Zahlungsbestätigung: Alles auf einen Blick!

Im Geschäftsalltag werden jeden Tag so viele Zahlungen getätigt, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Als Geste der Kundenbindung und zur Übersicht für die Ein- und Ausnahmen ist deshalb der Zahlungsbeleg ein praktisches Dokument, das für die Buchhaltung unerlässlich ist.

Alles, was Sie rund um die Zahlungsbestätigung wissen müssen und wie Sie selbst eine Zahlungsbestätigung ausstellen, zeigen wir Ihnen hier.

Welche Belege gelten als Zahlungsbestätigung?

Zunächst einmal gilt es zu unterscheiden, was eine Zahlungsbestätigung von Zahlungsnachweisen unterscheidet:

Ein Zahlungsnachweis wird von der Person ausgestellt, die eine Zahlung getätigt hat.

Bei der Zahlungsbestätigung informiert die Person, Bank oder das Unternehmen darüber, dass eine Rechnung beglichen wurde.

Im Gegensatz zum Zahlungsnachweis ist die Zahlungsbestätigung ein freiwilliger Geschäftsbrief, der keinen Formvorgaben unterliegt.

Als gültiger Zahlungsnachweis gelten zum Beispiel Quittung, Kontoauszüge oder Auszüge aus dem Online-Banking.

Für die Zahlungsbestätigung wird hingegen ein individuelles Schreiben aufgesetzt.

Hier zwei Beispiele, die den Unterschied verdeutlichen:

Beispiel Zahlungsnachweis

Vor Antritt Ihres neuen Jobs verlangt Ihre Arbeitgeberin ein polizeiliches Führungszeugnis. Beim Bürgeramt können Sie dieses online beantragen. Neben der Eingabe Ihrer Daten müssen Sie hierfür einen Nachweis über die Bezahlung der Bearbeitungsgebühr mit hochladen. Diesen Nachweis erbringen Sie entweder über einen Kontoauszug oder einen Auszug aus dem Online Banking.

Beispiel Zahlungsbestätigung

Sie tätigen eine Bestellung in einem Online-Shop und wählen die Zahlung per Vorkasse aus. Nachdem Sie die Überweisung getätigt haben, erhalten Sie ein paar Tage später eine E-Mail mit dem Betreff Zahlungsbestätigung, in der Sie darüber informiert werden, dass die Zahlung eingegangen ist und Ihre Bestellung nun verpackt wird.

Was ist der Zahlungsbeleg?

Ein Zahlungsbeleg soll eine Barzahlung, eine Überweisung oder Transaktion überprüfbar machen. Denn viele Menschen fragen sich: „Wie kann ich eine Zahlung nachweisen?". Genau dafür ist dieses Dokument gedacht. Damit zeigen Sie an, dass ein Geschäft abgeschlossen ist und Sie allen Forderungen nachgekommen sind. Sie können den Geldeingang für verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Online-Banking und alle weiteren Varianten erstellen. Dabei sollten Name, Kontonummer und die Bank erkennbar sein. Sie können hierfür einen Auszug aus Ihrem Onlinebanking nutzen. Auch ein Kontoauszug gilt als Zahlungsbeleg und kann als solcher herangezogen werden. Die Quittung ist der einzige Zahlungsnachweis, den Sie bei Bargeschäften erhalten. Entsprechend nimmt die Quittung als Beleg eine wichtige Rolle ein.

Wie macht man eine Zahlungsbestätigung?

Da es bei der Zahlungsbestätigung keine Formvorlage gibt, haben Sie bei der Erstellung freie Hand. Für gewöhnlich werden alle wichtigen Daten in die Überweisungsbestätigung aufgenommen:

• Unternehmenslogo, Name und Anschrift

• Kundendaten

• Bestelldatum

• Datum des Zahlungseingangs

• Bestellnummer bzw. Rechnungsnummer

• Gesamtbetrag der Überweisung

• Ggf. Hinweis auf nächste Schritte in der Bestellung

3 Tipps für die Zahlungsbestätigung

Da die Zahlungsbestätigung ein freiwilliges Schreiben ist, mit dem Sie Ihre Kundinnen und Kunden über den aktuellen Stand der Bestellung oder eines Projekts informieren, können Sie es auch nutzen, um die Kundenbindung zu stärken.

