Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine datenbankgestützte Software-Lösung, die die elektronische Verwaltung, Organisation und Archivierung aller Geschäftsdokumente ermöglicht. Im Unternehmensalltag sorgt ein DMS dafür, dass wichtige Informationen zentral gespeichert, kategorisiert und mit definierten Workflows verknüpft werden. Mitarbeitende profitieren von der strukturierten Ablage, die den schnellen Zugriff auf Dokumente ermöglicht und die tägliche Arbeit deutlich effizienter gestaltet.

Möchten Sie wissen, wie ein DMS funktioniert und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bietet? Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, wie Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem Ihre Prozesse optimieren können.

Wie funktioniert ein DMS? Wofür steht die Abkürzung?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das digitale Rückgrat moderner Unternehmen, indem es den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten verwaltet – von der Erfassung bis zur langfristigen Archivierung. Die intelligente Verarbeitung von Dokumenten und Metadaten sorgt für Ordnung, Effizienz und Nachvollziehbarkeit in allen Geschäftsprozessen.

Dokumente erfassen und indexieren

Bei der Erfassung werden Dokumente automatisch katalogisiert und mit aussagekräftigen Metadaten versehen. Diese digitale Verschlagwortung erfolgt durch:

• Automatische Texterkennung (OCR), die analoge Dokumente in durchsuchbare digitale Formate umwandelt

• Intelligente Extraktionsprogramme, die relevante Informationen wie Rechnungsnummern oder Vertragsdaten erkennen

• Strukturierte Indizierung, die eine schnelle Suchfunktion ermöglicht und direkten Zugriff auf benötigte Informationen bietet

Die Qualität der Indexierung bestimmt maßgeblich, wie effizient Dokumente später gefunden werden können. Moderne DMS-Lösungen nutzen KI-gestützte Verfahren, um Dokumente automatisch zu kategorisieren und relevante Metadaten zu identifizieren.

Speicherung: Cloud, On-Premises oder Hybrid?

Je nach Unternehmensanforderungen bietet ein DMS verschiedene Speichermodelle:

Die Entscheidung für ein Speichermodell hängt von Faktoren wie Datenschutzanforderungen, Budget und Zugriffsbedürfnissen ab. Besonders im Mittelstand gewinnen Cloud-Lösungen an Bedeutung, da sie ohne umfangreiche IT-Infrastruktur implementiert werden können.

Versionskontrolle und Änderungen nachverfolgen

Ein leistungsstarkes DMS dokumentiert jede Änderung an Dokumenten transparent und lückenlos:

• Automatische Erstellung neuer Versionen bei Bearbeitungen, ohne manuelle Dateinamenänderungen

• Nachvollziehbare Änderungshistorie mit Zeitstempel und Bearbeiterinformationen

• Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen und Änderungen zu vergleichen

• Rechtssichere Dokumentation aller Bearbeitungsschritte für Compliance-Anforderungen

Diese Versionskontrolle ist besonders bei Vertragsdokumenten entscheidend, die oft mehrere Überarbeitungsrunden durchlaufen. Durch die automatisierte Nachverfolgung bleibt stets transparent, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Die Anwendung einer DMS-Software ermöglicht die digitale und zentrale Verwaltung aller elektronischen Dokumente mit definierten Zugriffsrechten. Eine saubere Digitalisierung von Unterlagen, die bisher nur in Papierform vorlagen, sorgt für nachhaltige Ordnung und Effizienz im Unternehmen. Moderne Lösungen wie Docusign bieten zusätzlich nahtlose Integrationen mit bestehenden Geschäftssystemen, um einen durchgängig digitalen Workflow zu ermöglichen.

Was macht ein Dokumentenmanagementsystem? Aufgaben und Kernfunktionen: von Dokumentenverwaltung bis zu Software- und Dokumentenarchivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das digitale Rückgrat moderner Unternehmen bei der Verwaltung geschäftskritischer Informationen. Die Kernaufgabe eines DMS liegt darin, alle wichtigen Dokumente, die einer revisionssicheren Archivierung bedürfen, zentral zu verwalten und befugten Anwenderinnen und Anwendern zugänglich zu machen. Dabei geht es weit über eine einfache Ablage hinaus – ein modernes DMS übernimmt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur langfristigen Archivierung.

