Da burocracia à autonomia: como a Sauter transformou seus acordos com Docusign

E se fosse possível transformar a burocracia em agilidade e autonomia, fechando acordos em até duas horas e garantindo segurança jurídica com uma ferramenta fácil de usar? Para a Sauter, essa visão se tornou realidade ao implantar a Docusign, revolucionando a forma como a empresa gerencia seus acordos. 

A Sauter é uma AI Power House especializada em Inteligência Artificial, Cloud, Consultoria Tecnológica, Gestão de Serviços, Data Solutions e Cybersecurity. Nascida no começo de 2020, de um sonho de tornar os serviços de tecnologia mais simples e ágeis, a empresa tem como propósito apoiar a evolução digital do mercado com atuação inclusiva e socialmente responsável. 

Premiada como Google Partner of the Year por dois anos consecutivos,  a companhia é a maior parceira do Google Cloud no Brasil. A Sauter possui atualmente mais de 300 clientes, cerca de 150 colaboradores e faturamento anual de R$150 milhões.

“Nosso foco é apoiar a transformação digital dos nossos clientes por meio de soluções em nuvem, dados, segurança e inovação. Temos como prioridades a excelência na entrega, a escalabilidade dos serviços e a construção de relacionamentos de longo prazo, sempre com eficiência operacional e governança”, descreve Kleberson Rodrigues, sócio e CFO da Sauter.

O custo da burocracia: riscos operacionais e retrabalho 

O diretor financeiro da Sauter conta que, nos primeiros meses da empresa, o processo de gestão dos contratos era engessado. O fluxo típico de um contrato envolvia várias trocas de email, edições manuais de documentos e acompanhamento informal de status, o que gerava riscos operacionais e retrabalho.

“Dependíamos de edições manuais e centralização em poucas pessoas, o que gerava um elevado tempo para finalização dos documentos”, relembra.

Escolha pela assinatura eletrônica da Docusign

Não demorou muito até a empresa começar a buscar uma solução que trouxesse agilidade, segurança jurídica e que também permitisse aumentar a autonomia das equipes internas.  

A escolha pela assinatura eletrônica da Docusign se deu, principalmente, pela combinação de um atendimento ágil, segurança de uma plataforma globalmente reconhecida e facilidade de uso, já que é uma solução democrática e acessível a todos os perfis de usuários.

“Além disso, o custo-benefício a longo prazo foi um fator decisivo, considerando a escalabilidade da ferramenta e o potencial de automação dos nossos fluxos documentais. Esses diferenciais tornaram a Docusign a escolha mais estratégica para acompanhar o nosso crescimento”, explica Kleberson. 

Superando os desafios iniciais 

O sócio e CFO da Sauter fala que, no começo, a empresa usava apenas o modelo básico de assinatura eletrônica. Com o tempo, passou a utilizar também os recursos de templates, geração automatizada de contratos, inclusive para clientes enterprise, e integração com os fluxos de RH, como certificações de compliance, LGPD e processos admissionais. 

Kleberson diz que a implementação do eSignature logo nos primeiros meses de existência da empresa facilitou a jornada digital. Ainda assim, como é comum acontecer em organizações em crescimento, houve desafios pontuais na adoção por parte de algumas equipes, especialmente na padronização de fluxos.   

“No entanto, o suporte e os treinamentos oferecidos pela Docusign foram fundamentais para superarmos essas barreiras. Eles nos acompanharam em todas as fases, desde a implantação inicial até o uso mais avançado da ferramenta, o que contribuiu para uma adoção sólida e eficiente por toda a empresa”, avalia. 

Agilidade e fluidez em diferentes departamentos

Na Sauter, o eSignature é usado em praticamente toda a empresa, com diferentes áreas explorando a ferramenta de acordo com suas necessidades específicas. 

O time comercial é um dos maiores usuários, utilizando o recurso para contratos com clientes, aditivos e propostas. Com acesso a templates padronizados, a equipe tem autonomia para enviar documentos, acionando o Jurídico apenas quando há necessidade de cláusulas específicas ou exceções contratuais. 

O RH utiliza a ferramenta para rotinas de contratação, envio de documentos internos e gestão de admissões. Já o time de Compliance aplica para certificações e confirmações de treinamentos obrigatórios.  Na área financeira, a assinatura eletrônica é utilizada nos processos com fornecedores e validações contratuais. E a equipe técnica emprega a ferramenta para formalização de escopos e declarações de entrega. 

Contratos finalizados em até 2 horas

O sócio da Sauter revela que a adoção do eSignature trouxe ganhos expressivos em produtividade, controle e sustentabilidade. Antes da Docusign, um acordo podia levar cerca de 3 semanas para ser assinado. Atualmente, a empresa consegue finalizar um contrato em até 2 horas, tornando o processo 60 vezes mais rápido. “Isso impacta diretamente o ciclo de vendas, o tempo de resposta ao cliente e a eficiência operacional”, explica.

Kleberson destaca também a redução significativa de custos com papel, impressão, logística e retrabalho. Isso reforça o compromisso com práticas de ESG, já que a empresa opera com 100% dos documentos digitais, contribuindo para a redução da pegada ambiental. 

“A padronização dos processos também elevou a satisfação interna dos times e proporcionou uma experiência mais fluida e segura para nossos clientes”, comemora.

Eficiência e rastreabilidade com integrações

Além do eSignature, a Sauter utiliza o Docusign Gen para Salesforce, recurso de preparação de documentos que capacita a equipe a gerar documentos sem deixar a interface de usuário do Salesforce. “Isso nos permite gerar e enviar documentos de forma automatizada e padronizada diretamente no fluxo comercial”, explica o diretor financeiro.

Kleberson cita também as integrações via API com outras plataformas, como o Monday.com, que garantem processos conectados aos sistemas de gestão de projetos e governança interna da companhia. “Essas integrações trouxeram mais fluidez, rastreabilidade e eficiência para nossa operação”, celebra. 

Docusign para além da assinatura eletrônica

Após cinco anos de uso de produtos da Docusign, o sócio da Sauter recomenda: “Não encare a Docusign apenas como uma ferramenta de assinatura eletrônica, mas como uma plataforma estratégica para transformação digital”.

Para Kleberson, a Docusign não só acelera processos e reduz custos, como também aumenta a segurança jurídica, a autonomia dos times e a governança documental da organização.