Wie Künstliche Intelligenz Ihr Vertragsmanagement optimiert

Vertragsmanagement sorgt bei Unternehmen aller Größenordnungen häufig für Kopfzerbrechen. Gute Neuigkeiten: Technologie kann hier Abhilfe schaffen, insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) für intelligente Vertragsanalyse.

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements sind sehr vielschichtig. Die unterschiedlichsten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben oft mit einer immensen Anzahl an Verträgen zu tun. Befinden sich die entsprechenden Dokumente sogar auf unterschiedlichen Medien, von Festplatten bis hin zu Software-Anwendungen, ist ein gewisses Chaos vorprogrammiert.

Manuelle Prozesse kosten Zeit und sind fehleranfällig

Das Suchen von Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch, der Austausch mit anderen Abteilungen ebenfalls. Selbst eine scheinbar einfache Aufgabe wie die Zusammenstellung aller Verträge, die ein Unternehmen aktuell verwendet, kann sich als schwierig erweisen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedene Abteilungen aufsuchen und alles manuell erfassen und zusammentragen müssen.

Dazu kommt der Punkt Fehleranfälligkeit. Werden Daten händisch eingegeben, schleichen sich leicht Fehler ein. Verträge mit fehlerhaften Daten führen unweigerlich zu Verzögerungen.

Mehr als 20 Stunden und 3 Versionen bis ein Vertrag unterschrieben ist

Laut der Docusign-Studie "Vertragsverwaltung im Jahr 2020/2021" gab die Hälfte der befragten Unternehmen an, dass sie mehr als 20 Stunden für die Verhandlung eines jeden Vertrags benötigen. 71 Prozent der Befragten gaben an, mehr als drei neue Versionen eines Vertrags zu erstellen, bevor er endlich unterzeichnet wird.

Als der häufigste Grund für die Verzögerung wird die benötigte Genehmigung durch die Rechtsabteilung genannt. Kein Wunder, sieht sich diese schließlich täglich mit Verträgen konfrontiert, in die sich durch manuelle Vorgänge Fehler eingeschlichen haben. Das führt neben den Verzögerungen beim Geschäftsabschluss zu erhöhten Kosten, verpassten Gelegenheiten aufgrund von Missverständnissen sowie einem erhöhten Risiko der Non-Compliance.

Mehr Sicherheit und Effizienz durch KI

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ermöglicht tiefere Einblicke in Vertragsbedingungen und ähnliche Klauseln im gesamten Unternehmen. KI-gestütztes Vertragsmanagement kann Compliance-Risiken identifizieren, unseriöse Klauseln aufspüren und sicherstellen, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden, unabhängig von ihrem Ursprung. Sie warnt frühzeitig bei bekannten Vertragsproblemen, sodass Sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten und zukünftige Kosten und Risiken vermeiden können. Gleichzeitig spart Ihnen künstliche Intelligenz auf diese Weise viel Zeit und steigert die Effizienz der gesamten Rechtsabteilung.

Docusign Insight - KI für Ihr Vertragsmanagement

Docusign Insight bietet KI-gesteuerte konzeptionelle Suche, Klauselidentifizierung und Analyse für alle Ihre Verträge nach der Unterschrift. Die Lösung verwendet Algorithmen des maschinellen Lernens, um spezielle Sprach- oder Klauselkombinationen zu erkennen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, spezifisch für die Branche, die Art des Vertrags und den geografischen Standort.

Insight macht es Unternehmen möglich, große Mengen von Verträgen schnell nach einem bestimmten Ausdruck oder einer Klausel zu durchsuchen und diese Vertragsgruppen dann auf Trends und Verhaltensweisen zu analysieren.

Diese Erkenntnisse können dazu beitragen, die Prognosefähigkeiten von Unternehmen zu verbessern und damit die Entscheidungsfindung wesentlich zu beeinflussen. Entscheidungen aufgrund von Fakten – Die dafür notwendigen Daten liefert das digitale System. Nehmen wir einen Lieferantenvertrag, der Reisekosten beinhaltet – wie könnte sich ein Anstieg der Benzinpreise darauf auswirken?

Mit KI-gesteuerten Erkenntnissen ist es möglich, die geschäftlichen Auswirkungen solcher Vorfälle vorherzusagen und zu ermitteln, bevor sie eintreten, und dann daran zu arbeiten, sie zu berücksichtigen und abzumildern.

