Geschäftsbrief schreiben: Tipps und Vorlage für Aufbau und Formulierungen

Wenn Sie als Unternehmen mit Kundinnen und Kunden, Dienstleistern und Lieferanten kommunizieren, setzen Sie dafür einen Geschäftsbrief auf. Briefe an Unternehmen und Privatpersonen unterscheiden sich dabei in einigen entscheidenden Punkten. Im Gegensatz zu einem privaten Brief gibt es einige Vorgaben und Formalitäten, die es im Schreiben einer Firma zu beachten gilt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen korrekten Geschäftsbrief schreiben und welche Angaben enthalten sein müssen.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein offizielles Dokument, das der schriftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern dient. Im Gegensatz zu privaten Briefen unterliegt er bestimmten formalen Anforderungen und rechtlichen Grundlagen, die seine Gestaltung und seinen Inhalt regeln.

Definition und Zweck

Geschäftsbriefe umfassen jede schriftliche Mitteilung mit geschäftsbezogenem Inhalt, die nach außen gerichtet ist. Sie können in verschiedenen Formen auftreten – von Anfragen und Angeboten über Auftragsbestätigungen bis hin zu Rechnungen und Mahnschreiben. Der Hauptzweck eines Geschäftsbriefs besteht darin, eine klare und professionelle Kommunikation zu gewährleisten, die rechtlich bindend sein kann. Viele Geschäftsbriefe beinhalten Verträge oder sind Bestandteil solcher, weshalb sie bestimmten gesetzlichen Vorgaben folgen müssen. Diese rechtlichen Grundlagen von Firmenpost sind besonders bei Mahnungen und anderen formellen Schreiben zu beachten.

Privater vs. geschäftlicher Brief

Der wesentliche Unterschied zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Brief liegt in den formalen Anforderungen und der rechtlichen Verbindlichkeit:

• Formale Struktur: Während private Briefe frei gestaltet werden können, folgen Geschäftsbriefe meist der DIN-Norm 5008, die klare Vorgaben zu Layout, Schriftart und Aufbau macht.

• Pflichtangaben: Geschäftsbriefe müssen je nach Unternehmensform bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie Firmenname, Rechtsform, Handelsregisternummer und gegebenenfalls Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder.

• Rechtliche Relevanz: Anders als private Korrespondenz können Geschäftsbriefe rechtlich bindende Wirkung entfalten und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu sechs Jahren.

Ein sogenannter "privater Geschäftsbrief" entsteht, wenn eine Privatperson an ein Unternehmen oder eine Behörde schreibt – auch hier sollten die grundlegenden Formatierungsregeln eingehalten werden, obwohl weniger Pflichtangaben erforderlich sind.

Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?

Im Schriftverkehr zwischen Unternehmen und Kunden (B2C) oder zwischen Unternehmen untereinander (B2B) kommen verschiedene Arten von Geschäftsbriefen zum Einsatz. Jeder Typ erfüllt einen spezifischen Zweck in der geschäftlichen Kommunikation:

Keine Geschäftsbriefe im eigentlichen Sinne stellen hingegen Werbeschreiben, Wurfsendungen, Newsletter, Versandanzeigen und ähnliche Massensendungen dar, auch wenn diese oft ähnliche Gestaltungsmerkmale aufweisen.

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Geschäftsbriefe aufsetzen nach DIN 5008 – so geht's

Damit der geschäftliche Schriftverkehr einen professionellen Eindruck macht, nutzen die meisten Unternehmen die Gestaltung nach DIN 5008. Diese Norm schafft einen einheitlichen Standard für die Textverarbeitung und sorgt für Klarheit und Verständlichkeit in der Geschäftskommunikation. Es besteht zwar keine Pflicht, diese Vorlage zu verwenden, sie bietet aber den Vorteil, dass Sie unternehmensübergreifend eine einheitliche Kommunikation gewährleisten und einen seriösen Eindruck hinterlassen.

Briefe DIN Norm – Schritt 1 bis 3

Die Erstellung eines DIN-konformen Geschäftsbriefs erfolgt in drei übersichtlichen Schritten:

• Grundformat einrichten: Verwenden Sie die korrekten Seitenränder (oben 4,5 cm, unten 2,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm) und wählen Sie eine gut lesbare Schriftart wie Times New Roman (12 pt) oder Arial (11 pt).

• Briefkopf gestalten: Platzieren Sie Ihr Unternehmenslogo und Ihre Kontaktdaten im oberen Bereich. Achten Sie auf die richtige Positionierung der Empfängeranschrift für Briefumschläge mit Sichtfenster (maximale Breite 8,5 cm, Höhe 4,5 cm).

