So digitalisieren Sie Dokumente effizient

Es heißt, aller Anfang sei schwer. Beim Thema Dokumente digitalisieren können wir aber eines vorweg nehmen: Von hier an wird alles einfacher. Ganz gleich, ob Sie Ihr Dokumentenmanagement auf papierlos umstellen wollen oder direkt von Beginn an eine digitale und nachhaltige Lösung für Ihre Unterlagen verfolgen: wir zeigen Ihnen, wie Sie Unterlagen digitalisieren und wie Docusign eSignature Ihnen die Arbeit erleichtern kann.

Darum sollten Sie Dokumente digitalisieren

Von großen Konzernen bis hin zu mittelständischen Unternehmen ist das Thema der digitalen Transformation in aller Munde. Einer der ersten Schritte auf dem Weg dorthin ist es, mit Unterlagen in elektronischer Form zu arbeiten. Hier nur ein paar Vorteile, die die Dokumentendigitalisierung mit sich bringt:

• Weniger Kosten

• Große Zeitersparnis

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente (Stichwort New Work)

• Einfacher Zugang zu (abgelegten) Dokumenten (digitales Archiv)

• Revisionssichere Archivierung

• Aktualisierungen von Dokumenten möglich

Dies ist nur ein kleiner Vorgeschmack dessen, was ein elektronisches Dokumentenmanagement in Ihrem Arbeitsalltag verbessern kann. Je nach Unternehmen und bestehenden Arbeitsprozessen kann sich die Effizienz Ihrer Teams dadurch stark verbessern und die gesamten Workflows vereinfachen. Es lohnt sich!

Papierdokumente in ein digitales Format konvertieren - Wie digitalisieren Sie Ihre Dokumente?

Nun geht es an die Umsetzung: Ein Dokument digitalisieren. Für das Digitalisieren von Dokumenten eignet sich am besten das Scannen der Unterlagen. Speichern Sie das gescannte Papier am besten als PDF Datei ab. Nun können Sie Ihre digitale Ablage einrichten. Papiere digitalisieren kann zeitaufwendig sein: Wer die Mengen an Dokumenten nicht selbst scannen und archivieren möchte, kann sie auch über externe Dienstleister digitalisieren lassen.

Dokumente scannen und automatisch archivieren – das geht mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wir empfehlen Ihnen, Ihre Unterlagen über ein Cloud-System zu digitalisieren, um so den ortsunabhängigen Zugang zu gewährleisten und von den zahlreichen Vorteilen der DMS zu profitieren. Alternativ können Sie elektronische Unterlagen auch auf einer externen Festplatte oder einem USB Stick speichern. Diese Varianten eignen sich jedoch eher für das Erstellen von Sicherungskopien im privaten Gebrauch, da sie kaum Vorteile in der Zusammenarbeit mit anderen Personen bieten. Durch das Sichern auf einem Speichermedium können Sie die Daten nur damit aufrufen.

Gesetzliche Anforderungen an digitalisierte Dokumente

Die wichtigsten Grundlagen im Umgang mit elektronischen Unterlagen kommen von der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), mit denen die folgenden Grundsätze festgeschrieben sind:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

• Vollständigkeit

• Einzelaufzeichnungspflicht

• Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

• Ordnung und Unveränderbarkeit

Insbesondere der Aspekt der Unveränderbarkeit stellt einen wichtigen Punkt dar, wenn Sie Dokumente digitalisieren und archivieren. Viele Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen sowie Verwaltungssoftware für Buchhaltung bieten GoBD-konforme Lösungen mit Möglichkeiten zur Dokumentendigitalisierung.

Erfahren Sie mehr über die fünf Phasen des Vertragsmanagements – und profitieren Sie von den digitalen Lösungen, die Docusign für Sie bereithält.

Welche Dokumente darf man nicht digitalisieren?

Bei der Digitalisierung von Geschäftsunterlagen müssen bestimmte Originaldokumente zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen und Zolldokumente benötigen die physische Form, um ihre rechtliche Gültigkeit zu bewahren.

