Optimale Dokumentenverwaltung

Was ist Dokumentenverwaltung oder kurz DMS?

Die Vision des papierlosen Büros ist klar: Papierberge sollen digitalen Dokumentendateien Platz machen, immer abrufbar, immer zuordenbar, immer ressourceneffizient. Die Vorteile sind offensichtlich, aber was macht eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung wirklich aus? Und welche Möglichkeiten und Tools gibt es, um einfach und ressourcensparend Dokumente effizient zu verwalten?

Finden Sie heraus, wie Sie die Herausforderung der effizienten Dokumentenverwaltung meistern und Ihre Dokumente einfach, zeitsparend und umweltfreundlich verwalten.

Die Herausforderung: sichere Verwaltung von relevanten Informationen und wichtigen Dokumenten

Vom Einzelunternehmer über den Mittelstand bis hin zum großen Konzern: In Deutschland stehen alle vor der Herausforderung, unterschiedliche Arten von Dokumenten effizient und rechtskonform zu verwalten. Die Pandemie hat noch einmal deutlich gezeigt, dass das Aktenarchiv und die Schreibtischschublade kein gangbarer Weg mehr sind für Unternehmen. Die digitale Dokumentenverwaltung mit elektronischen Signaturen setzt dem ein Ende.

So funktioniert die digitale Verwaltung aller Arten von Dokumenten im Dokumenten Management Systen

Ob einzelne Dokumente, die eingescannt wurden, oder bereits elektronisch vorliegende Dokumente (beispielsweise aus E-Mails im PDF-Format) – eine effiziente digitale Dokumentenverwaltung deckt die Verwaltung unterschiedlicher Arten von Dokumenten ab.

Anstatt einen Mix aus gedruckten Dokumenten in Papierform im Aktenordner aufzubewahren, scannen Sie Ihre Dokumente ein und legen diese in entsprechende Ordner ab. Kleiner Tipp: Da viele behördlichen Dokumente auch ohne handgeschriebene Unterschrift gültig sind, ist die Problematik Original versus Kopie wichtiger Dokumente inzwischen meist hinfällig. Aber Achtung: Werfen Sie nie Dokumente weg, die Sie eventuell doch im Original behalten sollten.

Digital ja, aber es gibt einen Haken daran. Das Einscannen einzelner Dokumente, in Kombination mit gängigen digitalen Tools wie Excel oder Dateiverzeichnissen auf Servern, schafft Abhilfe beim Papierchaos. Ungelöst bleibt aber das Problem, vor das uns große Mengen an Daten stellen: Auch die Verwaltung digitaler Dokumente ist aufwendig und zeitraubend.

Die Lösung: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verwaltung digitaler Dokumente

Vom Scannen bis zum Archivieren: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht digitale, automatisierte Prozesse für die zeitgemäße Verwaltung digitaler Dokumente. Ganz gleich ob Angebot, Foto, Rechnung, Lieferschein oder E-Mail: Eine gute Dokumentenmanagement-Software vereinfacht jeden Schritt bei der Verwaltung unterschiedlicher Arten von Dokumenten.

Ein DMS liefert die Basis für eine übersichtliche Dokumentenverwaltung, indem alle Anwenderinnen und Anwender alle relevanten Informationen im System finden und bearbeiten können. Mithilfe von OCR Texterkennung lesen Sie selbst Bilddateien und gescannte Dokumente automatisch ein, um sie nach wichtigen Informationen zu durchsuchen. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme und Vertragsmanagement-Software von Anbietern wie Office Manager oder Docusign stellen den Dreh- und Angelpunkt für alle Informationen und Dokumente im Unternehmen dar für das Next-Level der digitalen Dokumentenverwaltung. Dabei wird auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO berücksichtigt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Dateiverwaltung und Dokumentenverwaltung?

Die Dateiverwaltung bildet die grundlegende Ebene der digitalen Organisation, bei der Dateien in Ordnerstrukturen auf Servern oder USB-Sticks gespeichert werden. Sie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf PDF-Dateien und andere Unterlagen, bietet jedoch begrenzte Funktionen für die Zusammenarbeit.

Die Dokumentenverwaltung geht deutlich weiter und nutzt spezielle Software wie Docusign, um nicht nur Dateien zu speichern, sondern auch Prozesse zu automatisieren. Ein modernes Document Management System übernimmt dabei komplexe Aufgaben wie die Versionskontrolle und minimiert Risikos von Datenschutzverletzungen.

Programme zur Dokumentenverwaltung gewährleisten die Sicherheit von vertraulichen Informationen durch ausgefeilte Berechtigungssysteme. Die Preise für solche Systeme amortisieren sich in der Regel schnell durch die gesteigerte Effizienz und reduzierte Fehlerquoten bei der Dokumentenverarbeitung.

Welche kostenlosen Dokumentenverwaltungssoftwares gibt es?

Für den Einstieg in die digitale Dokumentenorganisation stehen mehrere kostenfreie Lösungen zur Verfügung. Docusign stellt eine kostenlose Testversion bereit, mit der Sie professionelle Funktionen wie automatisierte Workflows und fortschrittliche Analysemöglichkeiten erkunden können. Diese Version eignet sich besonders gut, um die Vorteile einer Enterprise-Lösung kennenzulernen.

Die Wahl der passenden Lösung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab - von einfacher Archivierung bis zur komplexen Prozessautomatisierung.

Wie viel kostet ein DMS?

Die Investition in ein modernes Dokumentenmanagementsystem richtet sich nach verschiedenen Faktoren. Bei einer Cloud-Lösung wie Docusign beginnen die monatlichen Kosten bereits ab 100 Euro für kleine Teams. Für mittlere Unternehmen mit erweiterten Funktionen und bis zu 40 Nutzern liegt die Investition bei etwa 2.000 Euro monatlich.

Der Return on Investment zeigt sich schnell: Unternehmen sparen durchschnittlich 80% Zeit bei der Dokumentenerstellung. Die Automatisierung von Workflows reduziert manuelle Prozesse erheblich. Dabei profitieren Sie von flexiblen Lizenzmodellen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Aufwendungen für die Implementation und Schulung an. Diese Investition zahlt sich durch gesteigerte Produktivität und minimierte Fehlerquoten rasch aus.

Welche Dokumentenmanagement-Software oder kurz DMS Software ist für den privaten Gebrauch bzw. Privatanwender geeignet?

Privatanwender benötigen eine intuitive Dokumentenmanagement-Lösung, die sich nahtlos in den Alltag integriert. Mit Docusign erhalten Sie eine benutzerfreundliche Software, die speziell für die Anforderungen von Privatpersonen entwickelt wurde.

Die cloudbasierte Plattform ermöglicht es Ihnen, wichtige private Dokumente wie Versicherungspolicen, Garantiescheine und Verträge sicher zu verwalten. Nutzen Sie die mobile App, um Dokumente direkt mit dem Smartphone zu erfassen und automatisch zu kategorisieren.

Docusign bietet Ihnen dabei fortschrittliche Funktionen wie die automatische Texterkennung und intelligente Verschlagwortung. So finden Sie jedes Dokument sekundenschnell wieder - egal ob am Computer oder unterwegs. Die Integration in bestehende Cloud-Dienste macht den Einstieg besonders einfach.