5 richtige oder falsche Aussagen über die elektronische Unterschrift

Letzte Woche habe ich einen recht amüsanten Artikel über Vorurteile gelesen, die andere Länder gegen Deutsche und Schweizer hegen. Da kamen natürlich die gewohnten Klischees zur Sprache (was mich mehrmals zum Schmunzeln brachte). Da bin ich auf die Idee gekommen, hier das Gleiche zu tun und mit den Vorurteilen über die elektronische Unterschrift aufzuräumen. Ich schlage Ihnen daher ein „Richtig oder Falsch" vor – nicht ganz so witzig, aber sicherlich überraschender als das über die Deutschen.

Und damit Sie, wenn Sie möchten, Ihren Kenntnisstand zu dem Thema testen können, präsentiere ich Ihnen erst einige Behauptungen und dann die entsprechenden Antworten:

Die elektronische Unterschrift ist genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift.

Eine eingescannte und unten auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschrift gilt als elektronische Signatur.

Durch die elektronische Unterschrift wird kostenlosen Verfahren eine kostenpflichtige Lösung hinzugefügt, sie kostet mich also Geld.

Die Bereitstellung erfolgt umgehend und ohne Installation.

Es ist betriebsintern eine Einarbeitungszeit notwendig, da die elektronische Unterschrift ein zusätzliches Werkzeug für die Mitarbeiter darstellt.

Also, richtig oder falsch?

1. Die elektronische Unterschrift ist genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift: RICHTIG

Dank der europäischen eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit Juli 2016 in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Damit ist die Rechtsunsicherheit vorbei und nun steht es schwarz auf weiß, dass eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift völlig gleichkommt.

„Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift." (Artikel 25 – 2.)

Die Beweiskraft der elektronischen Signatur ist demnach garantiert, sofern Sie mithilfe eines zertifizierten vertrauenswürdigen Dienstleisters vorgenommen wird. Mit Docusign wird Ihnen nicht nur ein vertrauenswürdiger Dienstleister zugesichert, sondern Sie profitieren zudem von einer elektronischen Signatur, die nicht nur in Europa, sondern weltweit gültig ist. Wir erfüllen die Bestimmungen aller jeweils vor Ort geltenden Rechtsvorschriften, damit Sie grenzenlos im internationalen Ausland agieren können. Weitere Informationen zu eIDAS und der elektronischen Signatur finden Sie hier.

2. Eine eingescannte und unten auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschrift gilt als elektronische Signatur in Deutschland: FALSCH

Die Rechtswirksamkeit der elektronischen Signatur ergibt sich daraus, dass der vertrauenswürdige Dienstleister seine Eignung garantiert, einerseits den oder die Unterzeichnenden (durch Identifikationsdaten, Zeitstempelung, IP-Adresse etc.) identifizieren und andererseits jegliche Änderung des Dokuments nach Erstellen der Signatur (durch Verschlüsselung) verhindern zu können. Diese Elemente werden in einer Belegdatei zusammengeführt, die dem Originaldokument (oder dem Umschlag, falls es sich um mehrere zusammenhängende Dokumente handelt) angehängt ist.

Da die auf einem Blatt vorgenommene und dann eingescannte Unterschrift keines dieser Merkmale aufweist, besitzt sie keine Gültigkeit vor Gericht - sie ist nicht rechtsgültig.

3. Durch die elektronische Unterschrift wird kostenlosen Verfahren eine kostenpflichtige Lösung hinzugefügt, sie kostet mich also Geld: FALSCH

Scheinbar kostet Sie die Validierung und Signatur Ihrer Dokumente bei papierbasierten Vorgängen (fast) nichts (bis auf das Material für Druck und Versand).