Danke sagen: Nutzen Sie die Bestätigung, um sich für den Einkauf zu bedanken und die Kunden zu animieren, bald wieder bei Ihnen vorbeizuschauen.

Mehr Service: Zeigen Sie Ihren Kunden mit dem Einzahlungsbeleg, welche Dienstleistungen und Services Sie noch anbieten oder weisen Sie auf Ihren Kundendienst hin.

Aktuelle Angebote: Schlussverkauf, Rabattcodes oder Treueprogramme – informieren Sie hier Ihre Kunden im Überweisungsnachweis darüber.

Prozesse automatisieren mit Docusign

Mit der Zahlungsbestätigung schenken Sie Ihren Kunden das Extra an Service – und haben noch dazu einige Möglichkeiten, darüber hinaus mit ihnen zu kommunizieren. Optimieren Sie Ihre Prozesse mit digitalem Vertragsmanagement und automatisieren Sie Workflows für mehr Effizienz und stärkere Kundenbindung. Mit elektronischen Signaturen können Sie Verträge und Zahlungsbestätigungen schnell und sicher abschließen. Nutzen Sie fortschrittliche eSignatur-Funktionen, um Ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich eine Zahlungsbestätigung?

Erstellen Sie eine professionelle Zahlungsbestätigung mit der kostenlosen Vorlage von Docusign. Beginnen Sie mit der Anschrift der ausstellenden Person und fügen Sie das aktuelle Datum sowie den Ort der Ausstellung hinzu.

Der Hauptteil enthält den bestätigten Betrag und folgende Angaben: Verwendungszweck, Zahlungsdatum und Zahlungsart. Formulieren Sie klar und präzise, zum Beispiel: "Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Zahlung in Höhe von [Betrag] vom [Datum]."

Für die Gültigkeit der Zahlungsbestätigung sind die Unterschrift des Schuldners sowie eine fortlaufende Belegnummer wichtig. Mit Docusign eSignature erstellen und versenden Sie rechtskonforme Zahlungsbestätigungen digital - schnell, sicher und nachvollziehbar.

Wie bekomme ich eine Zahlungsbestätigung?

Nach einer Online-Zahlung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit Ihrer Zahlungsbestätigung. Bei Banküberweisungen dient der Kontoauszug oder ein Screenshot aus dem Online-Banking als Nachweis des Geldtransfers.

Für Barzahlungen stellt der Händler üblicherweise einen Kassenbon oder eine Quittung aus. Bei Beträgen über 250 Euro haben Sie Anspruch auf eine gesonderte Zahlungsbestätigung mit detaillierten Angaben zum Ort der Ausstellung und der geleisteten Zahlung.

Mit digitalen Lösungen wie Docusign eSignature speichern Sie Ihre Zahlungsbestätigungen sicher und zentral. Das System benachrichtigt Sie automatisch über neue Dokumente und ermöglicht den schnellen Zugriff bei Bedarf.

Wie kann ich eine Zahlung nachweisen?

Nutzen Sie digitale Werkzeuge wie Docusign eSignature, um Zahlungen rechtssicher zu dokumentieren. Ein gültiger Zahlungsnachweis muss den Betrag, das Datum und die Art der Transaktion eindeutig belegen.

Bei Überweisungen dient der offizielle Kontoauszug als Nachweis. Screenshots oder einfache Ausdrucke der Überweisung reichen meist nicht aus. Der Geldtransfer muss von der Bank bestätigt und saldiert sein.

Für Barzahlungen benötigen Sie eine Quittung mit Unterschrift, Ort der Ausstellung und fortlaufender Belegnummer. Mit der Docusign eSignature-Plattform erstellen Sie digital signierte Zahlungsnachweise, die rechtlich anerkannt sind und zentral verwaltet werden können.

