Vertragscontrolling: Definition & Aufgaben leicht verstehen

Das Vertragscontrolling ist ein wichtiger Teilbereich des Managements von Verträgen, bei dem es um die Bewertung von Risiken geht. Erfahren Sie hier mehr über die Definition, Funktionsweise und die Aufgaben des Vertragscontrolling.

Definition: Was ist Vertragscontrolling?

Die Definition von Vertragscontrolling umfasst verschiedene Maßnahmen zur Messung und Bewertung von Risiken. Im Rahmen des Vertragscontrollings werden alle notwendigen Informationen gesammelt, um Vertragsrisiken zu bewerten, die bei laufenden Verträgen entstehen. Ein transparentes Vertragsmanagement stellt die Grundlage für sicheres Vertragscontrolling dar.

Wie funktioniert Vertragscontrolling?

Beim Vertragscontrolling kommen unterschiedliche Methoden und Hilfsmittel zum Einsatz. Nutzerinnen und Nutzer haben meist die Wahl zwischen der klassischen Excel-Tabelle und Matrixtabelle oder einer spezialisierten Software-Lösung. Um für mehr Transparenz und Effizienz zu sorgen, ist Vertragscontrolling in vielen Unternehmen inzwischen integraler Bestandteil der Vertragsmanagement-Software.

Aufgaben im Vertragscontrolling

Zentrale Aufgaben des Vertragscontrolling sind die Erstellung vertragsrelevanter Berichte, eine Übersicht zu allen wichtigen Informationen und entsprechendes Monitoring. Dazu gehören unter anderem folgende Daten, die bewertet werden sollen:

• Verbindlichkeiten

• Auslaufende Verträge

• Wichtige Vertragspartner

• Auftragsgröße und Auftragsflux

• Offene Posten

Durch eine saubere Risikobewertung der relevanten Angaben kann das Vertragscontrolling wichtige Fragen beantworten, die sich jedes erfolgreiche Unternehmen regelmäßig stellen sollte. Dazu gehören:

• Wer sind die wichtigsten Vertragspartnerinnen und Vertragspartner?

• Welcher Vertragspartner birgt welches Umsatzpotenzial?

• Wie ausgewogen ist das Verhältnis von Neukunden zu Bestandskunden?

• Wie steht es um die Werteinschätzung der aktuellen Verträge?

• Was sind die Chancen und Risiken für den jeweiligen Vertrag?

Vertragscontrolling und Vertragsmanagement - was versteht man darunter?

Das Vertragsmanagement, auch englisch Contract Management, konzentriert sich auf die Vertragsausführung und umfasst alle Schritte und Prozesse der Abwicklung eines geschäftlichen Vertrags. Vertragscontrolling bildet einen Bestandteil des Vertragsmanagements, der sich hauptsächlich auf die Risiken von Verträgen konzentriert. Dadurch garantiert Vertragscontrolling zuverlässige Risikobewertungen – ein transparentes übergreifendes Vertragsmanagement mit strukturiert vorliegenden Daten liefert dafür jedoch die Basis. Elektronische Signaturen können dabei helfen, den gesamten Vertragsprozess zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.

Häufige Fragen

Was bedeutet Vertrag verwalten?

Die moderne Vertragsverwaltung geht weit über das simple Ablegen von Dokumenten hinaus. Mit digitalen Lösungen wie Docusign CLM optimieren Sie die kontinuierliche Überwachung aller Vertragsprozesse in Ihren Abteilungen.

Ein transparenter Vertragsbestand ermöglicht die präzise Vertragserfüllung und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Statt unübersichtlicher E-Mails und Papierberge nutzen Sie eine zentrale Plattform für alle Parteien.

Das digitale Vertragscontrolling spielt dabei eine entscheidende Rolle: Es automatisiert in erster Linie die Verwaltung, Analyse und Optimierung Ihrer Vertragsbeziehungen. Mit der Digitalisierung Ihrer Vertragsprozesse steigern Sie nachhaltig die Effizienz im gesamten Unternehmen.

Was sind Vertragsrisiken?

Laut einer Docusign-Studie entstehen bei 65% der Unternehmen Verzögerungen durch mangelhafte Risikoanalyse in Verträgen. Besonders kritisch sind dabei drei Hauptbereiche:

Rechtliche Risiken entstehen durch unklare Formulierungen oder fehlende Klauseln. Mit der KI-gestützten Vertragsanalyse von Docusign erkennen Sie automatisch problematische Vertragsinhalte und minimieren rechtliche Unsicherheiten.

Finanzielle Risiken umfassen ungünstige Preisanpassungen oder versteckte Kosten. Ein systematisches Controlling dieser Aspekte hilft, finanzielle Nachteile frühzeitig zu identifizieren und gegenzusteuern.

Operative Risiken betreffen die praktische Vertragsumsetzung, wie Lieferverzögerungen oder Qualitätsmängel. Mit Docusign überwachen Sie Fristen und Meilensteine automatisch und bleiben stets handlungsfähig.

Welche Aufgaben hat eine Vertragsabteilung?

Eine moderne Vertragsabteilung übernimmt zentrale Steuerungsfunktionen für das gesamte Unternehmen. Mit Docusign CLM automatisieren Sie dabei wesentliche Aufgabenbereiche und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse.

Die Vertragsabteilung koordiniert die Erstellung und Prüfung von Vertragsdokumenten mit allen beteiligten Fachabteilungen. Durch intelligente Workflow-Automatisierung beschleunigen Sie die Abstimmungsprozesse und behalten den Überblick über den aktuellen Status.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der strategischen Vertragsoptimierung: Die KI-gestützten Analysefunktionen identifizieren Verbesserungspotenziale und unterstützen Sie bei der Standardisierung von Vertragsklauseln. Gleichzeitig gewährleistet die zentrale Plattform die revisionssichere Dokumentation aller Vertragsaktivitäten.

Welche Aufgaben gibt es im Vertragsmanagement?

Das moderne Vertragsmanagement umfasst vielfältige Aufgabenbereiche, die mit Docusign CLM intelligent automatisiert werden. Von der Vertragserstellung über die Verhandlung bis zur Archivierung steuern Sie alle Prozesse systematisch.

Die Standardisierung von Vertragsdokumenten und die Verwaltung von Vorlagen bilden das Fundament. Mit automatisierten Workflows beschleunigen Sie Freigabeprozesse und Vertragsänderungen. Docusign CLM unterstützt Sie zusätzlich bei der Fristenüberwachung und dem Risikomanagement.

Durch KI-gestützte Analysetools gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse aus Ihrem Vertragsbestand. Die Software identifiziert Optimierungspotenziale und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen für zukünftige Vertragsverhandlungen.

Welche Software gibt fürs Vertragscontrolling?

Docusign CLM bietet als führende Vertragscontrolling-Lösung zahlreiche Möglichkeiten zur Risikominimierung und Prozessoptimierung. Mit dem intelligenten Repository verwalten Sie Ihre Verträge zentral und durchsuchbar.

Die Software unterstützt Sie mit vorkonfigurierten Workflow-Schritten bei der Vertragserstellung und -prüfung. Durch die Integration mit bestehenden Systemen wie SAP Ariba oder Salesforce nutzen Sie Ihre vorhandene IT-Infrastruktur optimal.

Besonders wertvoll sind die eingebauten Analyse-Tools: Sie extrahieren automatisch wichtige Vertragsdaten und stellen diese in übersichtlichen Berichten dar. Die Steuerung von Arbeitsabläufen erfolgt dabei anhand von Risikobewertungen und Vertragsinhalten für schnellere Vertragszyklen.