Auftragserfassung: Digital und automatisiert

Was versteht man unter Auftragserfassung? Definition & Ablauf

Ohne Aufträge kein Geschäft – die Auftragserfassung bildet den ersten und entscheidenden Schritt im gesamten Ordermanagement. Hierbei werden alle relevanten Bestelldaten erfasst und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Diese Daten bilden die Grundlage für alle nachfolgenden Prozessschritte und beeinflussen maßgeblich den Erfolg der Geschäftsbeziehung.

Manuelle vs. digitale Auftragserfassung

Bei der manuellen Auftragserfassung werden alle Daten von Hand erfasst und verarbeitet. Dies geschieht häufig noch durch Papierprozesse oder Excel-Listen, bei denen Bestellungen zunächst notiert und später in ein System übertragen werden. Dieser zeitaufwändige Prozess bindet nicht nur Personalressourcen, sondern führt auch zu einer höheren Fehlerquote.

Die digitale Auftragserfassung hingegen automatisiert den gesamten Prozess. Bestelldaten werden nicht mehr manuell ausgelesen, sondern direkt digital erfasst und validiert. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie ERP oder CRM.

Typischer Ablauf einer digitalen Auftragserfassung

• Auftragseingang über digitale Kanäle

• Automatische Datenextraktion und

• Integration in bestehende Systeme und Workflows

• Automatisierte Auftragsbestätigung an den Kunden

Die Umstellung auf eine digitale Auftragserfassung bildet die Basis für effizientere Prozesse und höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten.

Die Auftragserfassung im Ordermanagement & Auftragsbearbeitung

Um die Wichtigkeit dieses ersten Schrittes im Ordermanagement zu verstehen, ist es sinnvoll, sich den gesamten Prozess der Auftragsverarbeitung anzusehen.

Aufgaben im Order-Management

Die Auftragserfassung initiiert einen komplexen Prozess, der mehrere wichtige Tätigkeiten umfasst:

• Auftragsdatenvalidierung für Vollständigkeit und Einhaltung von Geschäftsregeln

• Schnelle Auftragsbestätigung zur Steigerung der Kundenzufriedenheit

• Präzise Bestandsprüfung und Ressourcenplanung

• Automatisierte Rechnungsstellung mit reduzierter Fehleranfälligkeit

• Zentrale Dokumentation für transparente Nachverfolgung

Insbesondere in mittelständischen Unternehmen erfolgt die Auftragserfassung oft noch anhand von Papierprozessen. Dies führt nicht nur zu einer höheren Fehlerquote, sondern stellt auch eine zeitliche Verzögerung dar, die mit digitalen Lösungen beseitigt werden kann.

Wichtige Kennzahlen im Überblick

Mit der Umstellung auf digitale Auftragserfassung verbessern Sie entscheidende Leistungsindikatoren:

• Durchlaufzeit: Deutlich schnellere Bearbeitung von Kaufverträgen

• Fehlerquote: Reduzierung durch automatisierte Datenvalidierung

• Kundenzufriedenheit: Steigerung durch beschleunigte Auftragsbestätigung

• Prozesskosten: Senkung durch Wegfall manueller Tätigkeiten

Die Integration in bestehende ERP-Systeme ermöglicht zudem eine nahtlose Vernetzung aller Abteilungen. Auf Unternehmensseite profitieren Sie und Ihre Teams von der digitalen Auftragsmappe, die allen am Workflow beteiligten Mitarbeitenden Zugang gewährt. So können jederzeit der Fortschritt eingesehen und mögliche Probleme oder Verzögerungen frühzeitig erkannt und behoben werden.

Wieso eine automatisierte Auftragserfassung?

Sowohl große Konzerne als auch klein- und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, gewachsene Prozesse zu modernisieren, die an ihre Grenzen stoßen. Die automatische Auftragserfassung bietet hier zahlreiche entscheidende Vorteile:

• Deutliche Zeitersparnis

  Unternehmen benötigen durch digitale Auftragserfassung wesentlich weniger Zeit beim Erstellen neuer Kaufverträge

• Geringere Fehlerquote

  Moderne Lösungen reduzieren Fehler bei der Datenerfassung, was die Datenqualität erheblich verbessert

• Höhere Kundenzufriedenheit

  Schnellere Reaktionszeiten und fehlerfreie Abwicklung sorgen für ein besseres Kundenerlebnis

• Nahtlose Integration

  Verknüpfung mit bestehenden ERP-Systemen und anderen Cloud-Lösungen für einen durchgängigen Informationsfluss

Ein mittelständischer Zulieferer konnte beispielsweise durch die Integration einer digitalen Auftragserfassung seine Bearbeitungszeit pro Auftrag von durchschnittlich 30 Minuten auf nur 3 Minuten reduzieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit messbar steigern.