Was muss eine Zahlungsbestätigung enthalten?

Eine rechtskonforme Zahlungsbestätigung benötigt bestimmte Pflichtangaben, damit sie ihre Funktion als Nachweis erfüllen kann. Grundlegend sind der vollständige Name und die Anschrift beider Parteien sowie das Ausstellungsdatum und der Ort.

Der Hauptteil dokumentiert den bestätigten Geldbetrag, den Verwendungszweck und die gewählte Zahlungsart. Eine fortlaufende Belegnummer erhöht die Nachvollziehbarkeit. Zusätzlich empfiehlt sich die Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer als Referenz.

Digitalisieren Sie diesen Prozess mit einer zentralen Plattform, die alle Pflichtangaben automatisch erfasst und rechtssicher dokumentiert. So minimieren Sie Fehler und sparen wertvolle Zeit bei der Erstellung von Zahlungsbestätigungen.

Gibt es Vorlagen für einen Überweisungsbeleg?

Docusign bietet professionelle Vorlagen für Überweisungsbelege, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Diese digitalen Formulare enthalten alle erforderlichen Felder für eine rechtskonforme Dokumentation des Geldtransfers.

Nutzen Sie die integrierten Funktionen der Docusign-Plattform, um Überweisungsbelege automatisch mit Ihrer Buchhaltung zu synchronisieren. Die Vorlagen berücksichtigen dabei sowohl nationale als auch internationale Zahlungsstandards.

Mit dem Vorlagen-Editor gestalten Sie individuelle Überweisungsbelege für verschiedene Geschäftsvorfälle. Speichern Sie häufig verwendete Empfängerdaten und Verwendungszwecke als Textbausteine - das spart Zeit bei wiederkehrenden Transaktionen und minimiert Fehler bei der Dateneingabe.

Wann bekommt man eine formlose schriftliche Bestätigung bei Auszahlung?

Bei Auszahlungen von Geldbeträgen erhalten Sie automatisch eine formlose schriftliche Bestätigung, wenn die Transaktion bestimmte Merkmale erfüllt. Besonders relevant ist dies bei Barzahlungen über 1.000 Euro oder bei speziellen Geschäftsvorfällen.

Mit der Docusign eSignature-Plattform generieren Sie diese Bestätigungen automatisch und regelkonform. Das System berücksichtigt dabei alle erforderlichen Angaben wie den Ort der Ausstellung, Zeitpunkt der Auszahlung und Art der Transaktion.

Nutzen Sie die intelligenten Vorlagen der Plattform, um formlose Bestätigungen für verschiedene Auszahlungsszenarien zu erstellen. Die automatische Archivierung ermöglicht dabei eine lückenlose Dokumentation aller Geldtransfers - perfekt für Ihre Buchhaltung und rechtliche Absicherung.

Unterscheiden sich Zahlungsbestätigungen im Format bei Paypal, Notar, DKB, Reise oder bei privaten Belegen bzw. Mustern?

Zahlungsbestätigungen weisen je nach Anwendungsbereich unterschiedliche Formate auf. PayPal stellt standardisierte elektronische Belege mit Transaktionscode und detaillierten Zahlungsinformationen bereit. Diese können Sie direkt im PayPal-Konto abrufen oder per E-Mail empfangen.

Notarielle Zahlungsbestätigungen folgen strengeren Formvorschriften und benötigen zusätzlich Siegel sowie Unterschrift des Notars. Die DKB generiert automatische Bestätigungen über ihr Online-Banking-System, die alle relevanten Kontodaten und Verwendungszwecke enthalten.

Reisebelege wie Flugtickets oder Hotelbuchungen beinhalten spezifische Reisedaten und Buchungscodes. Private Zahlungsbelege können formlos gestaltet werden, sollten aber mindestens Datum, Betrag und Verwendungszweck dokumentieren. Docusign eSignature unterstützt Sie dabei, diese verschiedenen Formate rechtssicher zu digitalisieren und zentral zu verwalten.