem reduções drásticas de tempo: contratos que levavam dias ou até semanas agora podem ser formalizados em poucas horas.

Armazenamento e gestão documental

A empresa que trabalha com a automação tem um repositório de contratos central e seguro, com busca inteligente e permissões de acesso. Contratos ativos e encerrados ficam armazenados em um só local, o que facilita auditorias, garante compliance e evita a temida perda de documentos importantes.

Monitoramento, cumprimento e renovação

Alertas automáticos e dashboards de desempenho são soluções fundamentais e facilitam a visualização global de todos os contratos. A solução de automação do ciclo de vida de contratos evita que prazos passem despercebidos, auxilia para renovar acordos e também diminui custos de renovações automáticas indesejadas.

Principais desafios na gestão de contratos e como superá-los

Mesmo em empresas bem estruturadas, a gestão de contratos pode esbarrar em alguns obstáculos que comprometem a eficiência operacional e segurança jurídica. 

A boa notícia é que esses problemas têm solução — e as tecnologias digitais já provaram ser o caminho mais rápido para superá-los.

Contratos dispersos e falta de padronização

Um dos maiores problemas é ter contratos espalhados em pastas locais, e-mails ou até arquivos físicos. Essa dispersão faz com que a parte documental se torne um verdadeiro quebra-cabeça, com equipes correndo atrás de informações em cada um dos setores para tentar juntar as peças. 

E não para por aí, muitas vezes esses documentos até são encontrados, mas há um grande risco de ainda serem versões desatualizadas. Além disso, quando cada área cria contratos à sua maneira, surgem cláusulas inconsistentes e desalinhadas com o jurídico e outros setores. 

A solução está na centralização de todos os contratos e no uso do Docusign IAM (Intelligent Agreement Management). De maneira bem simples, o software envolve três grandes dimensões:

• criação/preparação de acordos;

• formalização (assinaturas, validações, segurança);

• gestão pós-assinatura (armazenamento, monitoramento, análise).

Em apenas poucos cliques, é possível visualizar e gerenciar todos os acordos de uma empresa. Do começo ao fim, e de forma digital, integrada, automatizada e com dados acionáveis. Tudo em uma única plataforma digital.

Perda de prazos e renovações automáticas indesejadas

Outro desafio muito comum é esquecer prazos. Quando um contrato vence sem que ninguém perceba, a empresa pode pagar mais caro por uma renovação automática que não fazia sentido. 

Ou seja, controlar todos os contratos manualmente, com planilhas e lembretes, é um risco imenso e que pode custar bem caro. Entretanto, com a digitalização esse problema deixa de existir. 

Você e outros responsáveis recebem alertas automáticos sobre prazos que se aproximam. A partir disso, a visibilidade centralizada garante que gestores recebam notificações sobre vencimentos próximos, para que possam se preparar para renegociar ou encerrar contratos antes que gerem custos extras.

Dificuldade de análise e reporting

Sem relatórios confiáveis, fica difícil identificar gargalos, analisar riscos ou enxergar oportunidades de economia. As soluções digitais contam com dashboards interativos e relatórios automatizados, capazes de analisar cláusulas, prazos e valores em tempo real.

A ideia é que os responsáveis tenham total clareza para tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados. Além disso, recursos de IA ajudam a identificar cláusulas importantes, obrigações ocultas, riscos e oportunidades de melhoria.

Como implementar uma gestão de contratos digital na sua empresa

Implementar uma nova solução exige micro-tarefas. Confira o passo a passo de como iniciar a implementação de um software CLM (Contract Lifecycle Management, ou Gestão do Ciclo de Vida de Contratos) na sua empresa.

1. Faça um diagnóstico inicial 

Antes de qualquer mudança, entenda a realidade atual.

• Quantos contratos sua empresa cria e gerencia por ano?

• Quanto tempo cada área leva para aprovar e assinar?

• Onde estão os gargalos (atrasos, custos, erros, riscos)?

Esse levantamento serve como linha de base para medir os ganhos depois da digitalização.

2. Crie um plano com modelos e fluxos

A falta de padronização é um dos principais vilões. Definir templates aprovados pelo jurídico, criar fluxos de aprovação (por valor, tipo de contrato ou área) e organizar tudo em categorias (vendas, fornecedores, RH etc.) é o que vai facilitar a gestão. 