• Inhaltsstruktur anlegen: Setzen Sie das Datum rechtsbündig, formulieren Sie einen prägnanten Betreff ohne das Wort "Betreff" zu verwenden und wählen Sie eine passende Anrede für Ihren Empfänger.

Mit der Einhaltung dieser Vorgaben schaffen Sie nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern erleichtern auch die Verarbeitung Ihrer Korrespondenz beim Empfänger. Mit einem Contract Lifecycle Management-System können Sie Ihre Geschäftsbriefe und Verträge noch effizienter verwalten und automatisieren. Die aktuelle Version der DIN 5008 wurde zuletzt 2020 überarbeitet, eine neue Aktualisierung ist für Herbst 2025 geplant.

Tipps für den Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008

Brief Layout nach DIN 5008 Standard

Ein professioneller Geschäftsbrief folgt klaren Gestaltungsrichtlinien, die Ihre Unternehmenskommunikation einheitlich und seriös erscheinen lassen. Die DIN 5008 bietet dafür einen anerkannten Standard, der zwar keine gesetzliche Pflicht darstellt, aber eine strukturierte und übersichtliche Gestaltung gewährleistet. Ein gut formatierter Brief vermittelt Professionalität und erleichtert dem Empfänger das schnelle Erfassen wichtiger Informationen. Achten Sie darauf, dass Ihr Layout auch Ihre Unternehmensidentität widerspiegelt – mit einheitlichen Designelementen wie Logo, Schriftart und Farben.

Brief Abstände & Seitenrand einhalten

Die richtigen Abstände sorgen für ein ausgewogenes Erscheinungsbild und optimale Lesbarkeit. Folgende Seitenränder sollten Sie bei Ihrem Geschäftsbrief einhalten:

• Seitenrand oben: 4,5 cm (hier ist Platz für Ihren Briefkopf)

• Seitenrand unten: 2,5 cm

• Seitenrand links: 2,5 cm

• Seitenrand rechts: 2 cm (mindestens 1,5 cm)

Die Faltmarken sollten bei 10,5 cm und 14,8 cm vom oberen Blattrand gesetzt werden, die Lochmarke bei 14,8 cm. Diese Markierungen können als feine Linien, kleine Punkte oder Dreiecke gestaltet sein und erleichtern das korrekte Falten und Abheften des Briefes.

Empfohlene Schriftarten und -größen

Bei Schriftgrößen unter 10 pt empfiehlt die DIN 5008 serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica für bessere Lesbarkeit. Verwenden Sie im Fließtext möglichst nur eine Schriftart und beschränken Sie sich auf maximal zwei verschiedene Schriftarten im gesamten Brief.

Aufbau Briefkopf richtig gestalten

Der Briefkopf repräsentiert Ihr Unternehmen und sollte daher sorgfältig gestaltet werden. Er nimmt den oberen Teil des Briefs ein (bis 45 mm von der oberen Blattkante) und enthält folgende Elemente:

• Unternehmensname und vollständige Anschrift

• Logo und Corporate Design-Elemente

• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website)

• Rechtsform des Unternehmens

• Bei eingetragenen Unternehmen: Handelsregisternummer und Registergericht

Platzieren Sie den Absender zusätzlich in Kurzform über der Empfängeradresse. Der Empfängerblock sollte für Fenstertumschläge positioniert werden – maximal 8,5 cm breit und 4,5 cm hoch. Nach einer Leerzeile folgt rechtsbündig das aktuelle Datum.

Betreff Brief richtig formulieren

Ein präziser Betreff hilft dem Empfänger, den Inhalt des Briefs sofort zu erfassen. Wichtig: Das Wort "Betreff" selbst wird nicht geschrieben. Formulieren Sie stattdessen kurz und prägnant Ihr Anliegen als Überschrift über dem Brieftext. Der Betreff sollte:

• Knapp und aussagekräftig sein

• In einem Satz das Thema zusammenfassen

• Fett gedruckt werden (optional, aber empfehlenswert)

• Ohne Punkt am Ende stehen

Beispiele für gelungene Betreffzeilen: "Angebot für Ihre Anfrage vom 15.07.2025", "Einladung zum Kundenevent am 10.08.2025" oder "Ihre Rechnung Nr. 12345 vom 01.07.2025".