In Unternehmen jeder Branche werden täglich enorme Dokumentenmengen verarbeitet. Ein leistungsfähiges DMS sorgt dabei für strukturierte Abläufe und eine sichere Verwaltung aller Unterlagen – seien es Verträge und Vertragsprozesse, Lieferscheine, Rechnungen, Internetseiten oder Word-Dokumente. Besonders in Zeiten wachsender Compliance-Anforderungen bietet ein DMS die notwendige Sicherheit, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Zu den zentralen Funktionen eines modernen Dokumentenmanagementsystems zählen:

• Revisionssichere Archivierung: Gewährleistung der Unveränderbarkeit und langfristigen Verfügbarkeit von Dokumenten wie Rechnungen gemäß gesetzlicher Vorschriften

• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Präzise Steuerung, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen dürfen

• Versionskontrolle: Nachvollziehbare Dokumentation aller Änderungen mit Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen

• Automatisierte Workflows: Definition und Steuerung von Geschäftsprozessen mit automatisierten Freigabeabläufen

• Metadatenverwaltung: Strukturierte Erfassung von Zusatzinformationen für eine effiziente Suche und Kategorisierung

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbare Dateien

• Content-Management: Integration mit anderen Systemen für eine nahtlose Informationsverarbeitung

• Compliance-Unterstützung: Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und branchenspezifischen Regularien

Praxisbeispiel: NDA-Verwaltung mit DMS Ein mittelständisches Unternehmen nutzt ein DMS zur Verwaltung seiner Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs). Durch die zentrale Speicherung behält die Rechtsabteilung den Überblick über alle laufenden Vereinbarungen und kann bei Verlängerungen oder Änderungen schnell reagieren. Automatische Benachrichtigungen vor Fristablauf sorgen für Rechtssicherheit.

Vorteile von Dokumentenmanagement

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das Herzstück effizienter Geschäftsprozesse und bietet weitaus mehr als nur digitale Ablage. Mit der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf DMS-Lösungen, die eine vollständige elektronische End-to-End-Verwaltung von Dokumenten ermöglichen.

Produktivität & Kostenreduktion

Die Implementierung eines DMS führt zu einer deutlichen Steigerung der Unternehmenseffizienz und spürbaren Kosteneinsparungen:

• Zentrales Ablegen und Speichern von Dokumenten – Alle Informationen sind an einem Ort verfügbar, was die Suchzeiten minimiert und den Überblick maximiert.

• Digitale Vergabe von Zugriffsrechten – Ermöglicht zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und gewährleistet gleichzeitig die nötige Datensicherheit.

• Automatisiertes Erstellen und Bearbeite – Reduziert manuelle Tätigkeiten um bis zu 80% und beschleunigt Durchlaufzeiten erheblich.

• Verbesserte Kommunikation – Fördert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Kunden und allen Vertragsparteien.

• Intelligente Suchfunktionen– Ermöglichen das blitzschnelle Auffinden von Dokumenten durch Volltextsuche und Metadaten-Filterung.

Studien zeigen, dass Unternehmen durch den Einsatz eines DMS eine durchschnittliche ROI von über 400% erzielen können. Die Investition rechnet sich häufig bereits im ersten Jahr durch eingesparte Arbeitszeit, reduzierte Fehlerquoten und optimierte Prozesse.

Nachhaltigkeit & papierloses Büro

Ein DMS leistet einen wertvollen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit und unterstützt die Vision des papierlosen Büros:

• Drastische Reduzierung des Papierverbrauchs – Schont wertvolle natürliche Ressourcen und verringert den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens.

• Eliminierung physischer Lagerräume – Spart Platz und senkt die damit verbundenen Kosten für Archivflächen und deren Bewirtschaftung.

• Geringerer Energieverbrauch – Weniger Drucker und Kopiergeräte bedeuten niedrigere Stromkosten und weniger Verbrauchsmaterialien.

• Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle – Fördert umweltfreundliches Homeoffice durch digitalen Zugriff auf alle benötigten Dokumente.

• Revisionssichere Archivierung – Gewährleistet Compliance und rechtliche Sicherheit ohne Papierarchive.

Laut aktuellen Erhebungen können mittelständische Unternehmen durch die Umstellung auf ein DMS bis zu 4 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Woche einsparen. Das papierlose Büro schöpft das volle Potenzial digitaler Unterlagen aus und vereint wirtschaftliche Vorteile mit ökologischer Verantwortung. Effizienteres Arbeiten durch optimierte Prozesse schafft so einen doppelten Mehrwert für Ihr Unternehmen und die Umwelt.

Arten von Dokumenten Management Systemen (Cloud, Open-Source & Co.)

Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz in Ihrem Unternehmen. Je nach Anforderungen, Budget und IT-Infrastruktur stehen verschiedene Arten von DMS-Lösungen zur Verfügung. Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Varianten.

Cloud-basierte DMS

Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme werden über das Internet bereitgestellt und ermöglichen einen geräteunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente. Die technische Infrastruktur wird vom Anbieter verwaltet, wodurch keine eigenen Ressourcen für Wartung und Updates erforderlich sind.

Diese Systeme zeichnen sich durch hohe Flexibilität aus – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobilen Mitarbeitern. Die monatlichen Kosten sind in der Regel kalkulierbar, da sie meist pro Nutzer berechnet werden. Für mittelständische Unternehmen liegen diese je nach Funktionsumfang und Cloud-Speicher zwischen 23 und 51 Euro pro Benutzer und Monat.

Besonders vorteilhaft ist die einfache Skalierbarkeit: Bei wachsendem Dokumentenvolumen können Sie Speicherkapazitäten ohne große Investitionen erweitern. Allerdings besteht eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter, insbesondere bei technischen Problemen oder Ausfällen.

On-Premises-Lösungen

On-Premises-DMS werden auf der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens installiert und betrieben. Diese Variante bietet maximale Kontrolle über die Daten und Systeme, was besonders für sicherheitskritische Branchen relevant ist.

Bei dieser Lösung trägt das Unternehmen selbst die Verantwortung für Wartung, Updates und Datensicherheit. Der Vorteil liegt in der Möglichkeit, individuelle Sicherheitsstrategien zu entwickeln und umzusetzen. Zudem können On-Premises-Systeme oft besser an spezifische Unternehmensanforderungen angepasst werden.

Die Anfangsinvestitionen sind allerdings höher als bei Cloud-Lösungen, da Hardware, Software-Lizenzen und IT-Personal finanziert werden müssen. Dafür fallen später keine monatlichen Nutzungsgebühren an. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen mit bestehender IT-Infrastruktur und spezifischen Compliance-Anforderungen.

Open-Source-Programme

Open-Source-DMS bieten eine kostengünstige Alternative zu kommerziellen Lösungen. Diese Systeme basieren auf einem offenen Quellcode, der von der Community weiterentwickelt wird. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellen sie eine attraktive Option dar.

Der größte Vorteil liegt in den geringen oder nicht vorhandenen Lizenzkosten. Zudem bieten Open-Source-Lösungen oft eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an individuelle Anforderungen. Die Systeme können sowohl in der Cloud als auch On-Premises betrieben werden.

Allerdings erfordern sie in der Regel mehr technisches Know-how bei der Implementierung und Wartung. Support ist meist nur über die Community verfügbar, was bei geschäftskritischen Anwendungen ein Risiko darstellen kann.

Mit Docusign erhalten Sie eine cloudbasierte Lösung, die eine umfassende digitale End-to-End-Lösung bietet – von der Vertragserstellung bis zum Ablegen und Archivieren. Unsere Systeme sind speziell darauf ausgelegt, den kompletten Dokumentenlebenszyklus abzudecken und gleichzeitig maximale Flexibilität zu gewährleisten.

Digitalisierung im Mittelstand und Dokumentenmanagementsysteme

Warum KMU auf SaaS-DMS setzen

Mit der zunehmenden Digitalisierung geht der Trend im Mittelstand klar zu SaaS-Lösungen (Software as a Service). Der entscheidende Vorteil dieser über das Internet bereitgestellten Dokumentenmanagementsysteme liegt in der Geräteunabhängigkeit – Teams können von überall auf wichtige Dokumente zugreifen. Moderne SaaS-DMS bieten 2025 deutlich mehr als nur Dokumentenablage: Sie ermöglichen nahtlose Zusammenarbeit in verteilten Teams, automatisierte Workflows und tiefe Integration in bestehende Unternehmenssysteme wie Salesforce oder SAP Ariba.

Für mittelständische Unternehmen besonders attraktiv: Die technische Umsetzung liegt beim externen Dienstleister, wodurch keine eigenen Ressourcen für Wartung und Aktualisierung eingeplant werden müssen. Laut aktuellen Studien können Unternehmen durch den Einsatz von DMS-Lösungen bis zu 80% Zeit bei der Dokumentenerstellung einsparen und die Effizienz ihrer Vertragsprozesse erheblich steigern.