Assim, cada novo contrato já nasce alinhado às regras da empresa.

3. Conecte sistemas e dados 

A gestão digital só faz sentido se estiver integrada ao que a empresa já usa. Por isso, veja a possibilidade de conectar seu CRM, ERP ou HRM para os contratos serem preenchidos automaticamente com dados confiáveis e configure APIs.

4. Comece com um piloto

Este é um ponto primordial: não tente transformar tudo de uma vez. 

Em vez disso, escolha uma área estratégica e implemente o processo digital em contratos de um tipo específico. Acompanhe indicadores-chave, como tempo médio de aprovação e custo por contrato. 

Após os testes e avaliação de resultados, você coleta feedbacks e começa a ajustar templates e fluxos para engajar outras áreas.

5. Monitoramento e melhoria contínua

Depois de escalar para outros departamentos, comece a monitorar, ajustar templates e refinar fluxos de trabalho. A gestão digital não é estática e evolui com as necessidades do negócio.

Nesse contexto, preste atenção às métricas e resultados após a implementação e estabeleça revisões periódicas para manter o aprimoramento contínuo. A compliance contratual só é eficiente com a gestão regular em todas as etapas.

Benefícios comprovados da gestão digital de contratos

A gestão digital de contratos vai muito além de substituir papel por arquivos digitais. Ela transforma processos, libera tempo de equipes e traz resultados reais.

Economia de tempo e recursos

Automatizar tarefas como preenchimento, revisão e assinatura corta etapas repetitivas e acelera negociações. Com a solução de gerador de contratos e automação de envios libera profissionais para se dedicarem a atividades estratégicas e reduz custos operacionais.

Um exemplo disso foi que o Sicredi viu a redução de aproximadamente 99,5% no tempo de conclusão de seus contratos de crédito — o que antes levava até 72 dias para ser finalizado, agora é concluído em apenas 8 horas!

Compliance e redução de riscos

Os modelos padronizados e aprovações automatizadas impulsionam o operacional. Dessa maneira, todos os contratos são alinhados às políticas internas e à legislação vigente. Além disso, cada etapa fica registrada em trilhas de auditoria para facilitar inspeções e diminuir riscos jurídicos.

Visibilidade e inteligência

Os dashboards e relatórios em tempo real dão clareza sobre prazos, valores e responsabilidades. A visibilidade macro ajuda na identificação de problemas, na previsão de obrigações financeiras com antecedência e mostra todos os dados para os gestores tomarem decisões mais inteligentes.

Sustentabilidade e impacto positivo

A agenda ESG é algo cada vez mais valorizado por clientes e investidores. Sem as impressões e transporte de documentos, automaticamente a sua empresa diminui o consumo de papel e a pegada de carbono. 

Não se trata apenas de economia financeira. A implementação de ferramentas digitais reforça o compromisso da sua empresa com a sustentabilidade e tem inúmeros benefícios para a marca. 

Como a Docusign transforma a gestão de contratos

A Docusign não oferece somente uma solução de assinatura eletrônica: tem uma plataforma completa para transformar a gestão de contratos da sua empresa em um processo simples, rápido e seguro.

Você cria contratos mais rápido e gerencia todos os acordos como nunca imaginou. Uma plataforma intuitiva, segura e com workflows automatizados para que suas aprovações sigam regras claras, sem atrasos. 

Conte com a ajuda da inteligência artificial para encontrar cláusulas críticas e analisar riscos, sem precisar passar horas para ler cada documento. Além disso, faça a integração nativa à assinatura eletrônica e aproveite recursos inteligentes que simplificam o dia a dia em todos os setores.

Essa plataforma é o Docusign IAM. Você moderniza sua empresa, ganha eficiência, conta com padrões de segurança global e economiza recursos em uma única solução de gestão de contratos. Avalie onde estão hoje as maiores dificuldades da organização e dê o primeiro movimento rumo à digitalização. 

É hora de mudar os rumos da sua empresa. Conheça nossas soluções e junte-se a mais de 1,7 milhão clientes ao redor do mundo que já otimizam seus contratos com a Docusign!