BPM: saiba o que é Business Process Management e os benefícios

O BPM é uma abordagem estruturada para melhorar os processos de uma organização. Mais do que uma ferramenta, se trata de uma disciplina focada em tornar os fluxos de trabalho mais eficientes, integrados e estratégicos.

Com o avanço da transformação digital e a demanda crescente por agilidade e automação, o BPM se tornou essencial para empresas que buscam se destacar no mercado. 

Ele conecta áreas, ajuda a eliminar gargalos, contribui diretamente para a melhoria contínua das operações e oferece diversos outros benefícios.

Neste conteúdo, conheça o BPM em detalhes, incluindo como implementá-lo e de que forma ele é útil para empresas que lidam com múltiplos processos e documentos!

Entendendo o significado e a origem do BPM

A sigla BPM vem de Business Process Management, que, em tradução livre, significa gerenciamento de processos de negócio. Ele envolve um conjunto de práticas voltadas à análise, modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos empresariais.

O conceito surgiu na década de 1990 como uma evolução natural das iniciativas de reengenharia de processos dos anos 1980. Com o tempo, a abordagem se consolidou como uma disciplina de gestão voltada à melhoria contínua e à eficiência operacional.

Hoje, com a digitalização de tarefas, a gestão de processos ganhou força ao integrar tecnologia, automação e análise de dados. E, em vez de tratar atividades isoladamente, o BPM é uma abordagem que permite enxergar toda a cadeia de valor de maneira estratégica.

Por que o BPM é importante?

Porque adotar o BPM significa sair da gestão baseada apenas em departamentos e começar a operar com foco em fluxos de trabalho interconectados. 

Na prática, o BPM gera mais visibilidade sobre os processos, elimina redundâncias e promove ganhos reais em desempenho.

Com a gestão com foco em processos eficientes, é possível garantir que as atividades sejam realizadas de forma ágil e produtiva. Para isso, utilizar ferramentas estratégicas e soluções inovadoras pode ajudar a aprimorar ainda mais o gerenciamento.

A partir de uma boa gestão de processos, os gestores são capazes de identificar gargalos, solucionar problemas pontuais, melhorar a qualidade dos processos e, consequentemente, aumentar a competitividade da empresa.

A diferença entre BPM, BPMN e BPMS

É válido saber que existem duas siglas semelhantes ao BPM que têm significados distintos, embora todas estejam relacionadas.

• BPM: é a disciplina de gestão dos processos de negócios;

• BPMN: quer dizer Business Process Model and Notation. É a notação gráfica utilizada para modelar e representar processos visualmente;

• BPMS: significa Business Process Management Suite (ou System). É o conjunto de softwares usado para monitorar e automatizar os processos modelados.

Enquanto o BPM define a estratégia e a cultura de melhoria contínua, o BPMN traduz os fluxos para um formato visual, e o BPMS executa esses fluxos com base nas regras definidas.

Esses três elementos se complementam. Uma empresa pode usar o BPM para mapear os processos, o BPMN para representá-los com clareza e BPMS para automatizá-los com eficiência.

Para que serve um BPM?

Um BPM serve para organizar, padronizar, monitorizar e automatizar processos em qualquer tipo de empresa. Ele ajuda a alinhar as operações com os objetivos estratégicos da organização, facilitando a entrega de valor ao cliente.

Em uma empresa que precisa gerar, negociar e assinar contratos com frequência, por exemplo, o BPM pode:

• padronizar o fluxo de criação de documentos;

• integrar departamentos, como vendas, jurídico e financeiro;

• automatizar o envio para assinatura;

• garantir o armazenamento seguro e o fácil acesso aos contratos.

Ou seja, o BPM integra o fluxo de trabalho digital e otimiza a jornada de ponta a ponta. Ele é um grande aliado das organizações que querem implementar com sucesso soluções que realmente transformem a rotina conforme o que o mercado exige hoje.

Quais são os benefícios de implementar um BPM?

O objetivo final do Business Process Management é criar um ambiente de constante aprimoramento do trabalho utilizando tecnologia, com processos transparentes, controláveis e flexíveis.

Agora, o que isso traz de prático para um negócio na era digital? A seguir, confira os principais benefícios de adotar essa abordagem em sua empresa!

Aumento na eficiência e economia

O BPM é útil para a otimização de processos, com a eliminação de tarefas desnecessárias e a automatização dos fluxos de trabalho. O resultado disso só poderia ser economia de tempo e de custos operacionais.

