Die E-Signatur in der Schweiz

Alles, was Sie über die digitale, elektronische Signatur in der Schweiz wissen müssen

Als die meisten Schweizer*innen ihrer Arbeit plötzlich im Homeoffice nachgehen mussten, wurden digitale Lösungen wichtiger denn je. Von einem Tag auf den anderen beschränkte sich ihr Nutzen nicht mehr auf die reine Zeitersparnis von bis zu 25 Stunden pro Woche. Auch der Mitarbeiterschutz und die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts zu Pandemie-Zeiten verdanken Unternehmen digitaler Hilfe.

Damit wurde die Digitalisierung von Arbeitsprozessen für viele Unternehmen lebensnotwendig. Doch während sich einige Aufgaben - z.B. Telefonate und Meetings - relativ einfach von Zuhause aus erledigen lassen, stellen vor allem rechtlich relevante Tasks viele Betriebe vor große Herausforderungen.

Das gilt auch für die Integration rechtskonformer, elektronischer Signaturen in etablierte Workflows. Wie können Sie und Ihre Mitarbeiter*innen, auf digitalem Wege, Dokumente sicher und datenschutzkonform unterschreiben? Worauf müssen Sie als Schweizer Unternehmen achten?

Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Signatur und ihre Vorteile in der Schweiz wissen müssen und wie auch Sie Ihre Unterschriften mit geringem Aufwand und rechtskonform digitalisieren können.

Die rechtlichen Anforderungen an die E-Signatur in der Schweiz

Wenn Sie ein Dokument elektronisch unterschreiben möchten, müssen Sie bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen. In der Schweiz gibt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) vor, welche Anforderungen für Ihre E-Signatur gelten. Damit ist sie das Pendant zu der elektronischen Signatur in den Rechtsräumen EU (eIDAS), die auch für Schweizer Unternehmen gilt, die in der EU agieren.

Eine Vorgabe der ZertES ist, dass Sie elektronische Signaturen ausschließlich über anerkannte Zertifizierungsdienste tätigen dürfen. Bei diesen Zertifizierungsdiensten handelt es sich um Anbieter für rechtskonforme Identifikationsmethoden, die Ihnen eine sichere elektronische Signatur garantieren. Doch welche Art von E-Signatur benötigen Sie für welches Dokument?

Was sind die verschiedenen Arten der E-Signatur in der Schweiz?

Abhängig von dem Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, müssen Sie mehr oder weniger umfangreiche Identifikationsschritte durchlaufen. Man unterteilt die E-Signatur in drei verschiedene Arten: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.

Was ist Was? Erfahren Sie hier noch mehr über die elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur

Mit der einfachen elektronischen Signatur bestätigen Sie, dass Ihr Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Diese Art der E-Signatur lässt sich auch über herkömmliche PDF-Programme durchführen und eignet sich beispielsweise für Angebotsschreiben. In der Schweiz können auch Arbeitsverträge per E-Mail und einfacher oder fortgeschrittener Signatur abgeschlossen werden.

Teilweise reicht hier sogar eine mündliche Abmachung – davon ist aber abzuraten, da Sie so bei vertraglichen Uneinigkeiten keine Beweise in der Hand haben. Strikt erforderlich ist eine einfache oder fortgeschrittene E-Signatur beispielsweise bei Leiharbeitsverträgen.

Elektronische oder digitale Signatur? Es kommt drauf an...

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter, indem Ihre Identität der Signatur sicher zugeordnet werden kann. Hierfür mussten Sie bis vor der Coronakrise persönlich zur Registrierung beim jeweiligen Zertifizierungsdienst erscheinen. Mittlerweile wurde die Verordnung in der Schweiz geändert und die rechtskonforme Verifikation funktioniert nun auch per Video.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur bestätigen Sie nicht nur Ihre Identität, sondern versehen Ihr Dokument auch mit einem digitalen Zeitstempel. Damit bestätigt der Anbieter, dass Ihr Dokument ab dem Zeitpunkt Ihrer Unterschrift nicht mehr verändert wurde.

Diese Art der E-Signatur ist als einzige der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Aus diesem Grund können Sie fast alle Verträge mit der qualifizierten E-Signatur von Docusign unterzeichnen.

Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Grundstückkauf- oder Erbverträge müssen in der Schweiz persönlich unterschrieben werden. Selbst die qualifizierte elektronische Signatur reicht in diesen Fällen nicht aus.

12 Fragen zur elektronischen Signatur: Know-How und Funktionsprinzip

Swisscom Trust Services und Docusign: So funktioniert die ZertES- und eIDAS-konforme elektronische Unterschrift in der Praxis

Wie sieht so eine rechtskonforme, qualifizierte elektronische Signatur in der Praxis aus? Nehmen wir das Beispiel aus unserer Kooperation mit Swisscom Trust Services. Swisscom Trust Services ist als einziges europäisches Unternehmen anerkannt, ZertES-konforme und eIDAS-konforme digitale Signaturen auszustellen. Unterzeichnen Sie als Schweizer Unternehmen ein Dokument über Docusign, sind Sie über eine Schnittstelle innerhalb der Docusign-Systeme automatisch und nahtlos mit dem Swisscom Trust Service verbunden.

