7 razones estratégicas para adoptar Docusign IAM y escalar tu negocio

La firma electrónica revolucionó la forma en que las empresas cierran negocios, eliminando el papel y acelerando procesos. Sin embargo, firmar es solo una etapa del ciclo de vida de un contrato. ¿Qué sucede antes y después de la firma?

Muchas empresas en crecimiento aún enfrentan cuellos de botella ocultos: datos atrapados en PDFs, renovaciones perdidas en hojas de cálculo manuales y procesos de onboarding (incorporación) lentos. Aquí es donde entra el Intelligent Agreement Management (IAM): una nueva plataforma desarrollada por Docusign y orientada por IA para conectar, automatizar y optimizar cada etapa del proceso de acuerdos.

En este artículo, exploramos las 7 principales razones por las que las empresas están migrando a la plataforma IAM, con ejemplos reales de quienes ya cosechan resultados impresionantes.

1. Acelerar el proceso de ventas

Cuanto más corto sea el ciclo de ventas, mayor será la satisfacción del cliente y el margen de beneficio. IAM elimina las tareas manuales que "detienen" las negociaciones, como la falta de modelos estandarizados, análisis legales lentos o revisiones interminables.

Al reemplazar el trabajo manual con la automatización, la plataforma extrae datos directamente de los sistemas de origen que ya utiliza (un CRM, por ejemplo), eliminando errores tipográficos o imprecisiones de datos. El resultado es un flujo de trabajo donde el vendedor se centra en el cliente, y no en la burocracia.

Beneficios inmediatos

• Fin de los retrasos: usted elimina la falta de control sobre el "ir y venir" de versiones de un contrato.

• Datos confiables: la extracción automática de información contenida en los contratos (como futuras renovaciones y condiciones de pago) lo ayuda a mantener el control sobre tus objetivos de negocio.

• Mejor experiencia: los clientes reciben documentos con facilidad, llenan menos campos de información y cierran negocios más rápido.

2. Reducir gastos legales con lenguaje estandarizado

Cuando cada contrato se escribe desde cero o se edita sin control, el departamento legal se convierte en un cuello de botella costoso. Los analistas necesitan revisar cada coma para evitar errores y mitigar riesgos, lo que retrasa el cierre de las ventas.

Con un flujo de trabajo generado por IAM, los equipos de ventas pueden contar con modelos preaprobados y bibliotecas de cláusulas, lo que permite iniciar flujos de documentos a través de autoservicio. Esto significa que el equipo comercial puede generar contratos estándar y preaprobados por el área legal, manteniendo la seguridad y el cumplimiento.

Si tienes un equipo interno, IAM ayuda al área legal a trabajar más rápidamente sin comprometer la seguridad.

Si no tienes un departamento legal, IAM ayuda a ahorrar en costos, al reducir la necesidad de contratar servicios legales externos.

3. Analizar contratos de ventas para obtener insights valiosos

Los contratos no deben ser archivos muertos. Contienen datos vitales sobre ingresos, plazos y obligaciones. El desafío es: ¿cómo extraer esos datos de miles de archivos estáticos guardados en la nube?

IAM proporciona estas respuestas con Navigator. Parte esencial de la plataforma, Navigator es un repositorio central robusto que puede ayudarlo a aplicar filtros o clasificar tu biblioteca de contratos en pocos segundos. Entre las funciones, puedes:

• Encontrar todos los contratos conectados a una parte específica

• Descubrir qué acuerdos están a punto de expirar

• Identificar contratos de ventas superiores a un determinado valor monetario

• ¡Y mucho más!

Si prefiere analizar tus acuerdos con visualizaciones de datos, IAM incluye informes de datos listos para usar para ayudarlo a responder preguntas comunes sobre sus acuerdos. Los gráficos ayudan a hacer que los procesos de contratos sean más eficientes o a reducir costos.

Beneficios de Navigator en la práctica

Milky Moo, una cadena de franquicias de milkshakes que creció exponencialmente a más de 700 unidades en 5 años, enfrentaba el desafío de gestionar un volumen colosal de contratos de franquiciados. Con la expansión internacional y unidades en todos los estados de Brasil, la gestión manual era inviable. Al utilizar IAM para centralizar y analizar datos, la empresa transformó su operación legal.

La directora legal, Dra. Silvia Mundim, dice que ha ahorrado un día de trabajo a la semana, que antes dedicaba a almacenar y organizar los acuerdos manualmente.

"Ya no tengo que estar revisando documento por documento para ponerlos en las carpetas correctas, ni buscar las fechas de los contratos y ponerlas en Excel. Ahora, si necesito saber cuáles son los contratos que vencerán el próximo año, con IAM, puedo filtrar de forma mucho más rápida”, explica.

El beneficio central que Milky Moo identificó fue la capacidad de dejar que la plataforma se encargue de la extracción de datos (fechas, plazos), permitiendo que el equipo legal se centre en el trabajo intelectual y en la seguridad jurídica de la compañía.

4. Controlar renovaciones y renegociaciones automáticamente

Confiar en hojas de cálculo o recordatorios de calendario para gestionar fechas de renovación es un riesgo que las empresas en expansión no pueden correr. Perder un plazo significa perder ingresos o pagar multas.

IAM lo ayuda a rastrear fechas de vencimiento (a través de Navigator) y puede configurarse para iniciar automáticamente una negociación de renovación antes de que expiren los plazos (a través de Maestro), asegurando que las personas adecuadas sean notificadas y actúen en el momento oportuno.

Maestro es la funcionalidad central de la plataforma IAM orientada a la automatización de flujos de trabajo no-code (sin código). Esto significa que puedes crear procesos paso a paso para optimizar el tiempo entre actividades, sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Con una interfaz visual intuitiva, especificas qué personas, aplicaciones y acciones son necesarias en cada etapa del contrato, garantizando visibilidad total del estado y de la propiedad del documento.