Open-Source-Alternative für kleinere Unternehmen

Da professionelle DMS-Systeme mit umfangreichen Funktionen oft kostenintensiv sind, stellen Open-Source-Programme eine attraktive Alternative für kleinere Unternehmen dar. Diese bieten eine günstige oder sogar kostenlose Option zur revisionssicheren Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Für KMUs mit begrenztem IT-Budget ermöglichen Open-Source-DMS den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung ohne hohe Anfangsinvestitionen.

Moderne Open-Source-Lösungen bieten inzwischen beeindruckende Funktionen: Von der automatischen Texterkennung über die Vergabe von Zugriffsrechten bis hin zur Integration in bestehende Systeme. Allerdings sollten Unternehmen bei der Auswahl auf Datenschutzkonformität und ausreichenden Support achten – nicht alle kostenlosen Systeme erfüllen die strengen Compliance-Standards größerer Organisationen.

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt für Unternehmen eine wichtige Investition dar, die sich langfristig auszahlt. Die Kosten variieren jedoch stark je nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Implementierungsart. Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Kostenfaktoren und wie Sie den Return on Investment berechnen können.

Kostenfaktoren: Lizenz, Implementierung, Schulung

Die Gesamtkosten eines DMS setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

• Lizenzkosten: Je nach Anbieter und Modell fallen monatlich zwischen 23 und 51 Euro pro Benutzer an. Cloud-basierte Lösungen werden meist im Abo-Modell angeboten, während On-Premises-Systeme oft höhere Einmalkosten verursachen.

• Implementierungskosten: Hierzu zählen die technische Einrichtung, Datenübernahme und Anpassung an bestehende Systeme. Diese Kosten können je nach Komplexität zwischen 5.000 und 25.000 Euro für mittelständische Unternehmen betragen.

• Schulungskosten: Für eine erfolgreiche Einführung sind Mitarbeiterschulungen unerlässlich. Je nach Unternehmensgröße sollten dafür zwischen 1.500 und 5.000 Euro eingeplant werden.

• Wartung und Updates: Laufende Kosten für Support, Wartung und regelmäßige Aktualisierungen machen jährlich etwa 15-20% der Lizenzkosten aus.

Besonders für den Mittelstand gibt es spezialisierte Lösungen, die einen kostengünstigen Einstieg ermöglichen. Laut aktuellen Studien nutzen jedoch erst 47% der mittelständischen Unternehmen ein DMS, während bei größeren Unternehmen die Quote bei 96% liegt.

ROI-Berechnung & Einsparpotenzial

Der Return on Investment (ROI) eines DMS lässt sich berechnen, indem der erwartete Gewinn durch die Kosten der Investition dividiert wird. Das Ergebnis wird in Prozent ausgedrückt:

ROI = (Gewinn durch DMS / Kosten des DMS) × 100%

Ein positiver ROI zeigt, dass sich die Investition lohnt. Typische Einsparpotenziale umfassen:

Die meisten Unternehmen erreichen einen positiven ROI innerhalb von 12-18 Monaten. Laut aktuellen Studien liegt der durchschnittliche ROI bei DMS-Implementierungen bei etwa 67,5%.

Neben den direkt messbaren finanziellen Vorteilen bietet ein DMS auch qualitative Verbesserungen wie höhere Datensicherheit, bessere Compliance und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, die in der ROI-Berechnung oft nicht vollständig erfasst werden können.

Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich zunächst eine cloudbasierte Lösung mit geringeren Einstiegskosten, die sich flexibel an wachsende Anforderungen anpassen lässt.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems: Schritt-für-Schritt

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein strategischer Schritt für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren und optimieren möchten. Mit einer strukturierten Vorgehensweise lässt sich die Einführung effizient gestalten und der Erfolg nachhaltig sichern. Hier finden Sie eine praktische Anleitung, die Sie durch den gesamten Prozess führt.

1. Analyse des Ist-Zustands

Der erste Schritt besteht darin, Ihre aktuellen dokumentenbasierten Prozesse gründlich zu analysieren. Identifizieren Sie Schwachstellen und ineffiziente Abläufe, die durch ein DMS verbessert werden können.