Diese Tools können besonders für jene Unternehmen nützlich sein, die auch vor der Herausforderung stehen, immer komplexere Technologien zu nutzen. Ohne eine effiziente Möglichkeit, die verschiedenen, im Unternehmen verstreuten Dokumente zentral zu verwalten, gehen Sie möglicherweise unnötige Risiken ein und gefährden die Erfüllung wichtiger KPIs. Die unvermeidliche Ad-hoc- oder rechtliche Überprüfung könnte Wochen oder Monate lang mühsame manuelle Untersuchungen und Recherchen nach sich ziehen.

Technologie kann Ihnen nicht alles abnehmen, aber sie kann die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter mit zeitintensiven Verwaltungsaufgaben wie dem Vertragsmanagement verbringen, drastisch reduzieren, so dass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens. Elektronische Signaturen können beispielsweise den Vertragsabschluss erheblich beschleunigen und vereinfachen.

Häufige Fragen zum Thema

Welche KI kann Verträge prüfen bzw. zur Vertragsprüfung genutzt werden?

Moderne KI-Systeme nutzen Natural Language Processing, um Vertragsinhalte präzise zu analysieren. Die Technologie erkennt automatisch Vertragstypen, Klauseln und kritische Formulierungen in verschiedenen Sprachen und Formaten.

Mit maschinellem Lernen trainierte Algorithmen durchsuchen Dokumente nach regulatorischen Anforderungen und markieren Abweichungen von Standardklauseln. Diese KI-gestützte Vertragsanalyse reduziert den manuellen Aufwand um bis zu 75% und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Die Systeme extrahieren wichtige Informationen wie Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verpflichtungen. Diese strukturierten Vertragsdaten ermöglichen fundierte Entscheidungen über den gesamten Vertragslebenszyklus. Juristen können sich dadurch auf strategischere Aspekte konzentrieren.

Werden Vertragsmanager durch KI ersetzt?

Die Sorge, dass KI menschliche Vertragsmanager vollständig ersetzen könnte, ist unbegründet. Vielmehr entwickelt sich die Rolle zu einer strategischeren Position.

Vertragsmanager nutzen KI-Tools als leistungsstarke Unterstützung für repetitive Aufgaben wie Dokumentenanalyse und Vertragsprüfung. Die gewonnene wertvolle Zeit ermöglicht es ihnen, sich auf komplexe Verhandlungen und die Einhaltung von Vorschriften zu konzentrieren.

Die Automatisierung im Bereich des Vertragsmanagements schafft neue Chancen: Vertragsmanager können verstärkt als strategische Berater agieren und die Zusammenarbeit mit externen Partnern optimieren. Das digitale Vertragsmanagement mit KI führt so zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht optimale Ergebnisse - gerade weil Menschen und Technologie perfekt zusammenarbeiten.

Wie kann Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement eingesetzt werden?

Mit der Vertragsmanagement-software von Docusign nutzen Sie KI gezielt in verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus. Die intelligenten Algorithmen analysieren Inhalte automatisch und extrahieren relevante Daten für fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der Prüfung von E-mail-Anhängen erkennt die KI eigenständig Vertragstypen und kritische Klauseln. Das System markiert Abweichungen von Ihren Standards und schlägt optimierte Formulierungen vor. Unser Ziel ist es dabei, Ihren Vertragsabschluss um bis zu 82% zu beschleunigen.

Die KI-gestützte Vertragsanalyse ermöglicht außerdem das proaktive Management von Fristen und Verpflichtungen. Durch die automatische Kategorisierung und Verschlagwortung finden Sie jeden Vertrag sekundenschnell wieder - selbst in umfangreichen Dokumentenbeständen.

Kommt KI im Dokumentenmanagement zum Einsatz?

Die Integration von KI-Technologien revolutioniert das moderne Dokumentenmanagement. Intelligente Algorithmen übernehmen automatisch die Klassifizierung und Analyse von Dokumenten, wodurch sich der manuelle Aufwand deutlich reduziert.

Docusign nutzt fortschrittliche KI-Modelle für die präzise Erkennung von Vertragsinhalten und Metadaten. Die smarte Technologie versteht Dokumentenstrukturen und extrahiert relevante Informationen für eine effiziente Weiterverarbeitung.

Die Zukunft des Dokumentenmanagements liegt in der Kombination aus menschlicher Expertise und KI-gestützter Automatisierung. Unternehmen profitieren von schnelleren Prozessen, besserer Compliance und der Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.