Unbedenklichkeitsbescheinigung für Unternehmen auf einen Blick

Mitarbeitende im Finanz- und Rechnungswesen sowie Gründer:innen und Privatpersonen kommen früher oder später mit einem zentralen Dokument in Berührung: der Unbedenklichkeitsbescheinigung. Sie wird von Behörden oder Institutionen ausgestellt und dient als Nachweis, dass keine offenen finanziellen oder rechtlichen Verpflichtungen bestehen. Besonders relevant ist sie im steuerlichen Kontext, etwa bei Immobilientransaktionen oder der Vergabe öffentlicher Aufträge.

Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist ein amtliches Schreiben, das bestätigt, dass eine natürliche oder juristische Person keine ausstehenden Forderungen oder rechtliche Einwände bei der ausstellenden Stelle hat. Für Unternehmen ist sie häufig ein Mittel zur Bestätigung der Zahlungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, etwa bei Ausschreibungen oder Bankgeschäften. Auch Privatpersonen benötigen sie in bestimmten Situationen – zum Beispiel im Erbfall oder bei der Zulassung eines Fahrzeugs.

Typische Anwendungsfälle – für Unternehmen und Privatpersonen

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung wird in Deutschland in verschiedenen Szenarien verlangt, u. a.:

• bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, z. B. im Baugewerbe oder Gesundheitswesen

• bei der Aufnahme eines Kredits, zur Vorlage bei Banken

• im Rahmen der Begleichung der Grunderwerbsteuer beim Immobilienerwerb

• bei der Umschreibung eines Grundstück im Grundbuch

• bei der Angebotsabgabeim Vergabeverfahren

• für die Erteilung gewerblicher Genehmigungen

• bei der Immatrikulation an einer Universität oder bei der Zulassung von Fahrzeugen (z. B. Roller, Mofa, Wohnwagen)

• im Rahmen der Erbschafts- oder Schenkungssteuer

Die Anforderungen sind bundesweit einheitlich geregelt, werden jedoch von den einzelnen Behörden vor Ort (z. B. Finanzämter, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften) umgesetzt.

Die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts

Was wird bescheinigt?

Das Finanzamt stellt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung aus, wenn keine Steuerrückstände bestehen. Sie wird insbesondere bei Immobilientransaktionen, Unternehmensgründungen oder bei Kreditaufnahmen verlangt. Der Nachweis dient dabei z. B. dem Grundbuchamt zur Prüfung, ob alle steuerlichen Pflichten – etwa die Grunderwerbsteuer – erfüllt wurden.

Typische Situationen

Diese steuerliche Bescheinigung ist u. a. erforderlich:

• beim Grundstückserwerb, als Voraussetzung für den Eintrag im Grundbuch

• für Kaufpreiszahlungen bei Immobiliengeschäften

• zur Vorlage bei Banken im Rahmen der Kreditvergabe

• für die Teilnahme an Vergabeverfahren (z. B. im öffentlichen Bauwesen)

• im Rahmen der Erbschaftsteuer zur Eigentumsumschreibung

• bei der Antragstellung über das SV-Meldeportal

Antragstellung beim Finanzamt

Die zuständige Behörde ist das jeweils regional zuständige Finanzamt. Der Antrag kann schriftlich, per E-Mail oder – je nach Bundesland – auch elektronisch erfolgen. Verantwortlich sind in der Regel die Unternehmen selbst oder deren bevollmächtigte Vertreter:innen wie Steuerberater oder Notare.

Benötigt werden:

• Angaben zum Unternehmen (Name, Anschrift, gewünschte Firmierung)

• Steuernummer

• Begründung bzw. Verwendungszweck

• ggf. eine Vollmacht bei Vertretung

Einige Bundesländer – etwa Nordrhein-Westfalen oder Baden-Württemberg – bieten bereits digitale Formulare (PDF) an. So etwa das Formular zur Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts München, das auch als Vorlage für andere Regionen dient.