• Ermitteln Sie messbare Kennzahlen zur aktuellen Prozessqualität

• Dokumentieren Sie, welche Abteilungen besonders viele Dokumente verarbeiten

• Berücksichtigen Sie gesetzliche Vorschriften wie die GoBD für die revisionssichere Archivierung

• Definieren Sie klare Ziele für die Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse

2. Auswahl des passenden Systems

Basierend auf Ihrer Analyse können Sie nun ein geeignetes DMS auswählen, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

• Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und deren Lösungen hinsichtlich Funktionalität und Preis

• Achten Sie auf Funktionen wie optische Zeichenerkennung (OCR) für die automatische Texterfassung

• Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM

• Berücksichtigen Sie Cloud- oder On-Premises-Lösungen je nach Ihren Sicherheitsanforderungen

3. Pilotphase durchführen

Bevor Sie das DMS unternehmensweit ausrollen, empfiehlt sich eine Testphase in einem begrenzten Bereich.

• Wählen Sie eine Abteilung oder einen Prozess für die Pilotphase aus

• Schulen Sie die beteiligten Anwender umfassend im Umgang mit dem System

• Sammeln Sie Feedback und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale

• Nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen

4. Unternehmensweiter Roll-out

Nach erfolgreicher Pilotphase kann das DMS im gesamten Unternehmen eingeführt werden.

• Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für die schrittweise Einführung

• Führen Sie abteilungsspezifische Anwenderschulungen durch (ein bis zwei Schulungstage pro Bereich)

• Benennen Sie Key-User in jeder Abteilung, die als Ansprechpartner dienen

• Stellen Sie Support-Ressourcen bereit, um Fragen und Probleme schnell zu lösen

Checkliste für eine erfolgreiche DMS-Einführung:

• Ist-Zustand analysiert und dokumentiert

• Klare Ziele für das DMS definiert

• Geeignetes System ausgewählt und getestet

• Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen

• Schulungskonzept für alle Anwender erstellt

• Roll-out-Plan mit realistischen Zeitvorgaben entwickelt

• Key-User in allen Abteilungen benannt

• Support-Struktur für den laufenden Betrieb etabliert

• Regelmäßige Evaluation der Systemnutzung geplant

Sicherheit und gesetzliche Vorschriften beim DMS

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Schutz sensibler Daten gehören zu den wichtigsten Aspekten beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Ein modernes DMS muss sowohl rechtliche Anforderungen erfüllen als auch technisch höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.

Revisionssichere Archivierung & DSGVO

Ein zentraler Aspekt bei der elektronischen Dokumentenverwaltung ist die revisionssichere Archivierung. Diese gewährleistet, dass Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

• unveränderbar gespeichert werden

• jederzeit auffindbar sind

• vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind

• im Original wiederherstellbar bleiben

• mit nachvollziehbarer Änderungshistorie versehen sind

Besonders bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die strengen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Ein DMS muss daher Funktionen wie Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design), Löschroutinen für nicht mehr benötigte Daten und umfassende Protokollierungsmöglichkeiten bieten.

Für Geschäftsdokumente gelten je nach Dokumentenart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen – von 6 Jahren für Geschäftsbriefe bis zu 10 Jahren für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse. Ein DMS muss sicherstellen, dass diese Dokumente während der gesamten Frist DSGVO-konform und revisionssicher digital archiviert werden. Achten Sie bei cloudbasierten Lösungen auf entsprechende Zertifikate, die eine revisionssichere Archivierung gewährleisten.

Technische Sicherheit & Zugriffskontrolle

Ein modernes DMS schützt Ihre Dokumente durch mehrschichtige Sicherheitskonzepte. Im Mittelpunkt steht dabei ein ausgeklügeltes Berechtigungsmanagement:

• Individuelle Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene

• Detaillierte Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen

• Verschlüsselungstechnologien nach aktuellen Standards

Besonders sensible Bereiche wie Personalakten erfordern spezielle Zugriffskontrollen, damit nur autorisierte Personen wie die Personalabteilung oder die Geschäftsführung Einsicht erhalten können. Ein gutes DMS ermöglicht die zentrale Verwaltung dieser Berechtigungen und schafft so die nötige Balance zwischen Datenschutz und Benutzerkomfort.

Die Sicherheit Ihrer Daten sollte bei der Auswahl eines DMS höchste Priorität haben. Achten Sie darauf, dass der Anbieter regelmäßige Sicherheitsupdates durchführt und seine Systeme kontinuierlich an neue Bedrohungsszenarien anpasst.

Von der Vertragserstellung bis zur Archivierung – mit Docusign

Als Verfechter des papierlosen Büros und Pionier der Digitalisierung arbeitet Docusign seit Beginn daran, Vertragsprozesse komplett elektronisch und so einfach wie möglich zu gestalten. Unsere cloudbasierten Lösungen bieten eine umfassende digitale End-to-End-Lösung – von der Vertragserstellung über die Unterschrift bis zum Ablegen und Archivieren.

