Workflows: Definition und Management

Das Wort ist in aller Munde, doch wissen Sie eigentlich, was ein Workflow ist, wie er sich von einen Prozess unterscheidet und warum erfolgreiche Unternehmen so auf Workflow-Management-Systeme für effiziente Vertragsabläufe schwören?Erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen über Workflows und wie man sie optimal umsetzt und managt.

Workflow: Definition

Das englische Wort Workflow beschreibt einen arbeitsteiligen, wiederkehrenden Geschäftsprozess. In einem Workflow werden Aufgaben, Verarbeitungseinheiten und Beziehungsgeflechte, wie der Arbeitsablauf und Datenfluss, innerhalb eines Prozesses festgelegt.

Im Business-Umfeld ist der Begriff Workflow zudem eng verbunden mit der kompletten oder anteiligen Automatisierung eines Prozesses, mithilfe einer Workflow-Management-Software. Im Rahmen eines automatisierten Workflow-Management werden Dokumente, Informationen oder Aufgaben gemäß bestimmter Regeln ohne manuellen Aufwand weitergereicht.

Was bedeutet das Wort Workflow auf Deutsch?

Der Begriff Workflow, auf Deutsch auch Arbeitsablauf oder Vorgang, hat es als solcher bis in den Duden geschafft und wird dort wie folgt definiert:

In der Fachsprache beschreibt der Begriff Workflow die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz

Im Bereich EDV beschreibt Workflow den Arbeitsablauf von Computerprogrammen

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozess?

Ein Workflow hängt eng mit einem Geschäftsprozess zusammen, unterscheidet sich jedoch in einem ganz wesentlichen Aspekt. Der Workflow strukturiert den eigentlichen Prozess zeitlich, inhaltlich und logisch. Er legt auf der operativen Ebene fest, wer was wann und vor allem wie tut.

Der Geschäftsprozess dagegen ist das übergeordnete, theoretische Konzept für den Workflow. Der Geschäftsprozess beschreibt den Arbeitsablauf mit einem Startpunkt und einem erwarteten Endergebnis und legt auf der konzeptionellen Ebene fest, was wann passiert.

Workflow-Management: Bedeutung und Funktion

Nun wissen Sie, was ein Workflow ist und worin der Unterschied zu einem Prozess besteht. Wissen Sie auch was Workflow-Management bedeutet? Beim Begriff Workflow-Management handelt es sich um die Software-gestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. Während in einem manuellen Workflow der automatisierte Ablauf nur entworfen wird, können Sie den modellierten Workflow einem Workflow-Management auch initiieren, steuern und überwachen.

Mit einem Workflow-Management-System zur Optimierung von Vertragsabläufen vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit. Um die Abläufe möglichst sauber zu halten, sollten die Workflows genau modelliert und schriftlich festgehalten werden. Im Rahmen der Modellierung eines Workflow werden Aufgaben in Aktivitäten übersetzt und möglichst exakt beschrieben. Es werden Abhängigkeiten zwischen den vertikalen und horizontalen Ebenen definiert, wobei die Definition der Aktivitäten so genau ist, dass das Ergebnis vorausschaubar und wiederholbar wird. Auch zeitliche Abhängigkeiten können festgelegt und den Arbeitsabläufen Ressourcen wie Personen und Betriebsmittel zugeordnet werden.

Workflow-Management-System: Vorteile des automatisierten Workflow Prozesses

Die Auseinandersetzung mit idealen Arbeitsabläufen, also die Definition eines Workflows, kann eine große Rolle für Ihren Unternehmenserfolg spielen. Das maximale Potential schöpfen Sie aus, wenn Sie die Durchführung und Modellierung von Workflows mit Vorlagen, Erläuterungen und Informationen im Rahmen eines Workflow-Management-Systems standardisieren und dokumentieren. Eine passende Software sorgt für die korrekte Einhaltung aller definierten Abläufe.

Hier finden Sie die Vorteile eines Workflow-Management -Systems auf einen Blick:

• Sie optimieren wiederkehrende Tätigkeiten auf Zeit und Ressourcen

• Sie vermeiden Wartezeiten und reduzieren Durchlauf- und Liegezeiten

• Sie erhalten schneller bessere Ergebnisse und die Kommunikation wird zielgerichteter

• Sie reduzieren Fehler und erhöhen Produktivität und Effizienz

• Sie erhöhen die Transparenz und verringern Kommunikationsbedarf

• Sie garantieren einen einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen

• Sie ermöglichen ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen

Kurz und bündig: Ein Workflow-Management-System ist Ihr idealer Partner, um den Workflow zu unterstützen, die notwendigen Daten zu liefern und ihn zuverlässig, und ohne Ihr Zutun, ablaufen zu lassen.