Com esse aumento na eficiência, é possível se destacar no mercado e melhorar a competitividade da empresa. É fazer menos e entregar mais.

Além disso, até mesmo o relacionamento com os colaboradores melhora, uma vez que a empresa oferece recursos mais eficientes e que diminuem a carga de esforço repetitivo dentro das equipes.

Transparência

O BPM também oferece maior visibilidade sobre os processos. Dessa forma, permite que a empresa tenha mais transparência nas operações por meio do monitoramento do andamento das tarefas. 

Além dessa questão, com processos mais transparentes e racionalizados, é possível identificar gargalos de maneira rápida e eficiente. 

A partir disso, os gestores podem fazer ajustes finos de acordo com picos de demanda e tendências emergentes, e sentem que suas decisões têm resultados reais e imediatos em suas estratégias.

Experiência dos funcionários e clientes

Os funcionários também são beneficiados com o BPM. Afinal, a abordagem permite a simplificação de tarefas e facilita a colaboração. E esses são fatores que otimizam a experiência dos profissionais e melhoram a satisfação com o trabalho.

Ainda, é válido destacar que o público interno não é o único que desfruta das vantagens do BPM. Por meio dele, os consumidores também podem receber atendimentos mais ágeis e consistentes, o que favorece a experiência dos clientes com a empresa.

Processos escaláveis

O BPM não tem uma estrutura estática. Isso significa que os processos podem ser ajustados conforme a empresa cresce. Assim, contribui para que o negócio tenha sempre recursos valiosos à disposição.

A estrutura flexível do BPM pode ser expandida e adaptada a novos volumes de trabalhos e necessidades. Esses processos estáveis ajudam a ter resultados práticos de mercado e eficiência nas rotinas, independentemente do tamanho do negócio.

Segurança

Os aspectos legais e a reputação da empresa no mercado também podem ser melhorados com o BPM. Afinal, essa arquitetura contribui para a segurança dos processos e a proteção dos dados da empresa.

Isso garante que as informações sejam armazenadas de maneira segura, com controle de acesso e compartilhamento limitado a pessoas autorizadas. 

Essa gestão de permissões e do monitoramento das atividades está alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e à estratégia de segurança digital da empresa.

Em resumo, com uma boa estrutura de BPM, é possível:

• aumentar a conformidade com normas e políticas internas;

• reduzir o tempo de execução de tarefas repetitivas;

• garantir mais controle e padronização;

• melhorar a experiência de colaboradores e clientes;

• facilitar a integração com tecnologias de automação de processos.

Como implementar o BPM?

Uma grande vantagem do BPM é que a própria estrutura de funcionamento serve como um passo a passo de implementação. Trata-se de um ciclo compreensivo de aprimoramento constante. 

A seguir, saiba como é feito um BPM com as etapas essenciais para o processo!

Mapeamento dos processos

O mapeamento é uma etapa fundamental para iniciar a implementação de BPM. É o momento em que a TI se une a outros departamentos da empresa para detalhar os processos produtivos e administrativos, suas funções e a cadeia lógica que conecta todos eles.

Esta é uma jornada de autoconhecimento empresarial, em que o corpo gestor entende seu funcionamento e as oportunidades de otimização. Portanto, é indispensável identificar e documentar cada tarefa e workflow.

Modelagem

A melhor forma de ganhar controle sobre seus processos produtivos é criar um padrão compreensível entre todos eles. Afinal, não existe eficiência sem uma visão única sobre como a empresa trabalha e seus objetivos.

Para isso, a etapa de modelagem organiza os fluxos de trabalho mapeados de maneira lógica e visual. O propósito dessa fase é criar um modelo que represente a sequência ideal de execução das atividades.

Para os processos serem replicáveis e escaláveis, o ideal é que todos sigam a mesma filosofia operacional. Com a modelagem, é possível melhorar a visibilidade de cada colaborador num todo.

Execução

A melhoria de processos é um método conhecido como BPI ou Business Process Improvement. Trata-se do melhor momento para implementar as ferramentas e soluções digitais que possibilitem o sucesso da nova estratégia.

A etapa de execução do BPM consiste em aplicar as mudanças processuais, de acordo com seu mapeamento e sua padronização. Esse é o momento em que, de fato, os processos modelados são implementados, seja manualmente, seja por meio da automação.