Mit Docusign CLM (Contract Lifecycle Management) und eSignature können Sie den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdecken und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Die revisionssichere Archivierung sorgt dabei für höchste Compliance-Standards und maximale Rechtssicherheit.

Die Vorteile unserer Lösung liegen auf der Hand: Schnellere Abschlüsse, reduzierte Kosten und eine verbesserte Kundenzufriedenheit. Erfahren Sie hier mehr über die Funktionen und Möglichkeiten der Produkte von Docusign und darüber, wie sie Ihnen das Leben und die Arbeit einfacher machen.

Mittelstand und Docusign: Gemeinsam stark für mehr Nachhaltigkeit, weniger Bürokratie und eine Digitalisierung, die Positives bewirkt. Erfahren Sie mehr in unserer aktuellen Mittelstandsstudie!

Erfahren Sie, wie die Agreement Cloud Ihrem Unternehmen helfen kann. Kostenlos testen

Entdecken Sie die Neuheiten von Docusign IAM oder starten Sie kostenlos mit eSignature

Erleben Sie, wie moderne Dokumentenmanagementlösungen Ihre Geschäftsprozesse revolutionieren können. Wählen Sie die für Sie passende Option:

Entdecken Sie Docusign IAM

DMS-Anbieter im Vergleich

Bei der Auswahl eines passenden Dokumentenmanagementsystems (DMS) spielen verschiedene Faktoren eine wichtige Rolle. Neben den Funktionalitäten sind besonders die Bereitstellungsmodelle (Cloud oder On-Premises) sowie die Lizenzmodelle entscheidend. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten DMS-Anbieter auf dem deutschen Markt und ihre Besonderheiten.

Die Entscheidung für ein DMS sollte nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens getroffen werden. Während cloudbasierte Lösungen wie Docusign oder DocuWare ortsunabhängigen Zugriff und automatische Updates bieten, punkten Open-Source-Systeme wie Mayan-EDMS mit Kosteneinsparungen und Anpassungsmöglichkeiten. Für mittelständische Unternehmen sind SaaS-Lösungen besonders attraktiv, da keine eigenen Ressourcen für Wartung und Aktualisierung eingeplant werden müssen.

FAQ zum Dokumentenmanagementsystem

Ist ein Dokumentenmanagementsystem Pflicht?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist gesetzlich nicht explizit vorgeschrieben, jedoch wird es für Unternehmen zunehmend unverzichtbar. Besonders bei der elektronischen Archivierung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen und Verträgen hilft ein DMS, die gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Aufbewahrung zu erfüllen und vollständige Kontrolle über wichtige Informationen zu gewährleisten.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen On-Premises-Lösungen, die auf eigenen Servern betrieben werden, und Cloud-basierten SaaS-Angeboten mit flexiblem Zugriff. Daneben existieren spezialisierte Systeme für bestimmte Branchen, Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) für umfassende Inhaltssteuerung sowie schlanke DMS-Lösungen für kleinere Unternehmen mit grundlegenden Dokumentenverwaltungsfunktionen.

Was muss ein Dokumentenmanagementsystem können?

Ein leistungsfähiges DMS muss eine zentrale Dokumentenablage mit intelligenter Suchfunktion bieten, Zugriffsrechte verwalten und Versionskontrolle ermöglichen. Essenziell sind außerdem automatisierte Workflows, revisionssichere Archivierung und nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme. Moderne Systeme unterstützen zudem die Zusammenarbeit durch Kommentar- und Freigabefunktionen sowie mobile Zugriffsmöglichkeiten.

Was bedeutet DMS?

DMS steht für "Dokumentenmanagementsystem" und bezeichnet eine Software zur strukturierten elektronischen Verwaltung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus. Es bildet die technologische Grundlage für die digitale Erfassung, Bearbeitung, Verteilung, sichere Speicherung und Archivierung aller Geschäftsdokumente. Im englischsprachigen Raum wird häufig der Begriff "Document Management System" verwendet.

Warum ein Dokumentenmanagementsystem nutzen?

Ein DMS steigert die Effizienz durch schnelles Auffinden von Dokumenten und automatisierte Prozesse, was Zeit und Kosten spart. Es verbessert die Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff und erhöht die Datensicherheit durch kontrollierte Zugriffsrechte. Zudem unterstützt es die Compliance durch revisionssichere Archivierung und fördert die Nachhaltigkeit durch Papierreduktion – wichtige Faktoren für moderne Unternehmen.