Besondere Vorsicht gilt bei Dokumenten mit besonderen Sicherheitsmerkmalen oder amtlichen Beglaubigungen. Diese lassen sich zwar für die tägliche Arbeit digitalisieren, das Original muss jedoch weiterhin archiviert werden. Ein typisches Beispiel sind behördliche Bescheide mit Dienstsiegeln.

Die elektronische Verarbeitung von Verträgen und Geschäftskorrespondenz gestaltet sich mit Docusign besonders effizient. Durch die revisionssichere Speicherung und qualifizierte elektronische Signatur erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen für die digitale Transformation Ihrer Dokumentenprozesse.

Wo speichert man am besten Dokumente die man digitalisiert hat?

Moderne Cloud-Systeme haben sich als optimale Speicherlösung für digitalisierte Unterlagen etabliert. Mit der richtigen Software lassen sich PDF-Dateien nicht nur sicher archivieren, sondern auch mit OCR-Texterkennung durchsuchbar machen.

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem schützt vor unbefugtem Zugriff und ermöglicht die revisionssichere Ablage nach gesetzlichen Anforderungen. Besonders effizient arbeiten Sie mit einem Scanner mit automatischem Papiereinzug, der Ihre Belege direkt in die Cloud überträgt.

Die zentrale Speicherung reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Nutzer sparen wertvollen Platz im Vergleich zu klassischen Aktenordnern und können jederzeit ortsunabhängig auf ihre Dateien zugreifen. Selbst umfangreiche gescannte Pläne lassen sich in guter Qualität digital archivieren und bei Bedarf sofort abrufen.

Wie kann man private Dokumente, Unterlagen und Akten erfassen, scannen, digitalisieren, archivieren und ordnen?

Starten Sie den Digitalisierungsprozess Ihrer privaten Dokumente mit einer systematischen Vorgehensweise. Scannen Sie zunächst wichtige Unterlagen wie Versicherungspolicen und Verträge mit einem qualitativ hochwertigen Scanner oder einer Smartphone-App. Die Optical Character Recognition Technologie wandelt dabei Ihre Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien um.

Erstellen Sie anschließend eine übersichtliche Ordnerstruktur auf der sicheren Seite Ihres Computers. Speichern Sie E-Mails und das gesuchte Dokument nach Kategorien wie "Finanzen" oder "Versicherungen". Ein regelmäßiges Backup schützt Ihre digitalisierten Informationen vor Datenverlust.

Bewahren Sie sensible Originaldokumente wie Geburtsurkunden zusätzlich in Papierform auf. So sind Sie für den nächsten Abschnitt Ihres digitalen Dokumentenmanagements optimal vorbereitet.

Was benötigt man für ein privates Dokumentenmanagement System (DMS) bei der digitalen Dokumentenablage und Dokumentenarchivierung?

Ein effizientes privates DMS basiert auf drei Kernkomponenten: leistungsfähige Hardware, sichere Software und durchdachte Prozesse. Moderne Scanner mit automatischem Einzug und OCR-Technologie wandeln Dokumente in papierform schnell in durchsuchbare Dateien um.

Die Software muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen und eine intuitive Benutzeroberfläche bieten. Mit Docusign nutzen Sie eine bewährte Plattform, die automatische Verschlagwortung, revisionssichere Archivierung und flexible Zugriffsrechte vereint.

Strukturierte Prozesse helfen bei der systematischen Erfassung. Legen Sie Kategorien für verschiedene Dokumententypen fest und definieren Sie Workflows für regelmäßige Aufgaben. So bleiben Sie auch bei der nächsten Betriebsprüfer-Anfrage entspannt.

Papierloses Büro mit Docusign

Als Vorreiter im Bereich papierloses Büro und Nachhaltigkeit im Dokumentenmanagement bietet Docusign mit der elektronischen Signatur umfangreiche Produkte an, die Ihnen das Vertragsmanagement erleichtern. Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) hilft Ihnen dabei, ein Dokument zu digitalisieren, zu signieren und zu archivieren. Erfahren Sie mehr über unsere Cloud-Lösungen, mit denen Sie die Digitalisierung in Ihrem Büro weiter vorantreiben. Wir helfen Ihnen gerne dabei!