Como arquivar documentos de forma eficiente no ambiente empresarial?

O arquivamento de documentos se refere ao armazenamento sistemático e estratégico de registros e acordos administrativos, jurídicos e financeiros de uma instituição.

A organização desses documentos, sejam eles papéis, sejam eles arquivos digitais, deve seguir lógicas de ordenação e regras de acesso que facilitem consultas futuras, garantam a segurança de dados sensíveis e assegurem a conformidade com prazos de guarda.

A seguir, entenda mais sobre o processo e veja como a Docusign pode ajudar.

Por que o arquivamento de documentos é importante para empresas?

Arquivar documentos de forma inadequada gera altos prejuízos financeiros às organizações.

Um estudo da Deloitte para a Docusign indicou que falhas no gerenciamento de contratos acarretam prejuízos anuais de até US$ 2 trilhões de dólares no mundo. 

Imagine que um contrato crítico para sua organização é perdido ou alocado incorretamente.

Na melhor das hipóteses, você ficará desprotegido juridicamente e pode ser impedido de cobrar do contratante a boa execução dos serviços ajustados, por exemplo. 

Na pior, pode ter que arcar com indenizações em Juízo pela acusação de fatos que não consegue comprovar com o contrato — já que a única via física foi perdida. 

Além disso, a legislação brasileira estabelece regras claras para a gestão de documentos públicos e privados. O não cumprimento dessas normas pode resultar em perdas financeiras e problemas legais.

O que diz a Lei de Arquivamento de Documentos?

A Lei 8.159/91 — conhecida também como Lei do Arquivo — instituiu a política nacional de arquivos, exigindo que as instituições arquivem documentos de interesse público e privado de acordo com regras específicas.

Após a Lei 8.159/91, outras leis e decretos que também afetam o arquivamento de documentos foram estabelecidos:

• Lei da Digitalização (Lei nº 12.682/2012): legisla sobre a digitalização e o arquivamento de documentos em meios eletrônicos, conferindo a eles validade jurídica.

• Decreto nº 10.278/2020: regulamentando a lei anterior, este decreto estabelece os requisitos técnicos e de segurança para a digitalização de documentos, garantindo que a versão digital tenha o mesmo valor probatório do original.   

• LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados): estabelece bases de tratamento para dados pessoais, englobando, também, critérios de proteção rigorosos para o arquivamento de documentos que contêm dados de terceiros. A LGPD exige que os documentos sejam mantidos apenas pelo tempo estritamente necessário para sua finalidade, proibindo o armazenamento de informações que já perderam sua utilidade.   

Quais são os prazos de retenção de documentos?

O período de guarda de documentos varia de acordo com a natureza do arquivo.

Documentos fiscais, contábeis e tributários, por exemplo, devem ser arquivados por um período mínimo de 5 anos, segundo o Código Tributário Nacional (CTN). 

Outros tipos de documentos têm prazos específicos que podem variar significativamente:   

• Documentos de RH (recibo de salário e de 13º, comprovantes de férias, folhas de pagamento, termo de rescisão): 10 anos;

• Acordo de Compensação de Horas: 5 anos;

• Carta de Pedido de Demissão: 5 anos;

• Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;

• Comprovantes Previdenciários (FGTS, Previdência): 30 anos;

• Exames do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): 20 anos após o desligamento do colaborador; 

• Contratos de Compra e Venda: até o registro imobiliário e até o término da garantia da obra.   

• COFINS: 5 anos.

Como fazer um arquivamento de documentos eficaz na sua empresa?

Independentemente de você estar lidando com documentos físicos ou digitais, um processo de arquivamento padronizado é a melhor forma de garantir a eficiência.

1. Faça a triagem dos seus documentos

Comece o seu processo de organização com uma triagem inicial dos documentos, para selecionar e classificar os documentos, descartando aqueles que já passaram do prazo de guarda.

Nesta etapa, deve-se agregar arquivos do mesmo setor e, dentre eles, os de assuntos em comum para, então, distribuí-los de acordo com a fase documental:

• corrente: em uso atual;

• intermediária: armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico;

• permanente: arquivo definitivo.

2. Escolha um método de classificação

Com os documentos pré-categorizados, defina o sistema lógico de classificação dos seus arquivos. Os métodos mais comuns incluem:

• geográfico: por local de origem (município, estado, país);   

• alfabético: organizado pela primeira letra do nome do cliente, fornecedor, entre outros;

• numérico: utiliza números crescentes ou um código de identificação;

• ideográfico (por assunto): agrupa documentos com base no tema, como um dossiê de um projeto ou cliente.

3. Defina os locais de arquivamento dos documentos

Tanto os documentos digitais quanto os impressos precisam de locais apropriados para serem armazenados.

A escolha dos espaços destinados à guarda documental deve levar em conta a infraestrutura da empresa, a fim de não onerar o seu orçamento.

No caso de arquivos em papel, a companhia deve pensar em aspectos físicos, como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários, assim como ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação do material impresso.

Os arquivos digitais demandam a preocupação da empresa com o tipo de mídia que lhes servirá de suporte, especificamente com relação à segurança e à capacidade de armazenamento. 

