Was Sie über die elektronische Signatur wissen sollten und welche Vorteile sie hat

Elektronische Signaturen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, wenn es darum geht, Dokumente wie Verträge oder Lieferscheine schnell und einfach zu signieren. Sie bieten Unternehmen darüber hinaus eine hervorragende Möglichkeit, Unterschriften sicher zu erhalten, und weitere Arten von E-Signatur-Technologien können zum Schutz vor Betrug beitragen.

Elektronische Signaturen sind nicht nur schnell, sicher und einfach. Im folgenden Blogbeitrag haben wir für Sie eine Definition, die Vorteile und ein bekanntes deutsches Anwendungsbeispiel von der elektronischen Signatur zusammengetragen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur wird zum Signieren von Online-Dokumenten verwendet, sodass Papierdokumente nicht mehr manuell mit Tinte auf Papier unterschrieben werden müssen. Die elektronische Unterzeichnung kann für Rechtsdokumente, vertragliche Vereinbarungen, Rechnungen, Finanzierungsdokumente und viele Weitere verwendet werden. Dazu wird eine digitale Version der Unterschrift einer Person verwendet.

Eine elektronische Signatur liefert den Nachweis, dass der Unterzeichner alles akzeptiert oder damit einverstanden ist, was in dem Dokument dargelegt ist, und ist damit rechtlich bindend und sicher.

Die Vorteile elektronischer Signaturen

Auf den Punkt gebracht: Elektronische Signaturen sind bequem, effizient und sparen Geld.

Der Verzicht auf Papier schont dabei nicht nur die Umwelt, sondern beschleunigt auch ihre Arbeitsabläufe immens: Viele manuelle Prozesse können digitalisiert und automatisiert werden und ersparen dem Benutzer das lästige Eingeben erforderlicher Daten. Das spart nicht nur Zeit , sondern verringert auch erheblich das Auftreten von Fehlern. Menschen machen Fehler, Computer nicht.

Auch was das Thema Sicherheit betrifft, erfüllen elektronische Signaturen sämtliche Anforderungen wie die Unterschrift in Papierform. Darüber hinaus können die Daten verschlüsselt werden, was somit wesentlich sicherer ist, als Dokumente per Post zu versenden.

Gerade Unternehmen mit einem globalen Kundenstamm, können einen reibungsloseren Prozess sicherstellen, wodurch die Arbeitsabläufe verbessert und die Skalierung wesentlich vereinfacht werden. Auch in bestehende Systeme können Lösungen für elektronische Signaturen problemlos eingebettet werden.

Dokumente, die eine elektronische Signatur erfordern, können überall auf der Welt digital gesendet und empfangen werden. Dies kann einen Prozess immens beschleunigen, der ansonsten Tage oder sogar Wochen gedauert hätte.

Elektronische Signaturen bieten auch einen Prüfpfad, der für Compliance-Zwecke nützlich ist. Viele Anbieter elektronischer Signaturen verfügen darüber hinaus über ein Dashboard-Tool, mit dem Sie sehen können, welche Signaturen noch unterschrieben werden müssen und von wem. So können Sie den Unterzeichner darauf aufmerksam machen und so den Prozess in Gang halten. Ein weiterer Vorteil elektronischer Signaturlösungen ist der vollständige Online-Zugriff auf aktuelle und frühere Aufzeichnungen.

Aus den Augen, aus dem Sinn? Digital passiert genau das nicht mehr!

Anwendungsbeispiele aus der Praxis für die elektronische Signatur

Gerade wenn Ihr Unternehmen erst damit begonnen hat, elektronische Signaturen zu verwenden, sollten Mitarbeiter und Kunden kurze Anweisungen erhalten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auch verstehen, wie der Signatur-Prozess funktioniert und wie sie daran beteiligt sind.

Damit es nach dem Kauf einer elektronischen Signaturlösung nicht zu einem bösen Erwachen kommt, sollten sie bereits vor dem Kauf sicherstellen, dass die geplante Anschaffung für Ihr Unternehmen auch wirklich geeignet ist und sich problemlos in bereits vorhandene Systeme integrieren lässt. Des Weiteren gilt es abzuklären, ob die gewählte Lösung den lokalen und branchenüblichen Standards für elektronische Signaturen entspricht.

Anwendungsbeispiel für die elektronische Signatur

LANXESS, ein führender Spezialchemiekonzern mit Hauptsitz in Köln mit 14.300 Mitarbeitern in 33 Ländern, hat eSignature in verschiedene Unternehmensbereichen implementiert. Die Nachfrage nach digitalen Lösungen in vielen LANXESS Konzernbereichen ist seit Jahren stetig gewachsen. Hierzu zählten auch eine Vielzahl von Fragen zu elektronischen Dokumentenmanagement Lösungen.

Docusign konnte mit der problemlosen Integration in bestehende Systeme überzeugen und das Unternehmen konnte von einer etablierten und guten Schnittstelle profitieren, die viele andere Unternehmen heute bereits nutzen. Die Implementierung selbst ist aktuell weiter im Fokus, viele Bereiche nutzen die Lösung heute schon vollumfänglich und täglich kommen weitere hinzu.

LANXESS verwendet Docusign eSignature inkl. Workflow, welcher zum Teil in bestehende Systeme integriert wurde, sowie auch als eigenständige Web und App Lösung funktioniert.

Mehr zu Docusign und Lanxess erfahren: hier

Zusammenfassung: Elektronische Signaturen

Die Implementierung elektronischer Signaturen in Workflows bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen aus verschiedenen Branchen profitieren bereits von der Umstellung auf elektronisches Signieren. Das Befolgen von Best Practices sollte bedeuten, dass Sie für Ihr Unternehmen im speziellen das Beste aus dieser digitalen Lösung herausholen.

Weitere ausführliche Informationen über elektronische Signaturen und eIDAS finden Sie online.

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