Nesse estágio, a empresa aplica as melhorias necessárias para otimizar processos existentes e criar novos para uma cadeia produtiva mais inteligente. Portanto, precisa que todas as etapas anteriores sejam definidas corretamente.

Monitoramento

A próxima etapa é a de monitoramento, que envolve acompanhar o desempenho dos processos e o tempo real. O ideal é usar métricas e indicadores de performance (KPIs) adequados para cada tipo de atividade.

É importante ter em mente que não existe um ciclo de otimização empresarial sem que gestores monitorem as métricas de produtividade. Afinal, como entender como os processos trouxeram melhores resultados?

Além disso, os indicadores a serem acompanhados variam pela natureza do negócio, filosofia de trabalho e tipos de processos envolvidos. 

Então, o correto é definir aqueles que melhor traduzem o que significa sucesso para a organização e priorizar métricas objetivas sobre produtividade, que demonstram o resultado obtido com novos processos.

Otimização dos processos

Com um bom mapeamento de processos e controle a partir do monitoramento de indicadores de performance, você tem o que precisa para fechar o ciclo do BPM e ter um aprimoramento constante. 

A última etapa é a da otimização, que representa a fase contínua de melhoria dos processos, com base nos dados do monitoramento. Nela, compare os resultados reais com os projetados e entenda qual foi o impacto das mudanças na performance de cada profissional e da empresa em geral. 

A otimização reinicia o processo e aponta não apenas o que os gestores conseguiram nesse ciclo, mas as oportunidades de ganhar ainda mais no futuro.

Por isso, inclusive, é primordial identificar os pontos de melhoria para fazer ajustes. Desse modo, é possível aumentar a eficiência, eliminar gargalos e aprimorar ainda mais a qualidade do trabalho.

Quais são os tipos de BPM?

Existem diferentes abordagens de BPM, cada uma com foco específico. Veja os principais tipos abaixo!

• BPM centrado em integrações: é aquele que visa conectar sistemas, plataformas, ferramentas e tecnologias diferentes. Ele visa promover a fluidez dos dados de maneira eficiente, para atuarem com harmonia e precisão;

• BPM centrado em pessoas: nesse tipo, as atividades giram em torno da interação e da tomada de decisões dos indivíduos envolvidos. A centralização do fluxo de trabalho é focada nos colaboradores;

• BPM centrado em documentos: é aplicado em processos que lidam com o manuseio de arquivos, como contratos, relatórios e registros. A sua função é organizar e favorecer a automatização de fluxos de trabalho na gestão de documentos, beneficiando as relações de acordos entre a empresa e stakeholders.

Como um BPM pode auxiliar na gestão de documentos?

A gestão documental é um dos grandes desafios nas organizações. O motivo é que documentos físicos são difíceis de rastrear, armazenar e acessar. Já os digitais, quando desorganizados, geram retrabalho e insegurança.

Assim, ao aplicar o BPM nesse contexto, é possível, por exemplo, mapear o ciclo de vida dos documentos (criação, aprovação, assinatura e arquivamento), e automatizar processos como revisão e validação, oferecendo mais agilidade, fluidez e eficiência.

Além disso, o BPM ajuda a reduzir erros humanos, duplicidades e atrasos na tramitação de documentos, e a garantir a conformidade e segurança das informações.

E é nesse ponto que a Docusign se torna uma parceira estratégica, oferecendo soluções que transformam a forma como as empresas gerenciam seus documentos, graças ao seu software de Intelligent Agreement Management (IAM).

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Com mais de 1,7 milhão de clientes em 180 países, a Docusign oferece uma plataforma completa  que automatiza e integra todas as etapas de um acordo, da criação à assinatura e ao arquivamento.

Ao incorporar as soluções da Docusign ao BPM, empresas conseguem:

• reduzir o tempo de formalização de contratos;

• assinar documentos de qualquer lugar, com validade jurídica;

• aumentar a segurança da informação, com controle de acesso e trilha de auditoria;

• evitar o uso de papel, promovendo sustentabilidade e economia.

Quer saber mais? A Docusign oferece um teste gratuito para que gestores e analistas possam experimentar os benefícios da plataforma.

O BPM pode ser o ponto de partida para uma transformação profunda na eficiência dos processos da sua empresa. E, com o apoio da Docusign, essa jornada se torna muito mais segura, inteligente e integrada.

Para complementar seus conhecimentos a respeito do assunto, confira esse outro conteúdo sobre como a gestão de processos pode ajudar a reduzir custos na sua empresa!