Elektronische Signatur bei notariellen Urkunden

Rechtliche Situation: Die eIDAS-Verordnung und elektronische Urkunden

Die Rechtslage zur Nutzung elektronischer Signaturen bei notariellen Urkunden ist in Deutschland durch § 39a BeurkG und nach deutschem Recht sowie europaweit durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) geregelt. Diese Verordnung, die seit 2016 in Kraft ist, stellt einen einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Transaktionen im EU-Binnenmarkt dar.

Elektronische Signaturen, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen, sind rechtlich bindend und genießen folgende Vorteile:

• Gleichwertigkeit: Sie sind mit handschriftlichen Signaturen rechtlich gleichgestellt, wenn die entsprechenden Sicherheitsstandards erfüllt werden

• Funktionsäquivalenz: Bei elektronischen Urkunden werden die handschriftliche Unterschrift und das Siegel durch funktionsgleiche elektronische Äquivalente ersetzt

• Alternative zur Urkunde in papiergebundener Form: Jede Vermerkurkunde, die bisher in Papierform erstellt wurde, kann grundsätzlich auch elektronisch dargestellt werden, sofern ein aktueller Gesetzentwurf keine Ausnahmen vorsieht

In den meisten Fällen ist für notarielle elektronische Urkunden eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, die den höchsten Sicherheitsstandard bietet.

Notarielle elektronische Signatur: Was gibt es zu beachten?

Bei der Verwendung elektronischer Signaturen in notariellen Urkunden sind folgende Aspekte zu beachten, um die Gültigkeit und Integrität zu gewährleisten:

• Sicherheitsstandards: Notare müssen sicherstellen, dass die von ihnen genutzten elektronischen Signatursysteme den Sicherheitsstandards gemäß der eIDAS-Verordnung entsprechen. Dabei spielt der private Schlüssel eine zentrale Rolle, der vom Unterzeichner streng geheim gehalten werden muss. Dieser erzeugt bei der Signatur einen Hash-Wert, der die Integrität und Authentizität des Dokuments sicherstellt.

• Identitätsprüfung: Die Identität der beteiligten Parteien muss sorgfältig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die elektronische Signatur von der berechtigten Person stammt. Hierbei wird der Datei ein unverwechselbarer Datenfingerabdruck zugeordnet, der die eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner gewährleistet.

• Integrität prüfen: Nach der Signatur muss die Unversehrtheit des Dokuments überprüfbar sein. Jede Veränderung eines signierten Dokuments wird durch den Abgleich des Hash-Wertes sofort erkennbar, was die Fälschungssicherheit notarieller Urkunden garantiert.

Voraussetzungen und Anforderungen an elektronische Signaturen im Notariat

Um eine notarielle elektronische Signatur ordnungsgemäß zu verwenden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Qualifizierte elektronische Signatur: In vielen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, wobei die Bundesnotarkammer als Zertifizierungsstelle fungiert und Notaren die nötigen Signaturzertifikate bereitstellt.

• Notarielle Standards: Die E-Akte im Notariat unterliegt strengen Vorschriften, die sicherstellen, dass digitale Praktiken den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen und nur in der Geschäftsstelle oder im elektronischen Notaraktenspeicher geführt werden.

• Dokumentation und Archivierung: Eine umfassende Dokumentation und sichere Archivierung elektronisch signierter Urkunden gewährleistet die rechtssichere Zuordnung eines Zertifikats zu einer bestimmten Person und schützt die Integrität der Dokumente.

Digitale Notarurkunde erstellen und anfordern

Was ist eine digitale Notarurkunde?

Eine digitale Notarurkunde ist eine elektronische Form der notariellen Urkunde, die rechtlich der Papierform gleichwertig ist. Sie wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und enthält ein Notarattribut, das die Notareigenschaft bestätigt. Seit 2022 werden notarielle Urkunden im Elektronischen Urkundenarchiv digital verwahrt, was ihre Integrität und Unveränderlichkeit für 100 Jahre sicherstellt. Digitale Notarurkunden ermöglichen eine medienbruchfreie elektronische Verwendung und beschleunigen Geschäftsprozesse erheblich.

So fordern Sie eine notarielle Urkunde an

• Kontaktieren Sie einen Notar und vereinbaren Sie einen Termin oder fragen Sie nach Online-Möglichkeiten.

• Bereiten Sie alle erforderlichen Dokumente und Nachweise für die Beurkundung vor.

• Der Notar erstellt die digitale Urkunde und signiert diese mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur.

• Nach Abschluss können Sie eine beglaubigte Abschrift in elektronischer Form anfordern.

• Die digitale Urkunde wird Ihnen über einen sicheren Kanal zugestellt und kann für behördliche Zwecke verwendet werden.