Sobald Sie sich per Video, Bank-Account oder Face-to-Face registriert haben, können Sie mit wenigen Klicks auswählen, ob Ihre Unterschrift für die EU (eIDAS) oder die Schweiz (ZertES) zertifiziert werden soll.

Die Authentifizierung kann per App, Mobile ID oder SMS/OTP rechtskonform erfolgen. So integrieren Sie rechtskonforme, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen in wenigen Minuten in Ihre bestehenden Workflows.

Sie möchten sich selbst von Docusign als anerkannten Zertifizierungsdienst für Ihr Schweizer Unternehmen überzeugen? Dann klicken Sie jetzt hier und testen Sie Docusign für 30 Tage kostenlos!

Häufige Fragen zum Thema

Wie bekomme ich eine elektronische Signatur in der Schweiz?

Der Weg zur elektronischen Signatur führt über anerkannte Zertifizierungsdiensteanbieter gemäß dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste (ZertES). Die Schweizerische Akkreditierungsstelle überwacht dabei die Qualität und Sicherheit der Anbieter.

Für die Registrierung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die Identifikation erfolgt entweder persönlich vor Ort, per Video-Identifikation oder über ein bestehendes Bank-Konto. Nach erfolgreicher Überprüfung der Echtheit Ihrer Identität erhalten Sie Zugang zum digitalen Signaturservice.

Die Authentifizierung beim Signieren kann dann flexibel per Mobile ID, SMS-Code oder spezielle Signatur-Apps erfolgen. Für die höchste Sicherheitsstufe, die qualifizierte elektronische Signatur, ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich.

Ist eine digitale Unterschrift in der Schweiz gültig?

Grundsätzlich erkennt das Schweizer Recht digitale Unterschriften als rechtsgültig an. Gemäß Artikel 14 Abs. 2bis des Obligationenrechts ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Bei Formvorschriften müssen Sie jedoch genau prüfen, welche Art der elektronischen Signatur erforderlich ist. Docusign bietet dafür passende Lösungen für jeden Anwendungsfall - von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur nach ZertES.

Wichtig zu wissen: Nicht jedes digital signierte Dokument ist automatisch rechtsgültig. Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache elektronische Signatur reicht für Verträge mit gesetzlicher Schriftform nicht aus. Nutzen Sie für höchste Rechtssicherheit im EU-Raum und in der Schweiz die von anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten ausgestellten qualifizierten Signaturen.

Wie hoch sind die Kosten für SwissID Sign?

Bei SwissID Sign profitieren Neukunden von fünf kostenlosen Signaturen zum Testen des Services. Anschließend können Sie flexibel Signaturen in verschiedenen Paketen erwerben - je größer das Paket, desto günstiger der Einzelpreis.

Die Bezahlung erfolgt bequem per Kreditkarte, und Ihr Guthaben bleibt 24 Monate gültig. Für Unternehmen mit hohem Signaturaufkommen bieten wir maßgeschneiderte Volumenpakete an.

Praktischer Hinweis: Die erworbenen Signaturen können Sie für alle Dokumententypen nutzen - von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur. So bleiben Sie flexibel und zahlen nur für Ihren tatsächlichen Bedarf.

Wie kann ich mit SwissID Sign signieren?

Öffnen Sie den SwissID Sign Web-Service unter sign.swissid.ch und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Nach erfolgreicher Authentifizierung laden Sie das zu signierende PDF-Dokument in den Signaturraum hoch.

Bestimmen Sie anschließend die Position Ihrer Signatur im Dokument und wählen Sie die gewünschte Signaturart - von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur gemäß ZertES und eIDAS-Verordnung. Die Freigabe der Signatur erfolgt über die SwissID App mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Nach Abschluss des Signaturvorgangs steht Ihr digital signiertes Abkommen zum Download bereit. Der integrierte Zeitstempel und die verschlüsselten elektronischen Daten gewährleisten die Integrität des Dokuments. Die Gültigkeit der Signatur können Sie jederzeit über das Validator-Tool der Schweizerischen Eidgenossenschaft überprüfen.

Welche Anbieter für das Erstellen von elektronischen Signaturen bieten Lösungen für die Schweiz an?

Der Schweizer Markt für elektronische Signaturlösungen wird von mehreren zertifizierten Anbietern bedient. Docusign sticht dabei durch die Partnerschaft mit Swisscom Trust Services hervor und bietet ZertES- sowie eIDAS-konforme Lösungen aus einer Hand.

Für höchste Sicherheitsstandards arbeitet Docusign mit anerkannten Zertifizierungsdiensten zusammen. Diese Kooperation ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Signaturarten - von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Die Integration qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter macht Docusign zur ersten Wahl für Unternehmen, die sowohl in der Schweiz als auch in der EU rechtssicher digital signieren möchten. Unsere Plattform unterstützt dabei sämtliche Anwendungen digitaler Zertifikate nach dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste.