Wie verwendet man elektronische Signaturen in Microsoft SharePoint?

Elektronische Signaturen sind in der modernen Vertragsverwaltung unverzichtbar – besonders dann, wenn Dokumente direkt aus Microsoft SharePoint heraus rechtssicher unterzeichnet werden sollen. Für Vertragsmanagerinnen und -manager, die mit Microsoft 365 arbeiten, bietet die Docusign SharePoint-Integration eine nahtlose und effiziente Lösung, um digitale Signaturen in SharePoint schnell, sicher und gesetzeskonform zu nutzen.

Was ist eine SharePoint-eSignature?

Eine SharePoint eSignature ermöglicht die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten direkt innerhalb der SharePoint-Umgebung. Verträge oder andere Geschäftsdokumente werden dabei aus einer SharePoint-Bibliothek heraus zur Signatur versendet, digital unterzeichnet und automatisch zurückgespielt – ohne Medienbruch oder manuelle Zwischenschritte.

Diese Lösung ist vollständig kompatibel mit Microsoft 365, lässt sich aber auch – in reduzierter Funktionalität – in älteren Versionen wie SharePoint 2010 oder SharePoint 2013 einsetzen. Moderne Cloud-Integrationen ermöglichen darüber hinaus die Kombination mit intelligenten Microsoft-Lösungen wie Microsoft Syntex, um etwa automatisch dokumentenrelevante Metadaten auszulesen oder Vertragsklassifizierungen vorzunehmen.

So fügen Sie eine digitale Signatur in SharePoint ein

Die Integration erfolgt über Drittanbieter-Tools wie Docusign für SharePoint – eine der leistungsstärksten und am weitesten verbreiteten Lösungen für die digitale Unterschrift in Microsoft-Umgebungen. Nach der einmaligen Einrichtung können Sie direkt aus SharePoint heraus eine Unterschrift anfordern, ohne das System zu verlassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So funktioniert’s

1. Docusign-App installieren

• Öffnen Sie Ihre SharePoint-Site und installieren Sie die „Docusign for SharePoint“-App über den AppSource Marketplace.

• Verbinden Sie Ihr Docusign-Konto für den Zugriff auf Vorlagen und Kontakte.

2. Dokument auswählen

• Navigieren Sie zur entsprechenden Dokumentenbibliothek und wählen Sie das gewünschte Dokument (z. B. NDA oder Vertrag) aus.

3. Unterschriftenprozess starten

• Klicken Sie auf „Mehr“ > „Mit Docusign senden“, um den Workflow zu starten.

4. Empfänger hinzufügen

• Tragen Sie die E-Mail-Adresse der zu unterzeichnenden Person ein. Optional: Weitere Unterzeichner oder Genehmiger hinzufügen.

5. Signaturfelder platzieren

• Platzieren Sie Felder wie „Unterschrift“, „Datum“ oder „Name“ per Drag & Drop an der gewünschten Stelle.

6. Nachricht hinzufügen & senden

• Ergänzen Sie bei Bedarf eine Nachricht. Versenden Sie das Dokument zur Signatur mit einem Klick.

7. Status verfolgen

• Verfolgen Sie den Fortschritt des Signaturprozesses direkt in SharePoint.

8. Signiertes Dokument verwalten

• Nach erfolgreicher Unterschrift wird das signierte PDF automatisch mit Audit-Trail archiviert und revisionssicher gespeichert.

Mit der Kombination aus Docusign CLM (Contract Lifecycle Management) lassen sich zusätzlich Vertragsversionierungen, Genehmigungsprozesse und Fristen automatisieren – für ein noch strukturierteres Vertragsmanagement.

Kompatibilität: Funktioniert Docusign mit Microsoft SharePoint?

Ja, Docusign ist vollständig kompatibel mit SharePoint, sowohl in der Cloud (Microsoft 365) als auch on-premises. Dank der engen Partnerschaft mit Microsoft bietet Docusign außerdem Integrationen mit weiteren Microsoft-Produkten wie Outlook, Teams und Dynamics 365. Die Lösung unterstützt auch M365 digitale Signaturen und ermöglicht die intelligente Steuerung von Dokumentenprozessen – ideal etwa in Kombination mit Microsoft Syntex.

Was kostet eine SharePoint-eSignature?

Die SharePoint eSignature Kosten hängen vom Funktionsumfang, der Nutzeranzahl und der Unternehmensgröße ab. Docusign bietet skalierbare Pakete, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU und großen Organisationen zugeschnitten sind. Eine Übersicht zu den Lösungen für den Mittelstand finden Sie hier: Docusign für den Mittelstand.

Wie kann ich ein PDF in SharePoint unterschreiben?

Mit Docusign gelingt das elektronische Unterschreiben von PDF-Dokumenten in SharePoint besonders einfach und sicher. Nutzen Sie die SharePoint eSignature-Funktion für eine nahtlose Integration.

• Öffnen Sie das gewünschte PDF direkt in der SharePoint-Bibliothek

• Wählen Sie die Option "Mit Docusign signieren" aus dem Kontextmenü

• Zeichnen Sie Ihre Signatur oder wählen Sie eine gespeicherte Vorlage

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) von Docusign stellt dabei die Authentizität des Unterzeichners sicher. Externe Personen benötigen keine SharePoint-Lizenz, um Dokumente zu signieren - ein großer Vorteil beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter oder der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.

Wie füge ich eine elektronische Signatur in SharePoint ein?

Nutzen Sie die Signaturanforderung von Docusign, um SharePoint-Dokumente rechtssicher zu unterschreiben. Der optimierte Workflow ermöglicht die Einbindung mehrerer Unterzeichner und die automatische Validierung der Identität.

Wählen Sie in der SharePoint-Bibliothek das zu signierende Dokument aus und starten Sie den Signaturprozess über das Docusign-Menü. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) gewährleistet dabei die Authentizität aller Beteiligten.

Mit der automatischen Benachrichtigung per E-Mail können Unterzeichner das Dokument von jedem Gerät aus signieren. Nach Abschluss des Signaturprozesses wird das Dokument automatisch in SharePoint archiviert und mit einem Prüfprotokoll versehen.

Wie kann man bei SharePoint eine Unterschrift anfordern?

Der Prozess der Signaturanforderung mit Docusign in SharePoint gestaltet sich besonders benutzerfreundlich. Wählen Sie das zu signierende Dokument in Ihrer SharePoint-Bibliothek aus und klicken Sie auf das Docusign-Symbol.

Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein und bestimmen Sie die Reihenfolge der Signaturen. Mit der integrierten Docusign-Technologie können Sie Signaturfelder, Datumsangaben und weitere Formularelemente präzise platzieren.

Die Empfänger erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und können das Dokument mit ihrer einfachen elektronischen Signatur oder der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) unterzeichnen. Über das integrierte Dashboard behalten Sie den Überblick über den aktuellen Status aller Signaturanfragen.

Fazit: Digitale Unterschriften effizient in SharePoint nutzen

Mit Docusign für SharePoint erhalten Vertragsmanager ein zuverlässiges Werkzeug, das sich perfekt in bestehende Microsoft-Infrastrukturen einfügt. Die Integration beschleunigt Signaturprozesse, senkt Risiken und verbessert die Übersichtlichkeit im Vertragswesen erheblich. Besonders in Kombination mit weiteren Microsoft-Diensten und intelligenten Tools wie Microsoft Syntex oder Docusign CLM wird digitales Vertragsmanagement zum echten Wettbewerbsvorteil.

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• So signieren Sie Dokumente elektronisch