Elektronische Präsenzbeurkundung: aktueller Gesetzentwurf im Überblick

Der 2025 verabschiedete Gesetzentwurf zur elektronischen Präsenzbeurkundung markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung des Notarwesens. Mit der ab Januar 2026 verpflichtenden elektronischen Aktenführung bei Gerichten gewinnt diese Reform eine hohe Bedeutung, da sie gezielt Gerichten Medienbrüche erspart und durchgehend digitale Prozesse ermöglicht.

Anwendungsfälle für die elektronische Signatur im Notariat

Die Einführung von elektronischen Signaturen im notariellen Bereich eröffnet vielfältige Möglichkeiten für effizientere Prozesse:

• Online-Notar-Beglaubigungen: Notarielle Online-Verfahren revolutionieren die Bürokratie durch standortunabhängige und rechtlich anerkannte elektronische Beglaubigungen. Seit 2022 können bestimmte Dokumente wie Gesellschafterbeschlüsse und Vereinsregisteranmeldungen digital beurkundet werden.

• Digitalisierung im Notariat: Die Transformation umfasst nun auch elektronische Beurkundungsverfahren in Präsenz. Ab 2025 können Notarinnen und Notare auch bei persönlicher Anwesenheit der Beteiligten elektronische Niederschriften erstellen, was Medienbrüche vermeidet und Prozesse beschleunigt.

• Signatursysteme: Tools wie Signaturkarten gewährleisten rechtlich gültige digitale Signaturen. Moderne Signatursysteme für elektronische Präsenzbeurkundungen ermöglichen die qualifizierte elektronische Signatur direkt im Notarbüro und erfüllen dabei höchste Sicherheitsstandards gemäß der eIDAS-Verordnung. Signaturkarten sind entscheidend.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu elektronischen Signaturen im Notariat

Wie sicher sind elektronische Signaturen im Notariat?

Elektronische Signaturen im Notariat sind sehr sicher, wenn sie den Standards der eIDAS-Verordnung entsprechen und auf qualifizierten Zertifikaten basieren, die eine eindeutige Identifikation gewährleisten.

Welche Arten von Dokumenten können mit elektronischen Signaturen notariell beglaubigt werden?

Die meisten notariellen Dokumente können elektronisch signiert werden, darunter Verträge, Vollmachten, Gesellschafterbeschlüsse und Registeranmeldungen.

Wie wird die Identität der beteiligten Parteien bei einer elektronischen Signatur gewährleistet?

Notare prüfen die Identität durch persönliche Anwesenheit oder sichere Video-Identifikation, wobei der Zweck dieser Regelung ist, die Zuordnung der Signatur zur berechtigten Person sicherzustellen.

Gibt es besondere Anforderungen an die Hardware oder Software für die Nutzung elektronischer Signaturen im Notariat?

Notare benötigen zertifizierte Signatursysteme und eine Signaturkarte oder cloudbasierte Lösung, die den Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur entspricht.

Ist eine ausgedruckte elektronische Signatur gültig?

Nein, ein Ausdruck einer elektronisch signierten Urkunde verliert die Eigenschaften der elektronischen Signatur. Die Signatur existiert nur in digitaler Form und ihre Gültigkeit kann nur elektronisch geprüft werden.

Kann eine notarielle Urkunde digital sein?

Ja, notarielle Urkunden können vollständig digital sein. Seit der eIDAS-Verordnung und den entsprechenden Anpassungen im deutschen Recht haben digitale notarielle Urkunden dieselbe Rechtsgültigkeit wie ihre Papierversionen.

Sind elektronische Signaturen bei notariellen Urkunden rechtsgültig?

Ja, elektronische Signaturen bei notariellen Urkunden sind rechtsgültig, wenn sie den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen und die Identität der bestimmten Person sichergestellt ist.

Was versteht man unter einem Urkundenverzeichnis?

Das Urkundenverzeichnis modernisiert seit 2022 die Verwaltung notarieller Dokumente grundlegend. Mit der Docusign-Technologie führen Notare ihre Verzeichnisse nun ausschließlich elektronisch im zentralen Urkundenarchiv.

Die strukturierte Erfassung von Beteiligten, Geschäftsgegenständen und weiteren relevanten Daten erfolgt verschlüsselt und ist nur für den berechtigten Mitarbeiterkreis zugänglich. Besonders effizient gestaltet sich dabei die Verknüpfung mit der elektronischen Urkundensammlung.

Das System gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signaturen die rechtssichere Dokumentation aller Urkundsgeschäfte. Die Daten bleiben 100 Jahre lang revisionssicher archiviert und ermöglichen einen schnellen, gezielten Zugriff auf benötigte Informationen.

Fazit: Elektronische Signatur im Notariat

Die elektronische Signatur bei notariellen Urkunden spart erheblich Zeit und Ressourcen. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur können notarielle Prozesse rechtssicher, schnell und effizient digital abgewickelt werden – ein entscheidender Vorteil in der modernen Geschäftswelt.