Unterschrift im Brief korrekt platzieren

Die Unterschrift verleiht Ihrem Geschäftsbrief Verbindlichkeit und persönliche Note. Lassen Sie nach dem letzten Textabsatz zwei bis drei Leerzeilen für Ihre handschriftliche Unterschrift. Darunter folgt die maschinenschriftliche Namenswiedergabe, bei Bedarf mit Funktionsbezeichnung. Bei digitalen Briefen können Sie eine elektronische Signatur verwenden, die je nach Art (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) unterschiedliche Rechtssicherheit bietet.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist dabei der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und bietet maximale Rechtssicherheit für Ihre Geschäftskommunikation. Mit Docusign können Sie Ihre Unterschrift einfach digitalisieren und rechtssicher in Ihre PDF-Dokumente einfügen.

Brief mit Anlagen richtig kennzeichnen

Fügen Sie Ihrem Geschäftsbrief Dokumente bei, sollten Sie diese korrekt kennzeichnen. Der Anlagenvermerk steht mit einer Leerzeile Abstand unter der maschinenschriftlichen Namenswiederholung. Schreiben Sie "Anlage" (bei einem Dokument) oder "Anlagen" (bei mehreren) und listen Sie die beigefügten Dokumente auf, wenn sie nicht bereits im Brieftext erwähnt wurden.

Beispiel:

Anlagen:

- Produktkatalog 2025

- Preisliste gültig ab 01.08.2025

Bei umfangreichen Anlagen können Sie auch die Anzahl angeben: "Anlagen: 3 Dokumente". Der Anlagenvermerk hilft dem Empfänger zu überprüfen, ob alle beigefügten Dokumente vollständig sind.

Geschäftsbrief Beispiele und Formulierungen

Ein professionell formulierter Geschäftsbrief hinterlässt einen bleibenden Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern. Mit den richtigen Formulierungen und Mustern gelingt es Ihnen, Ihre Anliegen klar und überzeugend zu kommunizieren. Hier finden Sie praktische Beispiele für verschiedene Situationen im Geschäftsalltag.

Mustertexte für Anfrage & Angebot

Beispiel-Betreffzeilen

Die Betreffzeile ist entscheidend für den ersten Eindruck. Sie sollte knackig und aussagekräftig sein, ohne das Wort "Betreff" zu enthalten.

Formulierungen für Schlusssatz & Grußformel

Ein gut formulierter Schlusssatz kann die Wirkung Ihres Geschäftsbriefs verstärken und zu weiteren Handlungen motivieren.

Neben dem klassischen "Mit freundlichen Grüßen" können Sie auch alternative Grußformeln verwenden, um Ihren Brief persönlicher zu gestalten:

• "Herzliche Grüße aus Hamburg"

• "Mit besten Grüßen"

• "Freundliche Grüße aus dem Vertriebsteam"

• "Viele Grüße und einen erfolgreichen Tag"

Nutzen Sie unsere Mustervorlage für Ihren Geschäftsbrief als Grundlage und passen Sie diese mit den passenden Formulierungen an Ihre spezifischen Anforderungen an. Mit Docusign eSignature können Sie Ihre Geschäftsbriefe nicht nur professionell gestalten, sondern auch digital signieren und versenden – für einen modernen und effizienten Geschäftsalltag.

Checkliste: Briefaufbau auf einen Blick

• ✓ Briefkopf: Unternehmensname, Logo, Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) am oberen Rand platzieren

• ✓ Empfängerangaben: Name und vollständige Anschrift des Empfängers für Sichtfenster formatieren (max. 8,5 cm breit, 4,5 cm hoch)

• ✓ Datum: Nach einer Leerzeile unter den Empfängerangaben, rechtsbündig das aktuelle Datum einfügen

• ✓ Betreffzeile: Kurze, prägnante Überschrift ohne das Wort "Betreff" – durch Fettdruck hervorheben

• ✓ Anrede: Persönliche Anrede statt "Sehr geehrte Damen und Herren" verwenden, wenn der Empfänger bekannt ist

• ✓ Haupttext: Klare Struktur mit sinnvollen Absätzen und korrekter Rechtschreibung – Leerzeile nach der Anrede beginnen

• ✓ Grußformel: Abschluss mit "Mit freundlichen Grüßen" oder einer passenden Alternative wie "Viele Grüße"

• ✓ Unterschrift: Handschriftliche oder elektronische Signatur unter der Grußformel platzieren

• ✓ Pflichtangaben: Rechtliche Informationen wie Handelsregisternummer, Rechtsform und Geschäftsführung im Fußbereich angeben

