Cost avoidance: saiba o que é, diferenças para saving e como aplicar

O cost avoidance é uma prática voltada para evitar custos futuros por meio de decisões estratégicas. Diferentemente de um corte direto, ele atua na prevenção de despesas, contribuindo para a eficiência operacional e o controle financeiro sustentável de empresas.

Enquanto o cost saving (economia de custos) visa reduzir custos já existentes, o cost avoidance busca impedir que eles ocorram. 

Para saber mais sobre essa estratégia, incluindo como aplicá-la, continue acompanhando a leitura!

Qual é a importância do cost avoidance?

Existem cinco motivos principais que tornam o cost avoidance relevante para negócios. Conheça cada um deles a seguir!

1. Promove a eficiência operacional

Ao prevenir custos antes que se materializem, o cost avoidance garante operações mais enxutas. Isso significa que a empresa pode operar com menos gastos e desperdícios, alocar melhor os seus recursos e focar em atividades que geram mais valor.

Um bom mapeamento de processos é fundamental nesse contexto, pois ajuda a visualizar etapas críticas e antecipar soluções.

2. Contribui para a sustentabilidade financeira

Evitar gastos desnecessários também ajuda a manter as finanças de companhias mais saudáveis. Assim, é possível, por exemplo, preservar o capital de giro e garantir mais solidez para enfrentar oscilações do mercado.

3. Gera previsibilidade orçamentária

Ao implementar estratégias de cost avoidance, o planejamento financeiro se torna mais previsível. Dessa forma, negócios podem se antecipar a cenários de risco e tomar decisões baseadas em dados e projeções realistas.

4. Reduz riscos financeiros e operacionais

Práticas preventivas, como manutenções regulares e revisão de contratos, ajudam a evitar que falhas futuras e divergências resultem em prejuízos. Assim, essas medidas diminuem riscos e contribuem para a continuidade dos negócios.

5. Melhora a competitividade de empresas

Negociar melhores condições com fornecedores e investir em tecnologias que reduzem custos futuros gera economia preventiva, o que, por sua vez, pode ser revertido em preços mais competitivos e uma maior margem de lucro para companhias.

Qual a diferença entre cost avoidance e saving?

É importante saber que cost avoidance e cost saving são dois conceitos distintos. Entenda as principais diferenças entre eles.

• Cost avoidance: ele não aparece diretamente no orçamento, mas ajuda a evitar gastos futuros. Está associado à prevenção e decisões estratégicas antecipadas. Um exemplo é manter os contratos vigentes em condições favoráveis;

• Cost saving: reduz um custo já existente, funcionando de maneira corretiva. Ele gera uma economia no orçamento atual e muitas vezes surge como resposta a uma emergência. Um exemplo é renegociar contratos para diminuir valores atuais.

Como aplicar cost avoidance no seu negócio?

Para aplicar o cost avoidance na sua empresa, é necessário seguir cinco passos. Veja quais são eles a seguir.

1. Mapeie os principais centros de custo: avalie onde a sua empresa gasta mais e quais áreas estão mais suscetíveis a custos imprevistos ou desperdícios operacionais;

2. Implemente controles preventivos: estabeleça políticas de governança de custos e auditorias regulares para evitar desvios e decisões que gerem despesas desnecessárias;

3. Negocie com fornecedores de forma estratégica: se antecipe às renovações contratuais e negocie cláusulas que evitem aumentos futuros, prevendo variações cambiais ou de preço, por exemplo;

4. Invista em automação e digitalização: soluções tecnológicas, como a assinatura eletrônica da Docusign, evita custos com papel, transporte e armazenamento físico, além de acelerar fluxos;

5. Monitore e revise os processos constantemente: o cost avoidance exige uma abordagem contínua, com acompanhamento frequente dos indicadores e ajustes conforme mudanças de mercado. 

Assim, conforme o quinto passo acima, é possível garantir que as iniciativas estejam conectadas ao planejamento tático da empresa.