Viele Anbieter für digitale Lösungen bieten heute Integrationen in bestehende Prozesse an, die mit Ihrer verwendeten Software und anderen Cloud-Systemen verknüpft werden können. Dies sorgt für einen nahtlosen Übergang in Ihre bisherigen Abläufe und integriert weitere cloudbasierte Systeme. Schaffen Sie damit eine nachhaltige Allround-Lösung, mit der Sie das gesamte Vertragsmanagement auf den neuesten Stand der Technik bringen.

Digitale Auftragserfassung in bestehende Prozesse integrieren

Die erfolgreiche Integration digitaler Auftragserfassung erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 1 – Analyse Ihrer Prozesse

Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, ist eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Prozesse entscheidend:

• Identifizieren Sie manuelle Papierprozesse, die wertvolle Zeit kosten

• Prüfen Sie Ihre bestehenden Systeme auf Integrationsmöglichkeiten

• Definieren Sie klare Ziele für die Prozessoptimierung

• Ermitteln Sie, welche Abteilungen von einer zentralen Plattform profitieren würden

• Bewerten Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen bei der Umstellung

Schritt 2 – Flexibilität durch Integrationen

Eine moderne Lösung sollte sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einbinden lassen:

• Verbinden Sie Ihre digitale Auftragserfassung mit Ihrem ERP-System für automatisierte Vertragsprozesse

• Nutzen Sie Cloud-Integrationen mit führenden Business-Tools

• Schaffen Sie eine zentrale Plattform für alle Vertragsabläufe

• Automatisieren Sie Workflows für reibungslose Prozesse

• Integrieren Sie die Lösung in Ihre täglichen Arbeitsabläufe für maximale Effizienz

KI-gestützte Auftragserfassung: Chancen für Ihr Unternehmen

Die moderne Auftragserfassung geht weit über das einfache Digitalisieren von Dokumenten hinaus. Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für effizientere Prozesse und höhere Datenqualität.

Wie KI-Software Aufträge erkennt und validiert

KI-basierte Systeme kombinieren OCR-Technologie (Optical Character Recognition) mit fortschrittlichem maschinellem Lernen, um Aufträge nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu verstehen. Anders als herkömmliche OCR-Lösungen, die lediglich Text erkennen können, interpretiert die KI-Software den Inhalt und ordnet Informationen selbstständig zu. Während klassische Systeme für jedes Dokumentenlayout ein eigenes Template benötigen, lernt KI kontinuierlich dazu und verbessert die Erkennungsrate bei standardisierten Geschäftsdokumenten.

Praxisbeispiel: KI-Integration mit ERP-Systemen

Die Integration von KI-gestützter Auftragserfassung mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 zeigt, wie nahtlos moderne Lösungen in bestehende Infrastrukturen eingebunden werden können. Unternehmen profitieren von einer vollständigen Automatisierung des Bestelleingangs – vom E-Mail-Empfang bis zur Datenübernahme ins System. Die Verbindung erfolgt über Standard-Konnektoren, sodass keine komplexen Entwicklungsprojekte notwendig sind.

Tipp: Drei entscheidende Vorteile der KI-gestützten Auftragserfassung

• Zeitersparnis:

  Reduktion der Bearbeitungszeit durch automatische Datenextraktion und -validierung

• Fehlerminimierung:

  Deutlich geringere Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Dateneingabe dank intelligenter Plausibilitätsprüfungen

• Skalierbarkeit:

  Problemlose Bewältigung von Auftragsspitzen ohne zusätzliches Personal, da die KI-Systeme mit steigendem Volumen effizienter werden

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Auftragserfassung

Was versteht man unter Auftragserfassung?

Die Auftragserfassung ist der erste Schritt im Ordermanagement und bildet die Basis für die gesamte Auftragsabwicklung. Dabei werden alle relevanten Daten eines Kundenauftrags erfasst und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Bei der digitalen Auftragserfassung erfolgt dieser Prozess automatisiert in einer entsprechenden Software statt auf Papier.

Welche Tätigkeiten fallen im Rahmen der Auftragsbearbeitung an?

Die Auftragsbearbeitung umfasst das Prüfen und Kontrollieren der eingegangenen Aufträge, die Erstellung von Auftragsbestätigungen, die Koordination der Disposition sowie die Dokumentation aller Auftragsdaten. Hinzu kommen die Kundenbetreuung, Rechnungserstellung und die Überwachung des gesamten Auftragsfortschritts bis zum erfolgreichen Abschluss.

Wie läuft die Auftragserfassung ab?

Der Prozess beginnt mit dem Eingang einer Bestellung, die digital erfasst wird. Anschließend werden die Daten validiert und an nachgelagerte Systeme wie das ERP übergeben. Bei automatisierter Auftragserfassung werden relevante Informationen mittels OCR-Technologie oder KI aus Dokumenten extrahiert und direkt in die Verarbeitungssysteme eingespielt, was manuelle Eingaben überflüssig macht.

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