• ✓ Anlagen: Bei beigefügten Dokumenten nach der Unterschrift mit "Anlage(n):" und Auflistung der beigefügten Dokumente

Unser bester Tipp: Geschäftsbriefe online erstellen, signieren und versenden

Verbessern Sie Ihren Schriftverkehr mit Docusign und Docusign eSignature. Mit der elektronischen Signatur erstellen, unterzeichnen und versenden Sie Ihre Geschäftsbriefe schneller, einfacher, in einem Rutsch – und erleichtern damit Ihren Geschäftsalltag. Die digitale Transformation Ihrer Geschäftskommunikation bietet entscheidende Vorteile:

• Zeitersparnis: Reduzieren Sie den Aufwand für Erstellung, Versand und Archivierung von Geschäftsbriefen um bis zu 80%

• Rechtssicherheit: Nutzen Sie je nach Anforderung einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen

• Nachvollziehbarkeit: Behalten Sie den Überblick, wann Ihre Dokumente geöffnet und unterzeichnet wurden

• Umweltfreundlichkeit: Sparen Sie Papier und Versandmaterial durch vollständig digitale Prozesse

• Professionelles Erscheinungsbild: Einheitliche Vorlagen sorgen für konsistente Unternehmenskommunikation

Die Integration mit Microsoft-Produkten ermöglicht es Ihnen zudem, Ihre Geschäftsbriefe direkt in vertrauten Anwendungen wie Word oder Outlook zu erstellen und zu verwalten. Besonders praktisch: Mit Docusign können Sie Ihre Briefvorlagen nach DIN 5008 einmalig einrichten und für alle zukünftigen Geschäftsbriefe nutzen – inklusive automatischer Platzierung von Pflichtangaben und Ihrer digitalen Signatur.

Die Umstellung auf digitale Geschäftsbriefe ist einfacher als gedacht. Mit Docusign können Sie Ihren Schriftverkehr nicht nur beschleunigen, sondern auch die Kosten für Druck, Porto und Archivierung deutlich reduzieren. Erfahren Sie mehr über die Nummer 1 für elektronische Signaturen und wie Sie Ihre gesamte Geschäftskommunikation optimieren können.

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FAQ zum Geschäftsbrief schreiben

Wie schreibe ich Briefe?

Für einen gelungenen Brief achten Sie auf klare Struktur, korrekte Rechtschreibung und präzise Formulierungen. Halten Sie den Inhalt kurz und verständlich, mit einer höflichen Anrede und passender Grußformel. Bei Privatbriefen haben Sie gestalterische Freiheiten, während geschäftliche Briefe formalen Regeln folgen. Mehr Details zu den spezifischen Anforderungen von Geschäftsbriefen finden Sie im Abschnitt "Tipps für den Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008".

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

Einen Geschäftsbrief schreiben Sie nach der DIN-Norm 5008 auf DIN-A4-Papier mit festgelegten Seitenrändern (oben 4,5 cm, unten 2,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm). Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart wie Arial oder Times New Roman. Strukturieren Sie den Brief mit Briefkopf, Empfängeradresse, Datum, präzisem Betreff ohne das Wort "Betreff", höflicher Anrede, klar gegliedertem Haupttext und passender Grußformel. Die detaillierten Formatierungsvorgaben finden Sie unter "Geschäftsbriefe aufsetzen nach DIN 5008".

Wie wird ein Geschäftsbrief aufgebaut?

Ein Geschäftsbrief besteht aus Briefkopf (mit Firmenlogo und Absenderangaben), Empfängeradresse im Sichtfensterfenster, rechtsbündigem Datum, prägnanter Betreffzeile, höflicher Anrede mit Komma, klar strukturiertem Haupttext, Grußformel, handschriftlicher oder elektronischer Signatur und Pflichtangaben im Fußbereich. Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen müssen zusätzlich Rechtsform,

Handelsregisternummer und Geschäftsführer genannt werden. Alle Elemente folgen den präzisen Platzierungsvorgaben nach DIN 5008, wie im Abschnitt "Layout des Geschäftsbriefs" beschrieben.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein formelles Schreiben für die Kommunikation zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und Privatpersonen (B2C). Im Gegensatz zum persönlichen Privatbrief folgt er strengen Formvorgaben nach DIN 5008 und enthält gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben. Er dient geschäftlichen Zwecken wie Anfragen, Angeboten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen und stellt oft einen rechtlich relevanten Nachweis dar. Weitere Arten von Geschäftsbriefen finden Sie im Abschnitt "Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?".