Como fazer assinatura digital? Passo a passo completo!

Assinar documentos eletronicamente é um verdadeiro adianto de vida. 

Tendo a mesma validade jurídica de assinaturas manuais, as assinaturas eletrônicas e digitais reduzem o ciclo de vida de contratos, colaboram para a economia financeira de empresas e agilizam processos burocráticos. 

Neste artigo, vamos explicar como fazer uma assinatura digital e como obter o certificado digital que garante a autenticidade da identidade dos signatários. Confira!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica qualificada que utiliza um certificado digital com dados criptografados para reconhecer e autenticar o signatário.

O certificado digital é uma espécie de identidade digital emitida por Autoridades Certificadoras (ACs)  vinculadas à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) — estrutura hierárquica que detém fé pública para regulamentar essas emissões no país, tal qual um órgão de emissão de documentos, como o Detran ou a Secretaria de Segurança Pública (SSP).

Certificados digitais dentro dos padrões estabelecidos pela ICP-Brasil seguem os princípios da:

• autenticidade — o receptor pode confirmar que a assinatura foi feita pelo remetente;

• integridade — qualquer alteração da mensagem anula a assinatura;

• não repúdio — o remetente não pode negar a autenticidade da mensagem.

Como funciona a assinatura digital na prática?

A assinatura digital se baseia no conceito de cifragem do conteúdo mediante algoritmos de criptografia assimétrica. Ou seja, o envio e a leitura do documento passam a ser feitos por meio de um par de chaves distintas, uma pública e outra privada.

Enquanto uma chave cifra, a outra decifra, sendo que cada uma dessas atividades pode ser feita por quaisquer dessas chaves, desde que cada uma só tenha uma função.

Assim, quando assinamos um documento digitalmente com uma chave privada, cria-se um código de criptografia único. Somente a chave pública relacionada à chave privada que o criou é capaz de decodificá-lo e confirmar a autoria.

Se a chave privada é de conhecimento exclusivo do remetente, a pública pode ser levada livremente ao destinatário. Até porque ela não tem poder de alterar o conteúdo, apenas de fazer a leitura/ratificação de autenticidade.

Quais são as diferenças entre assinatura digitais e eletrônicas?

Assinatura eletrônica é um termo ”guarda-chuva” que se refere a qualquer forma de autenticação de autoria que se utilize dos meios computacionais. 

Ela engloba desde as formas de reconhecimento identitário mais simples, como o escaneamento de uma assinatura manual e reconhecimento de IP relacionado a um e-mail, até os mais complexos, como a utilização de tokens com dados criptografados e biometria.

Hoje, existem 3 tipos de assinatura eletrônica que são reconhecidas pela Lei nº 14.603/2020 e que têm validade jurídica no Brasil. 

A diferença entre elas é o nível de segurança que oferecem na validação de identidade do signatário.

• Assinatura Eletrônica Simples: utiliza dados simples, como endereço de e-mail, CPF e CNPJ, e até códigos enviados via SMS, para identificar o signatário;

• Assinatura Eletrônica Avançada:  conta com verificação biométrica de identidade e validação de informações em bancos de dados confiáveis;

• Assinatura Eletrônica Qualificada: mais conhecida como assinatura digital, a validação de identidade é realizada via dados criptografados disponíveis em um certificado digital emitido dentro das regras e padrões da ICP-Brasil.

Apesar dessas diferenças, todas elas podem ser usadas de forma confiável para a firma de uma infinidade de acordos, como:

• procurações;

• termos de uso;

• documentos fiscais e NFEs;

• contratos de aluguel;

• contratos de prestação de serviços e admissão de colaboradores;

• contratos de negócios como fornecedores e parceiros;

• receitas e prontuários médicos.

Como ter uma assinatura digital?

Para ter uma assinatura digital, é necessário obter um certificado digital emitido por uma AC vinculada à ICP-Brasil.

A Docusign, por exemplo, permite a coleta de assinaturas digitais emitidas por todas as ACs reconhecidas pela ICP-Brasil, como Safeweb, Serasa, Valid, Soluti, Certisign, entre outras.

