Como transformar acordos da indústria de manufatura para um futuro digital-first

Há muito tempo, os acordos têm sido uma das áreas mais lentas para a inovação no setor de manufatura. A excessiva dependência de sistemas baseados em papel, uma relutância geral em alterar práticas estabelecidas e suposições equivocadas sobre tecnologias de gerenciamento de contratos fizeram com que a manufatura ficasse para trás de outros setores.

A pandemia marcou um ponto de virada, com as manufaturas se afastando de processos de acordo lentos e isolados. A agitação forçou uma nova olhada nas tecnologias digitais e nos benefícios prometidos da automação e da IA para navegar em mercados cada vez mais dinâmicos e imprevisíveis.

Para um aprofundamento na digitalização e como ela está mudando o cenário dos acordos de manufatura, conversamos com John Dougherty, gestor de manufatura para as Américas na ServiceNow. Com mais de duas décadas de experiência em manufatura e cadeia de suprimentos, Dougherty testemunhou em primeira mão como as tecnologias digitais estão remodelando os processos de acordo para maior eficiência de custos e uma maior vantagem competitiva.

A pressão para digitalizar acordos está em alta

Dougherty citou uma combinação de aumento da atividade de acordos e a pressão para otimizar operações e cortar custos como tendências-chave que impulsionam a digitalização nos acordos de manufatura:

Aumento da carga de trabalho de acordos a partir da recertificação e integração de fornecedores

O impulso pós-pandemia para a diversificação de fornecedores levou as manufaturas a buscar e integrar novos fornecedores e parceiros de negócios. Ao mesmo tempo, uma enxurrada de novas regulamentações e as metas ESG cada vez mais ambiciosas das empresas significam que as equipes de compras e produção estão reavaliando e recertificando acordos de fornecedores para garantir a conformidade com essas novas metas.

"É um processo que consome muito tempo. Pense na enorme quantidade de papelada envolvida nessas revisões e no fato de que não é apenas um departamento - são dezenas de partes interessadas em várias equipes."

Dougherty observou que, à medida que as equipes jurídicas enfrentam cargas de trabalho crescentes na renegociação de contratos e na elaboração de novos acordos, a digitalização e a automação são fundamentais para aprimorar a comunicação e a colaboração entre departamentos e melhorar a visibilidade dos dados de contratos.

Uma necessidade urgente de otimizar as operações jurídicas e de RH

À medida que os custos operacionais disparam e os orçamentos apertam, as manufaturas enfrentam o desafio de fazer mais com menos recursos. "A maioria dessas empresas têm departamentos jurídicos e de RH pequenos", disse Dougherty. "E sobrecarregá-los com trabalho manual tedioso não é o uso mais inteligente desses recursos." Ele acrescentou que, para ajudar a aliviar esses gargalos, muitas empresas do setor estão recorrendo à IA.

"Estamos vendo mais empresas irem além da digitalização básica e integrarem a IA generativa para tarefas como localizar cláusulas ou termos em acordos e elaborar documentos iniciais."

Com a IA cuidando de tarefas repetitivas e de baixo nível, os negociadores podem se concentrar em áreas de maior impacto e na construção de relacionamentos.

Ganhando uma vantagem competitiva em um mercado de trabalho cada vez mais concorrido

Dougherty destaca os acordos de emprego como uma grande preocupação para as manufaturas.

"Em 13 reuniões executivas com CEOs de empresas clientes da ServiceNow no ano passado, o principal desafio citado foi a integração de novos funcionários."

Esse desafio envolve vários elementos - todos impulsionados pela persistente escassez de mão de obra qualificada na manufatura:

• Atualização e renovação de acordos de emprego: para ter sucesso em um mercado de talentos altamente competitivo e se adaptar a um novo mundo de trabalho, as manufaturas tiveram que atualizar os acordos de emprego para acomodar de tudo, desde novos benefícios a horários de trabalho flexíveis.

• Aceleração dos procedimentos de integração: em um mercado de trabalho concorrido, um processo de integração lento e complicado coloca as empresas em desvantagem. Aumenta as chances dos candidatos abandonarem os processos de recrutamento e integração e atrasa o tempo de produtividade dos novos contratados.

• Melhora da visibilidade dos acordos de emprego: uma força de trabalho em constante fluxo significa um maior volume de acordos e aumento dos riscos. Além de questões de conformidade, a pouca visibilidade dos acordos de emprego eleva o risco financeiro e leva a interrupções operacionais.