Sieht man jedoch genauer hin, wird schnell klar, dass sich in solchen manuellen Vorgängen Kosten und eine Inanspruchnahme von Ressourcen verstecken. Sie müssen sich nur einmal die untenstehende Grafik ansehen, in der die Wertkette für die beiden Vorgangstypen dargestellt wird: 1,20 € pro Dokument auf Papier gegenüber 0,30 € pro digitalem Dokument. Und nun multiplizieren Sie das mit der Anzahl an Dokumenten, die Ihr Unternehmen jährlich versendet …

Selbst wenn Sie die Kosten der elektronischen Signaturlösung von den erzielten Einsparungen abziehen, sind Sie noch immer auf der Gewinnerseite. Ganz zu schweigen von den Erfahrungswerten für Ihre Mitarbeiter und Kunden: Reibungslose Vorgänge und Zufriedenheit sind garantiert!

4. Die Bereitstellung einer elektronischen Signaturlösung erfolgt umgehend und ohne Installation: RICHTIG

Die Docusign-Plattform ist 100 % cloudbasiert (Saas): Sie ist ohne Download direkt über eine Webschnittstelle verfügbar. Um zu beginnen, benötigen Sie lediglich ein Docusign-Konto. Übrigens braucht nur der Sender des zu unterzeichnenden Dokuments ein Konto. Der oder die Empfänger benötigen keinen Zugriff und können vollkommen sicher online unterzeichnen.

Und wenn ich Ihnen jetzt auch noch sage, dass Sie für die Unterzeichnung keine Internetverbindung brauchen? Wir von Docusign möchten es Ihnen noch einfacher machen und bieten Ihnen deshalb eine exklusive Funktion: die Offline-Signatur. Sie müssen einfach nur unterzeichnen, und die Plattform validiert die Transaktion, sobald wieder eine Verbindung besteht. Sie können auch jederzeit Signaturen in Word erstellen.

5. Es ist betriebsintern eine Einarbeitungszeit notwendig, da die elektronische Unterschrift ein zusätzliches Werkzeug für die Mitarbeiter darstellt: FALSCH

Unsere elektronische Signaturlösung lässt sich in sämtliche Geschäftsprozesse integrieren und hat keine besonderen technischen Anforderungen. Sie können die Office-Suite, Google, Apple, Salesforce CRM und zig andere Anwendungen verwenden und Ihre Dokumente unterzeichnen und versenden, ohne die jeweilige Anwendung zu verlassen. Docusign ist in die meisten marktführenden Anwendungen nativ integriert und bietet Ihnen auf diese Weise eine vollkommen transparente Erfahrung: Sie bekommen keine zusätzliche Anwendung, sondern einfach eine neue Schaltfläche auf der Oberfläche.

Und nun bin ich gespannt, wie viele Fragen Sie richtig beantwortet haben ...

• 4 oder 5? Wenn Sie bereits alle Vorteile kennen, dann sind Sie sicher schon zur elektronischen Signatur übergegangen. Oder etwa noch nicht? Dann lassen Sie sich überzeugen! Testen Sie unser Produkt gratis und vollkommen unverbindlich.

• 3 oder weniger? Die gute Nachricht: Sie haben bereits das Wichtigste über die elektronische Unterschrift erfahren. Jetzt müssen Sie nur noch den Sprung wagen: Nehmen Sie an unseren Live-Webinars teil, und stellen Sie Ihre Fragen, oder testen Sie uns einfach gratis.

Unabhängig von Ihrem Ergebnis können Sie ganz unbesorgt sein: Die digitale Transformation ist immer ein komplexer Übergang für Unternehmen, da sowohl die verfügbaren Lösungen als auch die Rechtsvorschriften und die Kosten einem ständigen Wandel unterliegen. Sie dabei zu begleiten, Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anforderungen zu verstehen, genau das liegt uns bei Docusign sehr am Herzen. Gerne können Sie auch unser Video zum Thema ansehen.

Und nun noch ein paar andere interessante Fragestellungen

Wann ist eine Unterschrift ungültig?