Você pode verificar quais são as Autoridades Certificadoras filiadas à ICP-Brasil aqui.

Essas instituições, normalmente, oferecem diferentes tipos de planos e de certificados digitais. 

Os tipos de certificados digitais mais comuns têm validade de 1 a 3 anos e são:

• certificado A1: fica armazenado no computador ou no celular;

• certificado A3: pode ser armazenado em um dispositivo físico, como um token de certificado, pen-drive ou cartão, ou na nuvem.

Após escolher o tipo de certificado ideal para vocês, a AC emissora vai usar diversos métodos para verificar a sua identidade. 

Como saber se eu tenho um certificado digital?

Para verificar a existência e a validade do seu certificado digital, você pode utilizar a ferramenta de verificação gratuita disponibilizada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

Basta acessar o validador de assinaturas e fazer o upload do documento assinado digitalmente que a ferramenta vai retornar com as informações sobre a sua autenticidade.

Como fazer uma assinatura digital?

Em posse do seu certificado digital — seja utilizando o dispositivo em que ele está armazenado, seja conectando o seu token ao computador ou acessando-o na nuvem —, abra o documento que deseja assinar digitalmente na sua plataforma de assinatura digital, como a Docusign.

Com o documento aberto, encontre os campos de assinatura e escolha o tipo de assinatura eletrônica que deseja utilizar (simples, avançada ou qualificada).

Ao escolher a assinatura digital, selecione a opção de assinatura digital e escolha o certificado digital que irá usar. 

Na Docusign, o nosso Agente de Assinatura listará automaticamente todos os certificados pessoais encontrados no computador do usuário:

Em seguida, digite a sua senha ou PIN para autorizar a assinatura e pronto!

Como criar uma assinatura digital?

Plataformas de assinatura eletrônica, como a Docusign, oferecem tanto fontes pré-definidas para escrever a sua assinatura no documento, quanto às opções de desenhar a firma manualmente com o mouse ou um dispositivo touchscreen ou enviar uma foto da  sua assinatura escrita em papel.

Como enviar um documento para receber assinaturas digitais?

Coletar assinatura digitais é muito fácil com a Docusign:

1. Envie o documento

Carregue dentro da plataforma o arquivo que será assinado.  Ele pode ser em Word, PDF ou outros formatos utilizados para armazenar documentos.

O eSignature, solução da Docusign, funciona em nuvem (cloud), o que significa que você pode enviar os documentos a qualquer momento e lugar, bastando ter acesso à Internet. 

2. Edite o documento

Na plataforma, customize os campos padrões ou personalizados com informações das partes do documento e os locais de assinatura. 

Você escolhe onde serão adicionadas tags indicativas do local de assinatura, as iniciais das partes e a data, por exemplo.

Depois, é só clicar em “Enviar”, que será enviado um link por e-mail para que todos os destinatários possam assinar o documento.

3. Assine no local marcado

Ao receber o e-mail, o destinatário deve acessar o link disponibilizado para iniciar a etapa de assinatura. Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet, incluindo celular, o que amplia a mobilidade do processo.

4. Gerencie as informações Por fim, é importante gerenciar os documentos que foram assinados, já que eles serão conferidos caso haja alguma dúvida ou conflito entre as partes.

Para isso, use o Docusign IAM, plataforma inteligente de gestão do ciclo de vida dos documentos.

O sistema inclui funcionalidades e facilidades como:

- o Docusigin Navigator, um repositório inteligente que analisa contratos com IA, fazendo extrações customizáveis de dados de acordos criando insights estratégicos; - o Docusign Maestro, para automação de fluxos de trabalho sem código; - acesso ao App Center, para integrações com sistemas existentes.

Em sua interface, ainda é possível acompanhar o status do documento, emitir relatórios diversos e realizar auditorias, além de verificar onde o arquivo se encontra no ciclo de assinaturas.

Todos os documentos são armazenados automaticamente, de forma segura. Ao final do processo, tanto remetente quanto destinatários têm acesso ao conteúdo on-line, podendo fazer download e imprimir, se assim desejarem.