O papel crescente da IA no gerenciamento de acordos

As manufaturas estão descobrindo que os benefícios da IA e da automação vão muito além de simplesmente automatizar tarefas de rotina. Dougherty apontou para quatro áreas onde as empresas estão alavancando a IA para otimizar os processos de acordo e obtendo benefícios como economia de custos e negociações mais bem-sucedidas:

Análise e agregação de dados

Dougherty destacou que as empresas estão sentadas sobre vastas e valiosas quantidades de dados de acordos que poucas têm tempo para analisar.

"Seja analisando cada transação que tiveram com um determinado fornecedor ou identificando padrões em vários acordos, a IA generativa permite que eles desbloqueiem insights que seriam muito demorados ou complexos para serem descobertos manualmente."

Ele compartilhou que os insights desses dados podem beneficiar as manufaturas que buscam oportunidades para negociar preços melhores com fornecedores, consolidar fornecedores ou comparar o desempenho com os termos negociados.

Melhora da visibilidade e conformidade

Ele observou que garantir que os fornecedores cumpram os direitos especificados em seus acordos é outra área de grande preocupação para as manufaturas, mas que muitas vezes não recebe a atenção vital que merece.

"Calcular as taxas de conformidade para dezenas de termos e condições individuais pode ser uma tarefa extremamente demorada. Portanto, com bastante frequência, as empresas não terão dados precisos sobre o quão bem seus fornecedores estão aderindo aos termos acordados."

Ele acrescentou que as manufaturas podem alavancar dados agregados pela IA para otimizar os cálculos das taxas de conformidade e obter maior visibilidade do desempenho geral de seus fornecedores.

Gerenciamento de direitos

Além dos insights de dados agregados, Dougherty afirmou que ferramentas alimentadas por IA com recursos como configurações de regras predefinidas e alertas de acionamento estão se mostrando particularmente úteis para otimizar as verificações de conformidade e garantir a adesão consistente aos termos contratuais.

"As empresas perdem muito dinheiro ao fornecer serviços fora dos direitos contratuais. Uma vez que isso acontece, recuperar esses ganhos pode ser muito difícil."

Por que um processo robusto de acordo é fundamental

Dougherty ressaltou que, sem um processo de acordo eficiente, mesmo a melhor tecnologia não trará os resultados esperados. "Eu vejo tantas empresas sendo retidas por processos desatualizados e ineficientes - elas simplesmente não estão preparadas para a velocidade dos negócios modernos." Ele deu o exemplo de um fabricante que enfrentava problemas na renovação do contrato de um fornecedor para ilustrar como a tecnologia não substitui processos eficientes.

"Quando o fornecedor devolveu o documento, ele ficou em análise jurídica por quase dois meses", ele compartilhou. "Basta pensar em quanto tempo, recursos e esforço foram desperdiçados - sem mencionar o risco da equipe de compras ter trabalhado com o contrato antigo."

De acordo com Dougherty, estabelecer um bom processo de acordo não é suficiente. Uma das melhores práticas que ele recomenda para as manufaturas é testar a pressão dos processos de acordo para garantir que eles possam resistir a desafios como exceções e mudanças nos relacionamentos com os fornecedores. "Faça um teste de pressão desses fluxos, certifique-se de que sua equipe saiba como lidar com exceções e crie um manual de instruções forte para lidar com essas exceções fora dos fluxos de processo padrão."

É hora de apertar o botão "play” na digitalização

Embora muitas manufaturas estejam adotando a digitalização de acordos, Dougherty destacou que muitos permanecem relutantes. A manufatura é uma das indústrias mais atacadas ciberneticamente, então "há muitas pessoas que ainda estão preocupadas em colocar seus contratos em um ambiente onde partes não autorizadas possam ter acesso a eles", disse ele.

Em um mercado em rápido movimento que exige flexibilidade e agilidade, os benefícios da digitalização de acordos são substanciais, e Dougherty aconselha as manufaturas a avaliar cuidadosamente os provedores de gerenciamento de contratos para garantir processos seguros:

"Procure por provedores que sigam padrões de segurança reconhecidos globalmente como LGPD, ISO ou GDPR. Certifique-se de que as plataformas de gerenciamento de acordos vêm com verificações de conformidade e segurança integradas. E escolha parceiros com fortes culturas de segurança, transparência e segurança."

O Intelligent Agreement Management (IAM) é uma nova categoria de software em nuvem alimentada por IA que ajuda a otimizar e automatizar os processos de acordo.

O Docusign IAM capacita as manufaturas a digitalizar todo o ciclo de vida do acordo com segurança. Entre em contato conosco para saber como podemos te ajudar a liberar todo o poder dos dados de seus acordos e transformá-los em tomadas de decisão inteligentes e orientadas por dados que impulsionam seus negócios.