Exemplos de cost avoidance

Existem diversos exemplos práticos de custo evitado que você pode usar como base para aplicar no seu negócio. Veja!

• Renegociação de contratos de serviços: ao antecipar o fim de um contrato e renegociá-lo, a sua empresa pode evitar aumentos e garantir melhores condições de fornecimento;

• Manutenção preventiva de equipamentos: revisar máquinas e implementar correções antes de uma pane evita gastos com consertos emergenciais e interrupções operacionais;

• Automação de processos burocráticos: automatizar fluxos de aprovação ou envio de documentos ajuda a diminuir erros manuais que poderiam gerar retrabalho ou multas;

• Treinamentos periódicos para colaboradores: capacitar colaboradores reduz o risco de erros e falhas operacionais, além de retrabalhos e uso incorreto de ferramentas. Ainda, esse tipo de iniciativa, aliada ao planejamento estratégico, fortalece a cultura de prevenção e contribui para a eficiência no longo prazo;

• Revisão de contratos com cláusulas de reajuste automático: ao revisar cláusulas indexadas de maneira inadequada, é possível evitar aumentos que impactem diretamente os custos fixos da empresa.

Como calcular o cost avoidance?

O cálculo do cost avoidance não é tão direto quanto o de cost saving, pois se trata de uma despesa que não aconteceu. Ainda assim, é possível estimar sua eficácia com base em projeções confiáveis.

Veja como você pode calcular o custo evitado: 

• Cost avoidance = custo previsto - custo real após ação preventiva.

Veja um exemplo prático. Imagine que uma empresa previa gastar R$ 50 mil com licenças de software, mas, por antecipar a negociação, pagou R$ 42 mil. Neste caso, o custo evitado foi de R$ 8 mil.

• Cost avoidance = R$ 50 mil - R$ 42 mil = R$ 8 mil.

Estratégias de cost avoidance

Há diferentes estratégias que podem colaborar com a aplicação do cost avoidance. Confira a seguir as principais.

• Avaliação periódica de contratos: revise cláusulas contratuais e prazos para evitar renovações automáticas desfavoráveis;

• Análise criteriosa de fornecedores: escolha parceiros que ofereçam estabilidade de preços e menos risco de reajustes repentinos;

• Investimento em treinamentos: capacite as equipes para reduzir erros que possam gerar retrabalho ou multas por não conformidade;

• Adoção de tecnologia: invista em soluções tecnológicas como as da Docusign, que reduzem o uso de recursos físicos, elimina erros manuais e otimiza o fluxo de acordos;

• Auditorias periódicas e compliance ativo: faça verificações internas regularmente, pois elas ajudam a evitar fraudes e despesas não autorizadas;

• Monitoramento de indicadores financeiros: implemente métricas de cost avoidance que ajudem a identificar padrões e oportunidades de prevenção.

Ganhe eficiência com as soluções da Docusign

A Docusign oferece uma plataforma completa de assinatura eletrônica e gestão de documentos, ideal para empresas que buscam redução de custos operacionais e maior controle sobre seus contratos.

Com a Docusign, é possível:

• automatizar processos e evitar retrabalho;

• reduzir gastos com papel, impressão e transporte;

• antecipar receitas com fluxos de assinatura mais rápidos;

• garantir conformidade e segurança em cada etapa do acordo.

Ao digitalizar todo o ciclo de vida de um contrato, você obtém uma visão clara dos compromissos assumidos e dos riscos evitados — o que contribui diretamente para estratégias de governança de custos e otimização financeira.

Conheça a solução de Intelligent Agreement Management (IAM) da Docusign e veja como ela pode ajudar!

Adotar práticas de cost avoidance é útil para empresas que buscam maior eficiência, sustentabilidade e previsibilidade financeira. Portanto, agora que você já conhece melhor essa estratégia, procure aplicá-la no seu negócio.

Quer melhorar a eficiência da sua empresa e evitar custos desnecessários? Saiba mais sobre as soluções da Docusign e transforme a gestão dos seus acordos!