4. Digitalize os documentos físicos

Caso opte pelo arquivamento digital de documentos, é necessário digitalizar aqueles que estão no papel. 

Há duas formas principais de digitalizar documentos físicos:

• usando tecnologias como o OCR (Optical Character Recognition — ou Reconhecimento de Caracteres Ópticos, em português), que reconhece os caracteres a partir de uma imagem e torna o texto pesquisável no computador;

• através da microfilmagem, que consiste na captação fotográfica de alta fidelidade dos documentos físicos, garantindo a sua preservação e validade jurídica a longo prazo.

Ainda nesta etapa, é importante criar regras de nomenclaturas para facilitar a busca posterior.

5. Crie uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é uma ferramenta que ajuda a definir os prazos de retenção de arquivos e, assim, evitar o acúmulo desnecessário de informações, bem como garantir a legalidade do processo.

Esse instrumento é importante porque chama a atenção dos colaboradores para a necessidade de arquivar documentos de acordo com a legislação vigente.

6. Estabeleça regras de acesso aos documentos

Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras para acessar os documentos.

Essas normas devem definir quem pode ter acesso a cada arquivo, além de estabelecer os tipos de alterações documentais possíveis.

Neste caso, armazenar documentos digitalmente apresenta vantagens, já que o acesso se dá mediante registro do colaborador e o histórico de ações pode ser verificado.

7. Opte pela assinatura eletrônica dos seus documentos

Na era da mobilidade, é possível assinar digitalmente quaisquer documentos por diferentes meios, como computadores, tablets e celulares, remetendo-os aos destinatários em questão de segundos. E isso é feito assegurando o mesmo valor jurídico de um documento assinado à caneta, só que com muito mais segurança, já que os documentos são criptografados.

Quais são as vantagens do arquivamento digital de documentos?

Existem muitas vantagens em ter as informações mais importantes da sua empresa sempre centralizadas e à palma da mão:

Economia de tempo 

O arquivamento digital de documentos gera economia de tempo porque, com procedimentos bem estabelecidos, não há a necessidade de retrabalho, e, com a ferramenta correta, a busca por informações contratuais específicas é muito mais rápida.

Economia de dinheiro

A economia financeira também é notável e um dos principais motivos para isso é a redução — e, frequentemente, a extinção — de pagamentos de multas relativas ao descarte de documentos que deveriam ser guardados por um determinado período de tempo.

Além disso, a empresa também economiza com impressões, compra de materiais (armários, fichamentos e pastas), deslocamentos para a coleta de assinaturas e envio de folhas por serviços de postagem, por exemplo.

Otimização da produtividade dos colaboradores

Diante de um sistema de arquivamento digital  eficiente, os colaboradores são capazes de melhorar a sua performance, já que têm as informações necessárias para desempenhar as suas funções com eficiência. Com isso, sobra tempo para que a rede de talentos corporativa possa se dedicar a outras atividades, para além de arquivar documentos ou buscar informações perdidas.

Facilitação de auditorias

Com a otimização dos processos de arquivamento do negócio, as informações demandadas em uma auditoria tornam-se facilmente acessadas e manuseadas. Isso ocorre porque todos os documentos relevantes foram devidamente armazenados e estão organizados de maneira padronizada.

Aumento do nível de segurança da informação

Um documento armazenado digitalmente em nuvem privada está submetido a uma série de camadas de proteção impossíveis de serem copiadas para o mundo físico. São hierarquias de permissões para cada usuário, acesso por login e senha (reforçado com códigos de segurança remetidos ao celular), backups automáticos, entre muitos outros instrumentos.

Conte com a Docusign no arquivamento digital dos seus documentos

A gestão de documentos é um pilar estratégico para qualquer empresa. 

Um arquivamento bem planejado e tecnicamente embasado não é apenas uma exigência legal, mas uma ferramenta poderosa para evitar prejuízos, otimizar processos e proteger informações valiosas.

No entanto, o processo manual, com pilhas de papel, pastas extraviadas e a necessidade de deslocamentos para coletas de assinaturas, cria gargalos que podem custar tempo e dinheiro.

É aqui que a Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) entra em cena. 

O IAM é uma nova categoria de software em nuvem que oferece uma solução completa para a gestão inteligente do ciclo de vida de contratos. Como o CLM, essa plataforma transforma seus documentos em ativos dinâmicos e fáceis de gerenciar, com também armazena e protege os dados. 

Além de tudo isso, o Docusign IAM impulsiona a gestão de acordos com inteligência artificial desenvolvida com base em mais de 20 anos de expertise em tecnologia de acordos. 

Com Docusign Íris, o motor de Inteligência Artifical da Docusign, o IAM extrai e indexa dados de contratos, tornando o conteúdo de qualquer acordo instantaneamente pesquisável e acessível.

Para garantir a conformidade com as leis de arquivamento, a plataforma também monitora e alerta automaticamente sobre prazos de retenção e datas de renovação, eliminando riscos e perdas financeiras.

A gestão inteligente de contratos da Docusign transforma a burocracia em uma vantagem competitiva, permitindo que suas equipes se concentrem no que realmente importa: fechar negócios e impulsionar o crescimento.

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