Com a Docusign, provedora nº1 de soluções para acordos digitais, a sua empresa tem acesso a uma plataforma completa que promove experiências de contratos convenientes e rápidas para clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores.

Por meio da nossa solução, é possível assinar contratos e qualquer tipo de acordo em praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar do mundo.

Quais são os benefícios de usar assinatura eletrônica?

As assinaturas eletrônicas, além de serem amplamente reconhecidas como legalmente válidas, oferecem algumas vantagens que aumentam a eficiência operacional da sua organização. Confira as principais!

Melhor experiência do cliente

Segundo pesquisa realizada pela Docusign, 55% das empresas que usam a tecnologia de assinatura eletrônica relataram aumento da satisfação do cliente com os processos de contrato digital. 

Aumento da produtividade

As soluções de assinatura eletrônica automatizam totalmente o fluxo de trabalho de documentos, simplificando a execução de contratos e aumentando a produtividade dos funcionários. Esse ganho em produtividade reflete na gestão do tempo e permite que os profissionais se dediquem a atividades mais estratégicas.

Redução dos custos

Outro fator que merece destaque é a redução de custos com materiais e também com a operação. Com a assinatura eletrônica, a empresa elimina gastos com papel, impressão, postagem e armazenamento físico, aspectos que aumentam o custo médio dos documentos.

Menos erros e imprecisões

Como a solução de assinatura eletrônica guia o signatário ao longo de um documento, os erros e imprecisões diminuem. Isso traz um ganho positivo para toda a operação, inclusive em termos de produtividade e conformidade legal.

Mais privacidade e segurança

Precisar transferir contratos físicos de um signatário para outro, especialmente em uma situação de assinaturas múltiplas, aumenta o risco de violação da privacidade. A assinatura eletrônica mantém o documento armazenado com segurança em um local digital e rastreia as alterações do contrato durante todo o processo de assinatura.

As regras de encaminhamento podem ser especificadas para que os signatários tenham acesso dentro da ordem de autorização, o que protege o documento de adulteração ao longo do percurso.

Redução do armazenamento de documentos em papel

Muitas soluções de assinatura eletrônica oferecem armazenamento digital ilimitado e, assim, facilitam a localização e a recuperação de documentos para que você não precise mais dedicar espaço de armazenamento a contratos, acordos e outros documentos assinados.

Rápida implementação

Muitas soluções de assinatura eletrônica se adaptam perfeitamente ao seu fluxo de trabalho e funcionam com as ferramentas que você já usa. Isso permite rapidamente implementar assinaturas eletrônicas nos processos de negócios.

Faça sua assinatura eletrônica gratuitamente com a Docusign

Na Docusign, a sua empresa tem acesso a uma plataforma completa que promove experiências de contratos convenientes e rápidas para clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores. 

Por meio da nossa solução, é possível assinar contratos e qualquer tipo de acordo em praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar do mundo.

Além disso, Docusign utiliza várias táticas e ferramentas para maximizar a segurança dos documentos, do sistema e da autenticação das assinaturas:

• Trust Center — traz informações sobre como é feita a proteção dos dados, acerca de seus testes, certificações, alertas e atualização;

• criptografia — a Docusign usa criptografia para tornar o documento ilegível para hackers que tentarem acessá-lo. Quaisquer modificações não autorizadas serão imediatamente detectadas e identificadas como violações;

• gestão de custódia — a Docusign pode reatribuir seu documento a outro usuário depois da assinatura. Nesse caso, é removido o acesso ao remetente original e concedida a propriedade ao novo usuário;

• Certificado ISO 27001 — a Docusign possui certificações que comprovam que ela toma todas as medidas para garantir a segurança das assinaturas, como ISO 27001, FedRAMP, SSAE 16, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 e PCI;

• proteção contra spam — você pode confirmar a validade dos e-mails e notificações utilizando um código de acesso para abrir os documentos na plataforma da Docusign. Isso é feito para proteger contra spammers e scammers.

Faça um teste gratuito das nossas soluções e comece a aproveitar todos os benefícios que a tecnologia oferece!