Cómo Wellhub revolucionó los acuerdos y expandió su alcance internacional con Docusign

Si antes firmar contratos podía tomar semanas, ahora esta tarea solo requiere 4 días. Esta revolución en los acuerdos fue lograda por Wellhub con la firma electrónica de Docusign, que no solo optimizó procesos en Brasil, sino que también impulsó su expansión internacional a otros 12 países, incluyendo Argentina, Chile y México.

Y este beneficio es aún más significativo si consideramos que la plataforma maneja un alto volumen de acuerdos globalmente cada mes. En 2024, se firmó un promedio de 3,500 documentos mensuales en la empresa.

La plataforma brasileña de bienestar corporativo fue creada en 2012. Al principio, ofrecía una suscripción para acceder a gimnasios, permitiendo la compra de pases diarios que podían usarse en diferentes establecimientos.

Con la evolución de su modelo de negocio, la empresa comenzó a ofrecer su solución exclusivamente a clientes corporativos que buscan promover la salud y el bienestar de sus empleados. A partir de ahí, expandió sus servicios para incluir también soluciones de terapia, meditación, mindfulness, nutrición, cuidado del sueño, hábitos saludables y mucho más.

Actualmente, la plataforma cuenta con más de 75,000 socios globales, que atienden a más de 26,000 clientes corporativos. Más de 20 millones de empleados tienen acceso a la plataforma.

El desafío de la burocracia: acuerdos en papel

Cinthia Battilani, Vicepresidenta Legal para América Latina de Wellhub, cuenta que, hasta antes de la pandemia, los contratos eran en papel. "Esto demandaba tiempo de los ejecutivos, que eran responsables de las firmas de esos documentos. Y también implicaba burocracia, ya que teníamos que enviar los documentos físicos a los clientes y a los socios", relata.

Fue entonces cuando surgieron iniciativas internas de digitalización en la empresa. Al mismo tiempo, también había resistencia por parte del mercado en general, que consideraba que la firma electrónica no era jurídicamente segura o adecuada.

Sin embargo, con la distancia social, las empresas tuvieron que adaptarse. Para Cinthia, el reconocimiento de la marca Docusign facilitó la aceptación de eSignature dentro de Wellhub. "La notoriedad de la marca también facilitó el proceso porque es una herramienta más conocida y difundida", analiza Cinthia.

La implementación de la firma electrónica de Docusign comenzó en el sector legal y luego se expandió a otras áreas, como Comercial, Socios y Finanzas.

Simplicidad, eficiencia y seguridad jurídica con Docusign

Con la firma electrónica de Docusign, el tiempo promedio entre el envío de un documento y la finalización de la firma es de 4 días. Antes de eSignature, este proceso podía llevar semanas.

La Vicepresidenta Legal enumera otros beneficios que trajo la herramienta: "Simplificación, eficiencia, seguridad jurídica para ambas partes". También destaca que eSignature funciona muy bien integrado con otros programas, como Salesforce y Jira.