Weitere Stellen, die Unbedenklichkeitsbescheinigungen ausstellen

Neben dem Finanzamt gibt es weitere Behörden und Institutionen, die Unbedenklichkeitsbescheinigungen ausstellen:

• Krankenkassen (z. B. AOK, Barmer, Techniker Krankenkasse, IKK classic, KKH, Knappschaft): erforderlich zum Nachweis, dass keine Beitragsrückstände bestehen – u. a. bei Banken oder Behörden.

• Berufsgenossenschaften wie BG Bau, SOKA-Bau, VBG: relevant bei öffentlichen Bauaufträgen oder Subunternehmer-Nachweisen.

• Zollbehörden: im Rahmen internationaler Warenbewegung und Exportabwicklung

• Polizei oder Hochschulen: etwa bei Bewerbungen oder Studienplatzvergaben (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigung für die Uni)

• Zulassungsstellen für Fahrzeuge wie Roller, Mofas oder beim Wohnwagen-Auflasten

Auch Banken, Grundbuchämter oder Amtsgerichte können solche Nachweise verlangen – etwa zur Prüfung der Bonität oder zur rechtlichen Absicherung bei Vertragsabschlüssen.

Sonderfall: Unbedenklichkeitsbescheinigung bei Erbschaften

Wer im Rahmen einer Erbschaft Immobilien oder andere Vermögenswerte erhält, muss die Erbschaftsteuer beim Finanzamt begleichen. Erst danach wird die Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt, die wiederum für den Grundbucheintrag nötig ist. Dies gilt insbesondere, wenn der/die Käufer:in ein Verwandter in gerader Linie ist oder eine Übertragung nach einer Scheidung erfolgt.

Kosten und Dauer

In der Regel ist die Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung gebührenfrei – zumindest bei Finanzämtern. Bei Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften können jedoch Bearbeitungsgebühren anfallen, die auf das Konto der ausstellenden Stelle zu überweisen sind.

Die Bearbeitungsdauer beträgt meist nur wenige Tage. In Fällen mit offenen Forderungen oder Rückfragen kann sich der Vorgang jedoch verlängern.

Fazit: Ein zentrales Dokument für Rechtssicherheit und Transparenz

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist in vielen Geschäfts- und Verwaltungsvorgängen ein entscheidender Nachweis für die rechtliche und finanzielle Zuverlässigkeit. Für Unternehmen und Privatpersonen bedeutet sie: Transparenz schaffen, rechtzeitig beantragen und bürokratische Hürden vermeiden.

Mit digitalen Lösungen wie Docusign CLM lassen sich Prozesse rund um die Antragstellung effizient und transparent abbilden. Dank Docusign eSignature können Anträge oder Vollmachten rechtssicher und papierlos unterzeichnet werden – ein Vorteil nicht nur für den Mittelstand, sondern für alle, die digitale Effizienz schätzen.

Antworten auf häufige Fragen

Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Ein amtlicher Nachweis, dass keine rechtlichen oder finanziellen Bedenken gegenüber einer Person oder Organisation bestehen.

Wie und wo kann ich eine Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen?

Je nach Zweck beim Finanzamt, der Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Zoll oder bei der Zulassungsstelle. In vielen Fällen genügt ein formloser Antrag.

Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung für die Bank?

Ein Beleg, dass z. B. keine Steuerrückstände oder Beitragsschulden vorliegen – oft Voraussetzung für Kreditvergabe.

Wie lange dauert es, bis man eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt erhält?

In einfachen Fällen wenige Werktage. Bei Rückfragen oder offenen Forderungen kann es länger dauern.

Wer beantragt oder benötigt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Unternehmen, Gründer:innen, Privatpersonen, Steuerberater:innen oder Notar:innen – abhängig vom Anlass.

Wie sieht eine Unbedenklichkeitsbescheinigung aus?

Ein offizielles Schreiben mit Briefkopf, Referenznummer, Ausstellungsdatum und Klartext-Bestätigung der Unbedenklichkeit.

Warum wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung bei einer Erbschaft benötigt?

Zum Nachweis, dass alle steuerlichen Pflichten erfüllt sind – z. B. vor Eintrag ins Grundbuch.

Was kostet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Beim Finanzamt ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung in der Regel kostenlos. Bei anderen Stellen können geringe Gebühren anfallen.