De 5 dias a 24h: como o Banco Bmg multiplicou por 5 a eficiência com Docusign

Imagine tornar 5 vezes mais rápido o processo de assinatura de contratos e documentos, reduzindo o tempo de conclusão de 5 dias para apenas 24 horas. Foi esse ganho impressionante de agilidade que a área de RH do Banco Bmg alcançou após implementar a assinatura eletrônica da Docusign. 

Fundado em 1930, o Banco Bmg é um dos mais tradicionais do país, e pioneiro na oferta de crédito consignado. Com quase 100 anos de história e 10,5 milhões de clientes em todo o Brasil, a instituição tem a missão de proporcionar o acesso ao crédito com juros mais baixos, oferecendo uma gama de produtos e serviços financeiros que abrange diversos públicos. 

O banco se destaca pela união entre tecnologia e simplicidade, democratizando o acesso a serviços bancários e valorizando o contato humano, seja em agências bancárias, nas franquias help! ou na maior rede de correspondentes bancários do país. 

O desafio do papel: lentidão e burocracia

Maria Fernanda de Jesus Evangelista, superintendente de Operações Atacado do Banco Bmg, lembra que, até o começo de 2020, os contratos eram assinados de forma física, em papel. 

“Era um processo operacional manual com alto potencial de melhoria”, descreve. Ela diz que assinaturas físicas de contratos de empréstimos para empresas levavam até 7 dias para serem concluídas.

A superintendente conta que o Banco avaliava opções para digitalizar os processos de assinaturas. Na pandemia, se tornou ainda mais prioritário buscar uma solução de assinatura eletrônica para tornar os processos mais ágeis, eficientes e seguros, em meio às limitações impostas pelo lockdown. 

Com isso, o Banco Bmg escolheu a opção que melhor atendia às necessidades da instituição: o eSignature da Docusign.

A implementação da assinatura eletrônica começou pela área de Operações Corporate e o RH.  Atualmente, o eSignature é usado em todo o Banco.

A virada digital: agilidade e eficiência em números

Com o eSignature, a área de Operações Atacado registrou evolução de 7 para até 2 dias nas assinaturas de contratos de empréstimos para empresas, tornando o processo 3,5 vezes mais rápido. 

No RH, a agilidade também foi notável, com o tempo médio para firmar contratos e documentos diminuindo de 5 dias para até 24 horas, ficando 5 vezes mais rápido.

Além da assinatura: a inovação do RH com Docusign Web Forms

Fábio Almeida, head de Operações de RH do Banco Bmg, cita outros benefícios da solução, como ganho de escala, eficiência, agilidade, metodologia de trabalho e segurança. 

O executivo destaca um caso de uso que envolveu a colaboração entre os times do Banco Bmg e da Docusign, resultando na customização de uma funcionalidade para atender às necessidades específicas da empresa. 

“A empresa contrata entre 60 e 70 pessoas por mês. No processo de admissão, cada uma delas tinha que preencher um formulário e enviar uma série de documentos por email”, diz o executivo.

Com o Web Forms, recurso integrado ao eSignature, foi possível personalizar um formulário que permite anexar documentos, tornando o processo mais simples e ágil, tanto para a empresa quanto para o funcionário. O Web Forms permite criar formulários dinâmicos rapidamente, sem precisar escrever código. 

Com a solução, foi possível reduzir de 1 hora para até 20 minutos o processo de admissão. 

O futuro da gestão de acordos no Banco Bmg

Satisfeitos com o eSignature, o Banco Bmg contratou recentemente o Docusign CLM, que está em fase de implementação na empresa. 

O software de gestão do ciclo de vida de contratos ajuda a:

• reduzir consideravelmente o tempo necessário para completar acordos;

• minimizar os riscos;

• aumentar a produtividade dos colaboradores.