Eine Unterschrift verliert ihre Rechtsgültigkeit unter verschiedenen Umständen. Nachträgliche Änderungen am unterschriebenen Dokument machen die Signatur automatisch ungültig. Dies gilt sowohl für digitale als auch für handschriftliche Unterschriften.

Bei elektronischen Signaturen führt ein abgelaufenes Zertifikat oder eine fehlerhafte Verschlüsselung zur Ungültigkeit. Auch mangelnde Authentifizierung des Unterzeichners kann die Rechtskraft aufheben.

Handschriftliche Unterschriften werden als ungültig eingestuft, wenn sie unter Zwang entstanden sind oder von einer nicht geschäftsfähigen Person stammen. Bloße Kürzel oder einzelne Buchstaben erfüllen die rechtlichen Anforderungen ebenfalls nicht.

Ein praktisches Beispiel: Ein Arbeitsvertrag mit einer eingescannten Unterschrift besitzt keine Rechtsgültigkeit, da hier die qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung erforderlich ist.

Was ist eine digitale Signatur und wie kann ich sie erstellen?

Eine digitale Unterschrift basiert auf modernsten asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren und mathematischen Algorithmen. Diese wandeln das unterzeichnete Dokument in einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck um.

Der Unterzeichnungsprozess nutzt zwei verschiedene Schlüssel: einen privaten Schlüssel des Unterzeichners und einen öffentlichen Schlüssel für die Verifizierung. Diese Technologie stellt sicher, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann.

Die Sicherheitsstandards der digitalen Unterschrift ermöglichen eine präzise Nachverfolgung. Zeit, Ort und Identität des Unterzeichners werden automatisch erfasst und verschlüsselt gespeichert. Dies macht sie besonders wertvoll für geschäftliche Transaktionen bei Unternehmen und Verträge im digitalen Zeitalter.

Ist die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig?

Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt nach der eIDAS-Verordnung EU-weit die gleiche juristische Wirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Das Bundesgesetz erkennt sie als vollwertigen Ersatz der Schriftform an.

Für bestimmte Vertragsarten schreibt der Gesetzgeber die QES zwingend vor - etwa bei Verbraucherkrediten oder Zeitarbeitsverträgen. In regulierten Branchen wie dem Finanzsektor oder der Pharmaindustrie hat sich die QES als bevorzugter Standard etabliert.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Bank nutzt die QES für Kreditverträge. Die Identität des Kunden wird durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Vertrag durch die QES seine volle Beweiskraft vor Gericht.

Wie kann ich einen (Arbeits-)Vertrag oder PDF Dokument online digital unterschreiben? Was sind die Regeln?

Der Prozess des digitalen Unterzeichnens läuft in wenigen Schritten ab: Laden Sie das zu unterschreibende Dokument bei Docusign hoch. Wählen Sie anschließend die passende Unterschriftsart für Ihren Anwendungsfall aus.

Mit der Maus oder dem Touchscreen zeichnen Sie Ihre Unterschrift direkt auf dem Bildschirm. Alternativ können Sie auch eine bereits gespeicherte Signatur verwenden.

Positionieren Sie die Unterschrift an der vorgesehenen Stelle im Dokument und bestätigen Sie den Vorgang. Nach erfolgreicher Validierung erhalten Sie und alle beteiligten Parteien das rechtsgültig signierte Dokument per E-Mail.

Wann ist eine digitale Unterschrift für Verträge rechtsgültig?

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch unterliegen die meisten Verträge der Formfreiheit. Dies bedeutet, dass Unterschriften auf verschiedene Arten rechtsgültig geleistet werden können - ob digital oder handschriftlich.

Bei digitalen Verträgen akzeptieren Gerichte drei Signaturarten: die einfache elektronische Signatur (EES) für alltägliche Geschäfte, die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit höchster Beweiskraft. Bestimmte Dokumente erfordern zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) - dieser ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Docusign bietet rechtsgültige EES, AES, und QES Lösungen an. Sprechen Sie gerne mit unseren Experten.