Beneficios de Maestro en la práctica

Siguiendo con el ejemplo de Milky Moo, que comercializa cerca de 30 nuevas franquicias al mes, la agilidad es vital. Al utilizar modelos de contratos y flujos de trabajo preconstruidos en Maestro, la cadena logró reducir el tiempo dedicado al proceso de acuerdos en más del 50%. Esto impacta directamente al departamento comercial: hoy las ventas se cierran más rápido y la seguridad jurídica se mantiene sin esfuerzo manual.

5. Encontrar cualquier contrato en segundos

Los profesionales tardan, en promedio, 45 minutos en localizar el contrato correcto entre correos electrónicos y carpetas de red. IAM centraliza todo en un repositorio inteligente (a través de Navigator).

Localizas documentos en pocos segundos, algo especialmente útil para organizaciones que almacenan documentos en varias plataformas (Word, escritorios, correo electrónico, etc.). Además, tus acuerdos jamás desaparecerán, y puedes buscarlos por nombre de la parte, fecha, valor monetario, tipo y una serie de otras características.

Como se describió anteriormente, Milky Moo ahorró un día hábil completo de trabajo a la semana al contar con una solución inteligente de almacenamiento y búsqueda de acuerdos. Piense en todo el potencial que usted también puede desbloquear en los procesos de contrato de su empresa.

6. Modernizar la incorporación de empleados y clientes

Una investigación reciente de Deloitte en asociación con Docusign muestra que el 57% de los profesionales de RR.HH. informan que pierden excelentes profesionales debido a retrasos en los contratos de trabajo.

De hecho, la primera impresión suele ser la que perdura. Los procesos de integración (onboarding) lentos y basados en papel generan frustración tanto para nuevos talentos como para nuevos clientes. IAM reemplaza el papeleo burocrático y puede configurarse para activar versiones electrónicas de los documentos necesarios para el primer día de trabajo de los nuevos contratados.

En algunos casos, estos acuerdos pueden completarse incluso antes de que el empleado comience a trabajar en la empresa. Los nuevos empleados solo necesitan completar su información personal una única vez y cargar documentos de identidad importantes desde su propia casa, sin necesidad de impresora o escáner.

Caso de éxito: agilidad para clientes y colaboradores

Incorporación de Clientes (Onboarding)

Con Docusign IAM y la automatización de flujos, la boutique jurídica Costa Law transformó el proceso de integración de nuevos clientes. Lo que antes era un proceso lento de registro y formalización, que tomaba entre 12 y 17 días, se optimizó a solo 2 a 4 días. Esto representa un proceso hasta 8 veces más rápido, asegurando que el despacho comience a trabajar (y a facturar) mucho antes.

Admisión de empleados

Por otro lado, la empresa de desarrollo inmobiliario Artesano Urbanismo implementó IAM para las áreas de RR.HH. y Suministros. El desafío era eliminar el "ir y venir" de formularios y hojas de cálculo por correo electrónico en la admisión de empleados y en el registro de proveedores. Ahora se genera un enlace para la recopilación de datos y la carga de documentos, disminuyendo los pasos y eliminando la necesidad de correo electrónico y WhatsApp como repositorios temporales. De esta manera, Artesano centralizó la información y aseguró más gobernanza.

Vanessa Pellicani, gerente de RR.HH. de la empresa, revela que con IAM lograron ahorrar hasta el 70% del tiempo dedicado a tareas burocráticas en ambas áreas. "Consigo saber dónde está esa información y no perdida en el correo electrónico o en WhatsApp", cuenta la gerente.

7. Deleitar a los clientes con tiempos de respuesta inmediatos

En el mercado actual, la velocidad es sinónimo de confianza. Los clientes esperan recibir respuestas inmediatamente cuando hacen preguntas importantes a tu equipo sobre sus cuentas o compras. ¡Y la información que necesitan casi siempre está contenida en los acuerdos!

Los equipos con mayor capacidad para responder preguntas importantes correctamente y lidiar con eventos inesperados tienen mayor probabilidad de causar una impresión positiva y duradera. IAM mantiene los contratos de los clientes disponibles en el mismo repositorio, de modo que un representante de atención al cliente puede simplemente buscar el nombre de un cliente y encontrar instantáneamente todos tus acuerdos activos. Si la pregunta está relacionada con valores en dólares o fechas, la respuesta estará disponible instantáneamente en el panel de acuerdos.

La agilidad proporcionada por IAM permitió que Costa Law cambiara también la dinámica de sus reuniones de negocios. El socio fundador, Danillo Costa, relata que la firma de NDAs (Acuerdos de Confidencialidad), que solía tardar 1 o 2 días, ahora ocurre en tiempo real.

"No es cuestión de días u horas. En el momento en que estamos hablando con el cliente, teniendo sus datos y con la solución ya configurada, disparamos el documento durante la reunión”, describe el socio.

Esta eficiencia no solo acelera el negocio, sino que demuestra profesionalismo y tecnología de punta, aumentando la percepción del valor del cliente sobre el servicio prestado.

Descubre todo el potencial de IAM para tu negocio

Empresas como Milky Moo, Costa Law y Artesano prueban que gestionar acuerdos de forma inteligente no es solo sobre "firmar digitalmente". Se trata de datos, velocidad, seguridad y experiencia. Sin importar la industria o departamento, IAM es la solución que se adapta a todo perfil de negocio, transformando contratos estáticos en activos estratégicos y permitiendo que vendas más rápido, reduzca costos, mitigue riesgos y opere con alta seguridad.

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