Zu jedem guten Geschäftsprozess gehört ein guter Vertragsprozess. Gerade diese können oft komplex, ineffizient und kostspielig sein. Docusign CLM macht den Prozess jetzt einfacher, schneller und weniger riskant . Mit elektronischen Signaturen beschleunigen Sie Ihre Vertragsabschlüsse und sparen Zeit und Geld.

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Häufige Fragen zum Thema

Was ist Workflow-Management?

In modernen Unternehmen arbeiten Teams über verschiedene Abteilungen hinweg an komplexen Projekten zusammen. Workflow-Management stellt sicher, dass diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert. Mit speziellen Workflow-Tools lassen sich Arbeitsabläufe digital abbilden und automatisieren.

Die Erstellung von Workflows erfolgt heute oft über benutzerfreundliche No-Code-Lösungen, sodass auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse Abläufe gestalten können. Dabei definiert das System die bestimmte Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte und koordiniert alle Beteiligten.

Moderne Workflow-Management-Systeme nutzen zudem künstliche Intelligenz, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen. So bleiben wichtige Projekte stets auf dem neuesten Stand und alle Teammitglieder wissen genau, was der nächste Schritt ist.

Wie funktioniert ein Workflow?

Ein moderner Workflow basiert auf digitalen Werkzeugen, die Arbeitsschritte automatisch koordinieren. Die Workflow-Engines übernehmen dabei die präzise Steuerung der Aufgabenverteilung und gewährleisten eine lückenlose Dokumentation.

Mit der informationstechnischen Unterstützung von Docusign lassen sich komplexe Workflows einfach umsetzen. Das System leitet Dokumente automatisch an die richtigen Empfänger weiter, überwacht Fristen und sendet E-Mail-Benachrichtigungen bei wichtigen Meilensteinen.

Die Phase des Workflows wird durch intelligente Automatisierung unterstützt. Robotic Process Automation hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu beschleunigen und die wertschöpfende Tätigkeit der Mitarbeiter zu erhöhen. Unified Modeling Language visualisiert die Prozesse übersichtlich in Gantt-Diagrammen.

Was sind Workflow-Management-Systeme?

Ein Workflow-Management-System bildet das digitale Fundament für die Organisation und Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse. Diese Software-Lösung unterstützt Sie bei der Definition, Verwaltung und Überwachung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen.

Mit der richtigen Lösung wie Docusign CLM gestalten Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen effizienter. Das System übernimmt automatisch die Koordination von Aufgaben, Benachrichtigungen und Freigaben - von der Vertragserstellung bis zur finalen Genehmigung.

Die technischen Hilfsmittel ermöglichen ein klares Verständnis der Prozesse: Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert, Bewerbungen automatisch weitergeleitet und Arbeitsschritte transparent visualisiert. So profitieren Sie von den wichtigsten Vorteilen der Prozessautomatisierung: Zeitersparnis, Fehlervermeidung und optimierte Arbeitsabläufe.

Wie erstellt man Workflow Diagramme mit einem automation chart creator?

Nutzen Sie den Drag-and-Drop-Editor von Docusign, um professionelle Workflow-Diagramme ohne Programmierkenntnisse zu gestalten. Die vorkonfigurierten Vorlagen bieten verschiedene Arten von Workflows für unterschiedliche Geschäftsprozesse.

Mit der intuitiven Benutzeroberfläche ziehen Sie Elemente per Mausklick an die gewünschte Position. Die Lösung für das Workflow-Management verbindet automatisch die passenden Schritte und erstellt übersichtliche Ablaufdiagramme.

Speichern Sie Ihre Diagramme in einem zentralen Repository und teilen Sie sie mit Ihrem Team. Durch die Integration in bestehende Systeme wie Salesforce oder SAP Ariba bleiben alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand.

Wie kann ein Workflow der durch eine Software erstellt ist Arbeitsabläufe vereinfachen?

Mit einer intelligenten Workflow-Software wie Docusign Maestro gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter. Die vorgefertigten Workflow-Vorlagen ermöglichen es Teams, komplexe Abläufe ohne Programmieraufwand zu digitalisieren.

Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft oder Salesforce automatisieren Sie repetitive Aufgaben und reduzieren manuelle Eingriffe. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche macht es jedem Teammitglied leicht, Workflows an spezifische Anforderungen anzupassen.

Docusign CLM unterstützt Sie dabei mit branchenerprobten Workflows, die auf Vorschriften wie HIPAA abgestimmt sind. So gewährleisten Sie Konsistenz und Compliance bei allen Geschäftsprozessen.